酒店放行條管理制度總則1.目的為規(guī)范酒店物品放行流程，確保酒店資產(chǎn)安全，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于酒店所有部門及人員，包括員工、供應商、訪客等涉及物品出入酒店的相關(guān)行為。3.定義放行條：是指準許物品帶出酒店的正式憑證，由相關(guān)部門或人員填寫并經(jīng)審批后生效。物品：涵蓋各類辦公用品、維修材料、設(shè)備、貨物、員工個人物品等。放行條的申請與審批1.申請流程員工因私物品放行員工如需攜帶個人物品離開酒店，應提前填寫《員工私人物品放行條》，詳細注明物品名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息。將填寫好的放行條提交至所在部門負責人審批。部門辦公用品、維修材料等物品放行部門因工作需要采購或領(lǐng)用的辦公用品、維修材料等，由相關(guān)責任人填寫《物品放行申請單》，注明物品用途、名稱、數(shù)量、預計歸還時間（如有）等。申請單經(jīng)部門經(jīng)理審核后，提交至采購部或相關(guān)管理部門。供應商送貨及退貨放行供應商送貨時，需提供送貨清單，注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并填寫《供應商送貨放行條》。送貨放行條經(jīng)酒店采購人員核對簽字后，提交至收貨部門。若供應商有退貨情況，應填寫《供應商退貨放行條》，附退貨清單，經(jīng)采購部及相關(guān)部門審批后放行。訪客物品放行訪客攜帶物品進入酒店，由接待部門填寫《訪客物品登記表》，注明訪客姓名、所在單位、物品名稱、數(shù)量等。訪客離開時，憑有效證件及《訪客物品登記表》辦理物品放行手續(xù)，填寫《訪客物品放行條》，經(jīng)接待部門負責人簽字確認后放行。2.審批權(quán)限員工私人物品放行普通員工私人物品放行，由部門主管審批。部門經(jīng)理及以上級別員工私人物品放行，由人力資源部核實情況后，報酒店總經(jīng)理審批。部門辦公用品、維修材料等物品放行價值[X]元以下的物品，由部門經(jīng)理審批。價值[X]元（含）以上至[X]元的物品，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報財務總監(jiān)審批。價值超過[X]元的物品，需經(jīng)酒店總經(jīng)理審批。供應商送貨及退貨放行常規(guī)送貨及退貨，由采購部負責人審批。涉及重大金額或特殊情況的送貨及退貨，需報酒店總經(jīng)理審批。訪客物品放行訪客物品放行由接待部門負責人審批。放行條填寫規(guī)范1.基本信息放行條應包含編號、日期、申請人姓名、部門、聯(lián)系方式等基本信息。編號應按照一定順序進行編排，以便于記錄和查詢。2.物品詳情詳細填寫物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號等信息，確保清晰準確。對于貴重物品或特殊物品，應注明物品的品牌、成色等詳細特征。3.放行原因及用途明確物品放行的原因及用途，如員工離職帶走個人物品、部門采購辦公用品、供應商送貨等。如為員工個人物品放行，需注明是否為離職物品。4.審批意見審批人應在放行條上簽署明確的審批意見，包括同意放行、不同意放行及原因等。審批意見應簡潔明了，如有特殊要求可另附說明。放行條的審核1.采購部審核要點在審核供應商送貨放行條時，采購人員應核對送貨清單與放行條上的物品信息是否一致，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量等。確認物品是否為酒店采購訂單所涵蓋的范圍，是否符合采購要求。檢查供應商資質(zhì)及相關(guān)手續(xù)是否齊全。2.收貨部門審核要點收貨部門在收到放行條及相關(guān)物品時，應核對物品的實際數(shù)量、質(zhì)量與放行條記錄是否相符。對于有質(zhì)量問題或與采購訂單不符的物品，應及時與采購部溝通，并在放行條上注明情況。在確認無誤后，收貨部門應簽字確認放行條。3.財務部門審核要點財務部門在審核放行條時，重點關(guān)注物品價值是否與審批金額一致，相關(guān)費用是否已結(jié)清。對于涉及固定資產(chǎn)、低值易耗品等物品的放行，財務部門應核實資產(chǎn)登記情況。