項目資料章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項目資料章的管理，規(guī)范資料章的使用流程，確保公司文件資料的安全與規(guī)范，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及項目資料章使用的部門和人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：資料章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用的必要性和合規(guī)性。2.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)資料章的保管和使用，明確其職責(zé)和權(quán)限。3.登記備案原則：對資料章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便追溯和查詢。4.安全保密原則：確保資料章的安全存放，防止被盜用、冒用或濫用，對涉及公司機(jī)密的文件資料嚴(yán)格保密。二、資料章的定義與種類（一）定義項目資料章是公司在項目運作過程中，用于加蓋與項目相關(guān)文件資料的印章，代表公司對特定項目文件的認(rèn)可和責(zé)任承擔(dān)。（二）種類根據(jù)項目的性質(zhì)和需求，公司設(shè)立[X]種項目資料章，分別為[資料章名稱1]、[資料章名稱2]……[資料章名稱X]。各資料章具有不同的使用范圍和權(quán)限，具體如下：1.[資料章名稱1]：主要用于[具體使用范圍1]，如[列舉一些適用文件類型1]。2.[資料章名稱2]：適用于[具體使用范圍2]，包括[列舉適用文件類型2]等文件。……X.[資料章名稱X]：限定用于[具體使用范圍X]，例如[列舉適用文件類型X]。三、資料章的保管（一）保管部門項目資料章由[保管部門名稱]負(fù)責(zé)保管。該部門應(yīng)指定專人作為資料章保管人，負(fù)責(zé)資料章的日常存放和使用管理。（二）保管地點資料章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如專門的印章保險柜或帶有鎖具的文件柜中，確保印章存放環(huán)境干燥、通風(fēng)，防止印章受潮、損壞或丟失。（三）保管人職責(zé)1.負(fù)責(zé)資料章的日常保管，確保資料章存放安全，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將資料章帶出保管地點。2.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的使用流程和審批權(quán)限，辦理資料章的使用手續(xù)，對每一次使用進(jìn)行詳細(xì)登記。3.定期檢查資料章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告，并采取相應(yīng)措施。4.在離職或崗位調(diào)動時，應(yīng)將資料章及相關(guān)使用記錄完整移交給接替人員，并辦理交接手續(xù)。四、資料章的使用（一）使用申請1.凡需使用項目資料章的部門或個人，應(yīng)填寫《項目資料章使用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細(xì)說明用章事由、用章文件名稱、份數(shù)、蓋章位置等信息。2.申請表需經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并根據(jù)用章事項的性質(zhì)和審批權(quán)限，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。具體審批權(quán)限如下：一般性項目文件用章，由[審批領(lǐng)導(dǎo)1]審批。涉及重要合同、協(xié)議等文件用章，需經(jīng)[審批領(lǐng)導(dǎo)2]審核，[公司高層領(lǐng)導(dǎo)]批準(zhǔn)。其他特殊情況的用章，按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）用章審批流程1.申請人將填寫完整并簽字確認(rèn)的申請表提交給部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對用章事由進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字，并根據(jù)審批權(quán)限報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請表返回給資料章保管人。（三）用章操作1.資料章保管人在收到經(jīng)審批的申請表后，應(yīng)仔細(xì)核對申請表內(nèi)容與待蓋章文件是否一致。2.在確認(rèn)無誤后，將資料章加蓋在文件規(guī)定的蓋章位置，并確保印章清晰、端正。3.用章完畢后，保管人應(yīng)在申請表上記錄用章日期、蓋章人等信息，并留存申請表原件。（四）禁止使用情況1.未經(jīng)審批的文件資料，不得使用資料章蓋章。2.涉及公司機(jī)密且規(guī)定禁止使用資料章的文件，不得蓋章。3.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋資料章。五、資料章使用記錄與檔案管理（一）使用記錄1.資料章保管人應(yīng)對每次資料章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括：用章日期、申請表編號、申請部門、用章事由、文件名稱、份數(shù)、蓋章位置、審批領(lǐng)導(dǎo)、蓋章人等信息。2.使用記錄應(yīng)采用紙質(zhì)臺賬或電子表格的形式進(jìn)行保存，確保記錄清晰、完整、可追溯。（二）檔案管理1.定期對資料章使用記錄進(jìn)行整理歸檔，歸檔周期為[具體歸檔周期，如每月、每季度等]。2.歸檔后的資料章使用記錄應(yīng)妥善保管，保存期限為[具體保存期限，如三年、五年等]，以備查閱和審計。3.除紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)建立電子檔案，對使用記錄進(jìn)行數(shù)字化存儲，方便檢索和查詢。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司[監(jiān)督部門名稱]負(fù)責(zé)對項目資料章的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.檢查內(nèi)容包括資料章的保管情況、使用審批流程的執(zhí)行情況、使用記錄的完整性等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改結(jié)果。（二）違規(guī)處理1.若發(fā)現(xiàn)違反本制度使用資料章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令立即整改。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，給予責(zé)任人降職、降薪、辭退等處理，并追究相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。2.因違規(guī)使用資料章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。七、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.項目結(jié)束，資料章不再使用。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，資料章失去使用價值。3.資料章?lián)p壞或遺失，無法正常使用。（二）停用手續(xù)1.資料章保管人在確認(rèn)資料章需要停用時，應(yīng)填寫《項目資料章停用申請表》，說明停用原因、停用日期等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，資料章保管人應(yīng)將停用的資料章交回[保管部門名稱]統(tǒng)一保管，并在使用記錄臺賬中注明停用情況。（三）銷毀程序1.對于停用的資料章，由[保管部門名稱]會同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，確認(rèn)已無使用價值后，填寫《項目資料章銷毀申請表》。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)督部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀資料章時，應(yīng)至少有兩名監(jiān)銷人員在場，確保銷毀過程合規(guī)、徹底。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，銷毀后監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、資料章名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人