采購及付款管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司采購及付款管理，規(guī)范采購及付款流程，確保采購活動(dòng)的合法性、合理性、規(guī)范性，提高采購效率，降低采購成本，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購及付款業(yè)務(wù)，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購及付款活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公平性原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保供應(yīng)商之間的公平競爭。職責(zé)分離原則：采購、審批、付款等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離、相互制約，防止舞弊行為。二、采購流程1.采購需求提出使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。對(duì)于緊急采購需求，使用部門應(yīng)在《采購申請表》上注明“緊急采購”字樣，并說明緊急原因及預(yù)計(jì)對(duì)業(yè)務(wù)的影響。2.采購申請審批《采購申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)部門預(yù)算及業(yè)務(wù)需求對(duì)采購申請進(jìn)行審核，審核通過后簽字確認(rèn)。對(duì)于金額較大或重要的采購申請，需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后簽字確認(rèn)。對(duì)于預(yù)算外采購申請，需提交至公司管理層審批，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后方可進(jìn)行采購。3.采購實(shí)施采購部門根據(jù)審批通過的《采購申請表》，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估和管理。采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，就采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，并簽訂采購合同或采購訂單。采購合同或采購訂單應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。采購人員應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇特殊情況需要變更采購訂單，采購人員應(yīng)及時(shí)與使用部門和審批部門溝通，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。4.采購驗(yàn)收采購物品到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求對(duì)采購物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。使用部門應(yīng)根據(jù)采購申請和采購合同的要求，對(duì)采購物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)采購物品存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，使用部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。驗(yàn)收合格的采購物品，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》?！度霂靻巍窇?yīng)注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并由倉庫管理人員、采購人員和使用部門驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。5.采購結(jié)算采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請單》，并附上采購合同、采購訂單、發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證?！陡犊钌暾垎巍诽峤恢霖?cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門對(duì)相關(guān)憑證進(jìn)行審核，審核無誤后按照公司付款審批流程進(jìn)行審批。付款審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，并做好付款記錄。三、付款流程1.付款申請采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請單》，詳細(xì)注明付款供應(yīng)商名稱、采購合同編號(hào)、付款金額、付款方式、付款理由等信息?！陡犊钌暾垎巍犯缴喜少徍贤?、采購訂單、發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證，確保付款申請的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.付款審批《付款申請單》提交至部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人對(duì)付款申請進(jìn)行審核，審核通過后簽字確認(rèn)。對(duì)于金額較大或重要的付款申請，需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后簽字確認(rèn)。對(duì)于預(yù)算外付款申請，需提交至公司管理層審批，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后方可進(jìn)行付款。3.付款執(zhí)行財(cái)務(wù)部門根據(jù)付款審批結(jié)果，按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等。財(cái)務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時(shí)登記付款臺(tái)賬，記錄付款日期、付款金額、付款供應(yīng)商名稱等信息，并將付款憑證歸檔保存。四、采購及付款相關(guān)職責(zé)1.采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃和采購預(yù)算，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和市場情況，合理安排采購活動(dòng)。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，確保供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，與供應(yīng)商協(xié)商確定采購條款，簽訂采購合同或采購訂單，并跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)采購物品的驗(yàn)收工作，組織使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)采購物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物品的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。負(fù)責(zé)采購結(jié)算工作，根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請單》，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款審批，并跟蹤付款執(zhí)行情況。2.使用部門職責(zé)負(fù)責(zé)提出采購需求，根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。參與采購物品的驗(yàn)收工作，根據(jù)采購申請和采購合同的要求，對(duì)采購物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等進(jìn)行驗(yàn)收，并在《入庫單》上簽字確認(rèn)。負(fù)責(zé)對(duì)采購物品的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)向采購部門反饋采購物品的質(zhì)量問題和使用需求，以便采購部門及時(shí)調(diào)整采購策略。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)采購物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督。按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)采購物品進(jìn)行檢驗(yàn)，確保采購物品的質(zhì)量符合要求。對(duì)檢驗(yàn)合格的采購物品，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，并在《入庫單》上簽字確認(rèn)。對(duì)檢驗(yàn)不合格的采購物品，及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，并跟蹤處理結(jié)果。4.財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)審核采購及付款相關(guān)憑證，確保憑證的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。按照公司付款審批流程，對(duì)付款申請進(jìn)行審批，確保付款的合理性和合規(guī)性。按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，進(jìn)行付款操作，并做好付款記錄和賬務(wù)處理。定期對(duì)采購及付款業(yè)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司管理層提供決策支持。五、采購及付款風(fēng)險(xiǎn)控制1.采購風(fēng)險(xiǎn)控制供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)：建立嚴(yán)格的供應(yīng)商評(píng)估和選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行全面評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)。采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)市場調(diào)研，了解市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，與供應(yīng)商進(jìn)行充分談判，爭取合理的采購價(jià)格，降低采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購物品的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程進(jìn)行檢驗(yàn)，確保采購物品的質(zhì)量符合要求，降低采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。采購合同風(fēng)險(xiǎn)：簽訂采購合同前，對(duì)合同條款進(jìn)行仔細(xì)審查，確保合同條款明確、合理、合法，避免合同糾紛，降低采購合同風(fēng)險(xiǎn)。2.付款風(fēng)險(xiǎn)控制付款審批風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格執(zhí)行付款審批流程，確保付款申請經(jīng)過相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的審批，避免未經(jīng)授權(quán)的付款，降低付款審批風(fēng)險(xiǎn)。付款方式風(fēng)險(xiǎn)：根據(jù)采購合同約定和公司實(shí)際情況，選擇合適的付款方式，避免因付款方式不當(dāng)導(dǎo)致的資金風(fēng)險(xiǎn)，降低付款方式風(fēng)險(xiǎn)。付款時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格按照采購合同約定的付款時(shí)間進(jìn)行付款，避免逾期付款導(dǎo)致的違約金和信用損失，降低付款時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)。付款記錄風(fēng)險(xiǎn)：做好付款記錄和賬務(wù)處理，確保付款信息的準(zhǔn)確、完整、可追溯，避免因付款記錄不清導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，降低付款記錄風(fēng)險(xiǎn)。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購及付款業(yè)務(wù)進(jìn)行定期審計(jì)，檢查采購及付款流程的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購及付款業(yè)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，檢查采購成本、付款情況等是否符合公司預(yù)算和相關(guān)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。3