檢查放行條是否符合財務報銷及資產(chǎn)管理制度的相關(guān)規(guī)定。4.其他相關(guān)部門審核要點根據(jù)物品的性質(zhì)和用途，其他相關(guān)部門（如工程部、保安部等）可對放行條進行相應審核。例如，工程部對于涉及設(shè)備維修、搬運的物品，可審核其安全性及必要性；保安部可檢查物品放行是否符合安全規(guī)定。放行操作流程1.員工私人物品放行員工持經(jīng)審批的《員工私人物品放行條》至保安部。保安人員核對放行條信息與員工所攜帶物品是否一致，確認無誤后予以放行，并在放行條上加蓋“已放行”章。2.部門辦公用品、維修材料等物品放行物品責任人持審批通過的《物品放行申請單》或放行條，將物品交至收貨部門或指定地點。收貨部門按照審核要點進行核對后，在放行條上簽字確認。物品責任人持簽字后的放行條至保安部，保安人員核實無誤后放行，加蓋“已放行”章。3.供應商送貨及退貨放行供應商送貨時，送貨人員持《供應商送貨放行條》及送貨清單，將貨物送至收貨部門。收貨部門核對貨物與放行條信息相符后，簽字確認并留存送貨清單。供應商憑收貨部門簽字的放行條至保安部辦理放行手續(xù)，保安人員審核后放行，加蓋“已放行”章。若供應商有退貨情況，按照退貨流程辦理，退貨放行條經(jīng)相關(guān)部門審批后，供應商持條及退貨清單至收貨部門辦理退貨交接，收貨部門核實后簽字，供應商再至保安部放行。4.訪客物品放行訪客持《訪客物品放行條》及有效證件至保安部。保安人員核對放行條與訪客物品登記表信息一致后，檢查物品是否符合放行規(guī)定，無誤后予以放行，加蓋“已放行”章。特殊情況處理1.緊急放行在特殊緊急情況下（如設(shè)備突發(fā)故障急需維修材料），相關(guān)部門可先電話向?qū)徟苏f明情況，經(jīng)同意后先行放行物品，但事后應及時補辦放行條審批手續(xù)。補辦手續(xù)時，應在放行條上注明緊急放行的原因及時間，并由相關(guān)責任人簽字確認。2.物品遺漏或錯誤放行若發(fā)現(xiàn)因疏忽導致物品遺漏未在放行條中注明，或出現(xiàn)錯誤放行的情況，發(fā)現(xiàn)部門應立即通知保安部及相關(guān)審批部門。對于遺漏物品，應補充填寫放行條并按審批流程進行補辦；對于錯誤放行的物品，應及時追回或采取相應措施進行處理。對造成錯誤放行的責任部門及責任人進行調(diào)查，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應處罰。3.物品放行爭議當不同部門對物品放行存在爭議時，由爭議雙方共同協(xié)商解決。若協(xié)商不成，可提交至酒店管理層，由管理層根據(jù)實際情況進行裁決，并以裁決結(jié)果執(zhí)行物品放行操作。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督酒店內(nèi)部審計部門定期對物品放行條的使用情況進行審計，檢查放行流程是否符合規(guī)定，審批手續(xù)是否齊全。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保制度執(zhí)行的有效性。2.日常檢查保安部負責對每日物品放行情況進行檢查，核對放行條與實際放行物品是否相符，記錄是否完整。對于違規(guī)放行或手續(xù)不全的情況，及時制止并報告上級領(lǐng)導。3.定期評估人力資源部會同相關(guān)部門定期對酒店放行條管理制度進行評估，根據(jù)實際執(zhí)行情況和業(yè)務發(fā)展需求，對制度進行修訂和完善。收集各部門及員工對管理制度的意見和建議，不斷優(yōu)化管理流程，提高管理效率。違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)審批擅自放行物品。偽造、篡改放行條信息。不按規(guī)定填寫放行條或填寫信息虛假。故意刁難、阻礙物品放行審批流程。2.處理方式對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責令立即改正違規(guī)行為。多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，視情況給予罰款、降職、辭退等處分。對于違規(guī)放行造成酒店資產(chǎn)損失的，相關(guān)責任人應承擔