檔案建立及管理制度總則目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性與完整性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項活動，確保檔案材料齊全、完整。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案內(nèi)容泄露，確保公司機密安全。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。檔案管理職責綜合管理部職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全檔案檢索工具，編制檔案目錄，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供服務(wù)。4.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全與完整。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。6.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。各部門職責1.負責本部門各類檔案資料的收集、整理、分類、裝訂，并定期移交綜合管理部歸檔。2.設(shè)立兼職檔案管理員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。3.嚴格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的借閱、歸還等手續(xù)。4.配合綜合管理部做好檔案管理的各項工作，接受綜合管理部的指導和監(jiān)督。檔案的分類與編號檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；公司行政公文、管理制度、工作計劃與總結(jié)、會議紀要、活動記錄等；公司證照、資質(zhì)證書、印章管理等相關(guān)文件。2.人事檔案：包括員工個人基本信息、勞動合同、薪酬福利、績效考核、培訓記錄、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、獎懲情況等。3.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型分為市場營銷檔案（如市場調(diào)研、客戶信息、銷售合同、廣告宣傳資料等）、項目管理檔案（如項目立項文件、項目計劃、項目進展報告、項目驗收文件等）、技術(shù)研發(fā)檔案（如研發(fā)項目文檔、技術(shù)方案、專利申請文件等）、采購檔案（如采購合同、供應(yīng)商信息、采購訂單等）、生產(chǎn)檔案（如生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗報告等）等。5.其他檔案：包括公司對外合作協(xié)議、法律事務(wù)文件、審計資料、黨群工作檔案等不屬于上述分類的檔案。檔案編號1.綜合管理部負責制定統(tǒng)一的檔案編號規(guī)則，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.檔案編號采用“年度+檔案類別代碼+順序號”的結(jié)構(gòu)。例如，2023XZ001，表示2023年度行政檔案中的第1份文件。3.檔案類別代碼按照上述檔案分類進行設(shè)定，具體如下：行政檔案：XZ人事檔案：RS財務(wù)檔案：CW業(yè)務(wù)檔案：YW（根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型在其后加具體標識，如市場營銷檔案為YWSC，項目管理檔案為YWXM等）其他檔案：QT4.順序號為每類檔案內(nèi)文件的排列序號，從001開始依次編號。檔案的收集與整理收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和責任人，確保檔案資料的及時收集。2.檔案形成部門或個人應(yīng)在工作結(jié)束后及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理齊全，向本部門兼職檔案管理員移交。3.兼職檔案管理員應(yīng)按照檔案管理要求，對收集到的檔案資料進行初步審核，確保文件材料的完整性、準確性和規(guī)范性。4.對于重要活動、項目等形成的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)在活動或項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成收集工作，并移交綜合管理部。整理要求1.綜合管理部檔案管理人員對接收的檔案資料進行統(tǒng)一整理。2.按照檔案分類標準，對檔案進行分類、編號、編目。3.對每份檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，對破損的文件進行修補或復制。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨成冊作為檢索工具。5.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并建立相應(yīng)的電子索引，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案對應(yīng)一致，便于查詢和利用。檔案的歸檔與保管歸檔程序1.各部門兼職檔案管理員定期將整理好的檔案資料移交綜合管理部。移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.綜合管理部檔案管理人員對接收的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準確性和分類編號是否正確。審核無誤后，將檔案存入相應(yīng)的檔案柜或檔案庫房，并更新檔案管理系統(tǒng)。3.對于不符合歸檔要求的檔案，綜合管理部應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行補充或更正，直至符合要求后再行歸檔。保管期限1.檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：包括公司章程、股東名冊、股東會決議、董事會決議、公司設(shè)立及變更相關(guān)文件、重要經(jīng)濟合同、財務(wù)審計報告、涉及公司重大權(quán)益和機密的文件等。長期保管的檔案：保管期限為[X]年，包括公司年度工作計劃與總結(jié)、各類業(yè)務(wù)合同、一般財務(wù)資料、員工人事檔案等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，包括一般性文件、臨時性活動資料等。2.檔案保管期限的確定由綜合管理部會同相關(guān)部門根據(jù)檔案的重要性和歷史價值進行評估，并報公司領(lǐng)導批準。3.在檔案保管期限屆滿前，綜合管理部應(yīng)及時組織相關(guān)部門對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。保管要求1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防護設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，標識清晰。檔案柜應(yīng)定期進行檢查和維護，確保檔案存放安全。4.電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并定期進行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、保管狀況等，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。檔案的利用與借閱利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時、有效的原則，為公司各項工作提供支持和服務(wù)。2.檔案利用應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保檔案內(nèi)容不被泄露。利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可到綜合管理部檔案查閱室進行查閱。查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱事由、查閱檔案內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并填寫《檔案借閱申請表》。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據(jù)工作需要，經(jīng)檔案管理部門負責人批準，可對檔案進行部分內(nèi)容的復制。復制檔案應(yīng)使用公司統(tǒng)一的復印機或掃描設(shè)備，并在復印件上加蓋“僅供參考，不得外傳”字樣的印章。借閱歸還1.借閱人應(yīng)按時歸還所借檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還的，檔案管理部門有權(quán)追回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，檢查檔案是否有涂改、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人予以說明和處理。3.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽換、污損檔案，不得在檔案上圈劃、批注、摘錄等。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部牽頭，各相關(guān)部門負責人及檔案管理人員參加。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和程序，對保管期限屆滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定標準1.根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估。2.對仍具有查考利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.鑒定過程中，應(yīng)充分聽取各方面的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行清點、登記，編制《檔案銷毀清單》，詳細列出檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報公司領(lǐng)導審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由綜合管理部負責組織檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀現(xiàn)場簽字確認。檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上注明銷毀日期和方式，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。檔案的信息化管理信息化建設(shè)目標1.建立完善的公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為公司發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案信息支持。信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。數(shù)字化檔案應(yīng)進行分類存儲，建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，嚴格控制不同人員對檔案信息的訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。3.數(shù)據(jù)備份與安全：定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)施，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露。同時，建立數(shù)據(jù)安全審計機制，對系統(tǒng)操作進行記錄和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。信息化管理維護1.綜合管理部應(yīng)安排專人負責檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行檢查和升級，及時修