采購(gòu)與申購(gòu)管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司采購(gòu)與申購(gòu)流程，加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理與監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)的公開(kāi)、公平、公正，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需物資的及時(shí)供應(yīng)和質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購(gòu)活動(dòng)，包括生產(chǎn)物資采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和積壓庫(kù)存。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕不正當(dāng)交易。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)部職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類(lèi)物資和服務(wù)的采購(gòu)工作，包括供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、選擇、評(píng)估和管理。執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。收集市場(chǎng)信息，分析物資價(jià)格走勢(shì)，為公司采購(gòu)決策提供參考。協(xié)調(diào)與其他部門(mén)的關(guān)系，解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的編制、整理和歸檔。采購(gòu)人員職責(zé)嚴(yán)格遵守公司采購(gòu)制度和流程，按照規(guī)定的采購(gòu)方式和程序進(jìn)行采購(gòu)操作。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通、談判，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件，如價(jià)格、交貨期、質(zhì)量保證等。對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、數(shù)量、交貨期等進(jìn)行跟蹤和檢驗(yàn)，確保符合合同要求。及時(shí)反饋采購(gòu)過(guò)程中的異常情況，提出解決方案和建議。保守公司采購(gòu)機(jī)密，維護(hù)公司利益。2.需求部門(mén)需求部門(mén)職責(zé)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際工作需要，提出物資和服務(wù)的申購(gòu)需求。對(duì)申購(gòu)物資和服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等進(jìn)行明確和細(xì)化。參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)交流、質(zhì)量檢驗(yàn)等工作，提供必要的技術(shù)支持和協(xié)助。負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保符合本部門(mén)需求。申購(gòu)人員職責(zé)準(zhǔn)確填寫(xiě)申購(gòu)單，詳細(xì)注明所需物資和服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。及時(shí)提交申購(gòu)單，避免因延誤導(dǎo)致影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。配合采購(gòu)部門(mén)和其他相關(guān)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)工作，提供必要的協(xié)助和信息。三、采購(gòu)流程1.申購(gòu)申購(gòu)計(jì)劃制定需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、月度工作計(jì)劃以及實(shí)際庫(kù)存情況，提前制定申購(gòu)計(jì)劃。申購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物資和服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。申購(gòu)單填寫(xiě)申購(gòu)人員根據(jù)申購(gòu)計(jì)劃，填寫(xiě)申購(gòu)單。申購(gòu)單應(yīng)包括以下內(nèi)容：申購(gòu)部門(mén)、申購(gòu)日期、物資或服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、需求日期、用途說(shuō)明、技術(shù)要求等。申購(gòu)單應(yīng)由申購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。申購(gòu)單審批申購(gòu)單提交后，按照公司審批流程進(jìn)行審批。審批權(quán)限根據(jù)申購(gòu)金額大小劃分，一般申購(gòu)金額較小的由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；申購(gòu)金額較大的需經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)審批。審批通過(guò)后的申購(gòu)單方可進(jìn)入采購(gòu)環(huán)節(jié)。2.采購(gòu)采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的申購(gòu)單，結(jié)合庫(kù)存情況和市場(chǎng)供應(yīng)情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。供應(yīng)商選擇與評(píng)估供應(yīng)商開(kāi)發(fā)：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。供應(yīng)商篩選：根據(jù)公司采購(gòu)需求和供應(yīng)商基本情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評(píng)估可采用實(shí)地考察、問(wèn)卷調(diào)查、樣品測(cè)試、供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等方式進(jìn)行。供應(yīng)商選擇：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，從潛在供應(yīng)商中選擇合適的供應(yīng)商，確定合作關(guān)系。對(duì)于重要物資和服務(wù)的供應(yīng)商選擇，應(yīng)采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式進(jìn)行，確保選擇過(guò)程的公平、公正、公開(kāi)。采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資和服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)。采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資和服務(wù)的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。3.驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備采購(gòu)物資到貨前，需求部門(mén)應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地、安排驗(yàn)收人員等。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購(gòu)物資的規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求。到貨檢驗(yàn)采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知需求部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收方案對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等進(jìn)行檢驗(yàn)，同時(shí)對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行抽檢或全檢。對(duì)于重要物資和關(guān)鍵設(shè)備，可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格：驗(yàn)收合格的物資，需求部門(mén)應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格：驗(yàn)收不合格的物資，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理。處理方式包括退貨、換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)等，具體處理方式應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際情況確定。供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)因物資質(zhì)量問(wèn)題給公司造成的損失。4.付款付款申請(qǐng)采購(gòu)物資驗(yàn)收合格且辦理入庫(kù)手續(xù)后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)包括供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)合同編號(hào)、物資或服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等內(nèi)容。