TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR現(xiàn)代文秘專業(yè)教學資源庫主講人：梁

珊

|日期：2024年TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR主講人：梁

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|職稱：副教授信息工作內(nèi)容我國古代軍事家孫子就提出了“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”的觀點，這句話同樣適用于市場經(jīng)濟中的企業(yè)信息。在商業(yè)競爭中要做到知己知彼，實質(zhì)上就是要展開全面的信息工作。信息與信息工作對于企業(yè)的重要性不言而喻。處理信息和運用信息，已成為社會企業(yè)活動的熱點。我國古代軍事家孫子信息工作內(nèi)容是秘書人員發(fā)揮參謀助手作用的基礎(chǔ)，秘書部門必須加強信息工作。秘書的信息是領(lǐng)導決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，是幫助領(lǐng)導實現(xiàn)科學管理的先決條件。信息成為各方面的紐帶信息工作內(nèi)容信息工作內(nèi)容秘書的信息工作主要包括下述幾個環(huán)節(jié)1.信息收集信息收集是信息工作的基礎(chǔ)是指信息收集者根據(jù)工作需要，通過不同的渠道和方式收集獲取信息的過程。對于秘書來說，這一階段的基本要求就是收集面要廣。信息工作內(nèi)容秘書的信息工作主要包括下述幾個環(huán)節(jié)1.信息收集以有限的秘書工作范圍和工作時間面對無限的信息世界，“廣”就是一個相對概念。要求秘書的分辨力要強：為了提高信息的“含金量”，秘書首先要解決信息收集工作中的“建網(wǎng)”環(huán)節(jié)，即建立秘書的信息渠道。指定安排信息員、明確信息例會制度和信息交換制度、建立信息網(wǎng)站、實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系等,都是秘書工作中建立信息渠道的方法。信息工作內(nèi)容秘書的信息工作主要包括下述幾個環(huán)節(jié)2.信息整理信息整理是信息工作的核心對收集來的大量原始信息進行分類、篩選、校核通過加工整理，變原始信息為系統(tǒng)化信息，變低層次信息為高層次信息。信息整理是使信息成為有價值信息的過程。信息工作內(nèi)容秘書的信息工作主要包括下述幾個環(huán)節(jié)3.信息存儲信息存儲就是用科學的管理方法將有保存價值的信息按照分類標準有序存放的過程，信息的存儲就是建立信息庫。需要進行嚴格的登記、科學的編碼和有序的排列。信息工作內(nèi)容秘書的信息工作主要包括下述幾個環(huán)節(jié)4.信息傳遞將加工整理后的信息通過媒介或載體，從信息發(fā)生源傳遞到信息接收源的過程。信息傳遞使信息本身具有的潛在價值，通過傳遞成為實用價值，在實際工作中發(fā)揮作用。信息工作內(nèi)容秘書的信息工作主要包括下述幾個環(huán)節(jié)5.信息反饋把輸出的信息的結(jié)果返回來，并對信息的再輸出產(chǎn)生影響，起到控制調(diào)節(jié)的作用。信息反饋對領(lǐng)導者的決策是十分必要的，也是信息工作一個重要的組成部分。信息工作內(nèi)容秘書的信息工作主要包括下述幾個環(huán)節(jié)6.信息開發(fā)和利用信息開發(fā)和利用就是通過各種方式和方法，將收集、整理、存儲的信息資源經(jīng)過開發(fā)，以一定的形式提供給利用者，發(fā)揮信息的效用，使信息的價值得以實現(xiàn)。只要它對領(lǐng)導和有關(guān)部門“有用”，秘書的信息工作就有意義。用處越大，意義越大。公務(wù)活動國家行政機關(guān)人民團體企業(yè)事業(yè)單位以用于傳達上級機關(guān)的指示，可以用于要求下級機關(guān)辦理某一事項，也可以用于告知下級機關(guān)需要知道的事項。承接上下

