設(shè)計(jì)院文檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)設(shè)計(jì)院文檔管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高工作效率，促進(jìn)知識(shí)共享，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于設(shè)計(jì)院全體員工及與設(shè)計(jì)院有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：設(shè)計(jì)院文檔管理工作由綜合管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。2.分類分級(jí)原則：根據(jù)文檔的性質(zhì)、來源、用途等進(jìn)行分類分級(jí)管理，便于查找、使用和保管。3.及時(shí)歸檔原則：各類文檔應(yīng)在形成或辦理完畢后及時(shí)歸檔，確保文檔的時(shí)效性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和設(shè)計(jì)院保密制度，確保文檔的安全和保密。二、文檔分類與編號(hào)（一）文檔分類1.行政管理類：包括設(shè)計(jì)院的各項(xiàng)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、通知通報(bào)等。2.人事管理類：?jiǎn)T工檔案、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、薪酬福利文件等。3.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷憑證、合同付款記錄等。4.項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)任務(wù)書、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目成果文件（圖紙、報(bào)告等）、項(xiàng)目變更記錄等。5.技術(shù)資料類：設(shè)計(jì)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)圖集、技術(shù)方案、技術(shù)交流資料、科研成果等。6.合同管理類：各類設(shè)計(jì)合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同等。7.客戶資料類：客戶信息、項(xiàng)目需求文檔、客戶反饋意見等。8.其他類：不屬于以上分類的其他文檔。（二）文檔編號(hào)1.文檔編號(hào)采用“分類代碼+年份+流水號(hào)”的形式，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.分類代碼按照上述文檔分類設(shè)置，例如：行政管理類為“XZ”，人事管理類為“RS”，財(cái)務(wù)管理類為“CW”等。3.年份采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。4.流水號(hào)為四位數(shù)字，從0001開始依次編號(hào)。5.示例：一份2023年形成的行政管理類文檔，其編號(hào)為“XZ230001”。三、文檔的形成與收集（一）文檔形成要求1.各部門和員工應(yīng)按照設(shè)計(jì)院的工作流程和規(guī)范要求，認(rèn)真撰寫、整理和保存各類文檔，確保文檔內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文檔的格式應(yīng)符合設(shè)計(jì)院統(tǒng)一規(guī)定，文字表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，圖表繪制規(guī)范、準(zhǔn)確。3.涉及多個(gè)部門或崗位的文檔，由主辦部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同完成，并明確各部門的職責(zé)和分工。（二）文檔收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文檔的收集工作，定期對(duì)本部門形成的文檔進(jìn)行整理和分類，確保文檔無遺漏。2.對(duì)于重要會(huì)議、活動(dòng)等形成的文檔，會(huì)議組織者或活動(dòng)負(fù)責(zé)人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)將相關(guān)文檔收集齊全，并移交綜合管理部門。3.項(xiàng)目文檔由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)及時(shí)將各自工作中產(chǎn)生的文檔提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將完整的項(xiàng)目文檔整理歸檔。4.外部單位或個(gè)人提交給設(shè)計(jì)院的文檔，由接收部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)簽收，并及時(shí)移交綜合管理部門。四、文檔的整理與歸檔（一）文檔整理1.綜合管理部門收到各部門移交的文檔后，應(yīng)按照分類分級(jí)原則進(jìn)行進(jìn)一步整理。2.對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行分類裝訂，去除不必要的附件，確保文檔整齊、美觀；對(duì)電子文檔進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照命名規(guī)則進(jìn)行命名。3.整理過程中，應(yīng)對(duì)文檔進(jìn)行編號(hào)、編目，編制文檔目錄清單，以便于查找和檢索。（二）文檔歸檔1.整理后的文檔應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間不得超過文檔形成后的一個(gè)月。2.紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序排列；電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.歸檔時(shí)，應(yīng)填寫文檔歸檔登記表，詳細(xì)記錄文檔的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。五、文檔的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.設(shè)計(jì)院?jiǎn)T工因工作需要查閱文檔的，可直接到綜合管理部門查閱。2.查閱涉及設(shè)計(jì)院機(jī)密的文檔，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在綜合管理部門指定地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自復(fù)制、拍照或傳播。3.外部單位或個(gè)人因業(yè)務(wù)需要查閱設(shè)計(jì)院文檔的，須經(jīng)設(shè)計(jì)院相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由綜合管理部門安排專人陪同查閱，查閱范圍僅限于經(jīng)批準(zhǔn)的文檔內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)1.設(shè)計(jì)院?jiǎn)T工因工作需要借閱文檔的，應(yīng)填寫文檔借閱申請(qǐng)表，注明借閱文檔的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文檔上涂改、標(biāo)記、污損，確保文檔的完整性和安全性。4.借閱人員歸還文檔時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查文檔是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。六、文檔的保管與維護(hù)（一）保管要求1.綜合管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文檔的保管工作，定期對(duì)文檔進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保文檔的安全和完整。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。3.對(duì)電子文檔應(yīng)建立嚴(yán)格的存儲(chǔ)和訪問控制機(jī)制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）維護(hù)措施1.定期對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行除塵、消毒等維護(hù)工作，對(duì)破損或褪色的文檔進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子文檔進(jìn)行定期殺毒和數(shù)據(jù)清理，確保文檔的安全性和可用性。3.隨著設(shè)計(jì)院業(yè)務(wù)的發(fā)展和文檔數(shù)量的增加，應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案庫(kù)房的存儲(chǔ)空間，確保文檔存放有序。七、文檔的保密與銷毀（一）保密規(guī)定1.設(shè)計(jì)院?jiǎn)T工應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和設(shè)計(jì)院保密制度，對(duì)涉及設(shè)計(jì)院機(jī)密的文檔予以保密。2.在文檔的形成、收集、整理、歸檔、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止機(jī)密信息泄露。3.未經(jīng)設(shè)計(jì)院批準(zhǔn)，任何員工不得擅自將設(shè)計(jì)院文檔帶出辦公區(qū)域，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公開渠道傳播設(shè)計(jì)院機(jī)密文檔。（二）銷毀程序1.對(duì)于已過保管期限或失去保存價(jià)值的文檔，由綜合管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫文檔銷毀申請(qǐng)表，注明文檔的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)設(shè)計(jì)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施銷毀工作。3.銷毀紙質(zhì)文檔應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保文檔信息無法恢復(fù)；銷毀電子文檔應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，記錄應(yīng)保存[X]年。八、文檔管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)計(jì)院文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文檔的形成、收集、整理、歸檔、查閱、借閱、保管、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.將文檔管理工作納入設(shè)計(jì)院?jiǎn)T工績(jī)效考核體系，對(duì)在文檔管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致文檔丟失、損壞