付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。付款審核財(cái)務(wù)部門(mén)收到付款申請(qǐng)單后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和審批流程進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收單的真實(shí)性、發(fā)票的合規(guī)性等。審核通過(guò)后的付款申請(qǐng)單提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。付款執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照付款申請(qǐng)單上的金額和付款方式，及時(shí)向供應(yīng)商支付貨款。付款方式可根據(jù)公司與供應(yīng)商的約定選擇電匯、支票、匯票等方式。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)做好付款記錄和賬務(wù)處理工作。四、采購(gòu)方式1.集中采購(gòu)對(duì)于公司通用的、需求量較大的物資和服務(wù)，采用集中采購(gòu)方式。集中采購(gòu)由采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一組織實(shí)施，通過(guò)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇供應(yīng)商，簽訂框架協(xié)議，各需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求在框架協(xié)議范圍內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)。集中采購(gòu)可降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，便于公司對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一管理和監(jiān)督。2.分散采購(gòu)對(duì)于公司專(zhuān)用的、需求量較小的物資和服務(wù)，采用分散采購(gòu)方式。分散采購(gòu)由需求部門(mén)自行組織實(shí)施，采購(gòu)部門(mén)提供必要的指導(dǎo)和協(xié)助。需求部門(mén)應(yīng)按照公司采購(gòu)制度和流程進(jìn)行采購(gòu)操作，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性和有效性。3.招標(biāo)采購(gòu)對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)激烈的物資和服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購(gòu)方式。招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。招標(biāo)采購(gòu)可保證采購(gòu)過(guò)程的公平、公正、公開(kāi)，提高采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本。4.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)對(duì)于招標(biāo)條件不具備或不宜采用招標(biāo)方式采購(gòu)的物資和服務(wù)項(xiàng)目，采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)方式。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)應(yīng)邀請(qǐng)不少于三家符合條件的供應(yīng)商參與談判，通過(guò)談判確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格等條款。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)具有靈活性和時(shí)效性，可滿(mǎn)足公司緊急采購(gòu)需求。5.詢(xún)價(jià)采購(gòu)對(duì)于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場(chǎng)貨源充足、價(jià)格變化幅度小的物資和服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目，采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式。詢(xún)價(jià)采購(gòu)應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)單，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇最低價(jià)供應(yīng)商成交。詢(xún)價(jià)采購(gòu)具有簡(jiǎn)單快捷、成本低等特點(diǎn)，適用于小額采購(gòu)項(xiàng)目。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購(gòu)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)成為公司供應(yīng)商的企業(yè)進(jìn)行資質(zhì)審核，審核內(nèi)容包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件。實(shí)地考察：對(duì)于重要供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等情況。供應(yīng)商準(zhǔn)入審批：經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核和實(shí)地考察合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)供應(yīng)商準(zhǔn)入審批表，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，供應(yīng)商方可進(jìn)入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核定期評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期一般為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨期、質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。動(dòng)態(tài)考核：采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的日常表現(xiàn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)考核，如交貨延遲、質(zhì)量問(wèn)題、售后服務(wù)不及時(shí)等情況。動(dòng)態(tài)考核結(jié)果作為供應(yīng)商年度評(píng)估的重要依據(jù)。評(píng)估與考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估與考核結(jié)果，采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商采取相應(yīng)的管理措施。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并終止合作關(guān)系。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束激勵(lì)措施：公司對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的激勵(lì)措施，如增加采購(gòu)量、給予價(jià)格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)等，以鼓勵(lì)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。約束措施：對(duì)于違反采購(gòu)合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商，公司采取相應(yīng)的約束措施，如扣除貨款、要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任、暫停合作等，以維護(hù)公司合法權(quán)益。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，分析價(jià)格走勢(shì)，采取適當(dāng)?shù)牟少?gòu)策略，如簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)：建立供應(yīng)商儲(chǔ)備機(jī)制，與多家供應(yīng)商保持良好合作關(guān)系，及時(shí)了解市場(chǎng)供應(yīng)情況，提前做好應(yīng)對(duì)供應(yīng)短缺的準(zhǔn)備措施。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商質(zhì)量控制：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估和審核，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和檢測(cè)報(bào)告。進(jìn)貨檢驗(yàn)：嚴(yán)格執(zhí)行進(jìn)貨檢驗(yàn)制度，對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行全面檢驗(yàn)，確保質(zhì)量符合要求。對(duì)于重要物資和關(guān)鍵設(shè)備，可增加檢驗(yàn)頻次和嚴(yán)格度。3.合同風(fēng)險(xiǎn)合同條款審核：采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)，明確雙方權(quán)利