聯(lián)系內(nèi)外“傳達”和“領(lǐng)導”“橋梁”和“紐帶”“記載”和“憑證”“傳達”和“告知”PART01PART02PART03PART0403知識要點現(xiàn)代文秘專業(yè)教學資源庫通知是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或執(zhí)行的事項，任免人員時使用的公文。通知的概念通知的淵源鉤沉據(jù)現(xiàn)存史料，至遲在宋代，“通知”一詞已是常見的令式術(shù)語。例如，成書于南宋寧宗慶元(公元1195～1200)年間的《慶元條法事類》,是匯集重要詔令并解析內(nèi)容、以事為類、綜合貫通所修成的典章。其中就經(jīng)常用到“通知”這一術(shù)語。通知的淵源鉤沉諸被（bei）手詔,士庶應合通知者,并依德音宣示于眾。諸被手詔及寬恤事件，……事應民間通知者，……即牘監(jiān)司州縣門首。諸被受郝（hao）降（jiang）,應……行下民間通知者，……以黃紙印給縣鎮(zhèn)寨鄉(xiāng)村曉示”。其中“通知”一詞是公文用語，用來表述下行文的傳達與知曉。（一）應用廣泛，使用頻率高。（二）內(nèi)容單純，行文簡便。（三）具有執(zhí)行性。通知的特點在所有公文中，通知的使用是最廣泛的。通知多用于下行文。通知的種類會議性通知發(fā)布性通知批轉(zhuǎn)性通知任免性通知指示性通知事務(wù)性通知要素結(jié)構(gòu)要素結(jié)構(gòu)標題主送機關(guān)正文落款和發(fā)文日期通知的標題一般有兩種寫法：一是完全式標題：即由發(fā)文機關(guān)、事由和文種構(gòu)成。《國務(wù)院關(guān)于清理檢查“小金庫”的通知》二由事由和文種構(gòu)成：某大學教務(wù)處發(fā)的《關(guān)于做好期中教學檢查工作的通知》。如果通知的內(nèi)容緊急，可在標題中“通知”兩字前加上“緊急”兩字。《湖北省人民政府關(guān)于抗洪救災的緊急通知》。（一）標題要素結(jié)構(gòu)（二）主送機關(guān)通知通常有特定的受文者，要標明主送機關(guān)。（三）正文通知緣由通知事項通知要求指示性通知的正文：其緣由部分可以寫發(fā)出本通知的依據(jù)和目的，也可寫發(fā)出本通知的意義，文字應力求簡短概括，然后用“特作如下通知”或“特通知如下”轉(zhuǎn)入通知的內(nèi)容。要素結(jié)構(gòu)（三）正文指示性通知的正文：通知的事項大多分條列項地寫，具體地提出要求、措施和辦法。指示要明確，要切合實際。事務(wù)性通知的正文：緣由部分簡要說明緣由、依據(jù)、目的。主體部分將需要講述或說明的事項寫清楚。結(jié)語一般用程式化用語“特此通知”結(jié)束全文。要素結(jié)構(gòu)（三）正文會議通知的正文：一般包括召開會議的機關(guān)、會議名稱、會議起止時間、會議地點、會議內(nèi)容和任務(wù)、參加會議人員的條件和人數(shù)、報到時間及地點、與會人員所攜帶文件材料等內(nèi)容。發(fā)布性通知的正文：都很簡短，只需寫明發(fā)布的意義和目的，提出執(zhí)行的要求就可以了。要素結(jié)構(gòu)（三）正文批轉(zhuǎn)性通知正文：任免通知的正文：寫清決定任免的時間、機關(guān)、會議或依據(jù)文件以及任免人員的具體職務(wù)。轉(zhuǎn)發(fā)對象批示意見要素結(jié)構(gòu)（四）落款和發(fā)文日期通知落款的寫法，與其他公文落款的格式基本相同。如果發(fā)文機關(guān)的名稱在標題中已經(jīng)寫明，正文之后也可以不寫落款，但應加蓋機關(guān)印章。發(fā)文日期可寫在全文末尾的右下方，有的也可以提前，置于標題之下。要素與結(jié)構(gòu)圖主送機關(guān)標題正文緣由事項要求落款日期例文關(guān)于2023年職業(yè)院校幼兒教育技能大賽的通知各參賽院校:

2023年職業(yè)院校幼兒教育技能大賽即將開賽，特就大賽具體事項通知如下。一、會議時間：………二、會議地點：………請各參賽學校做好準備。特此通知。承辦校：XX2023年7月