檔案及公章管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案及公章管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，維護公司公章使用的規(guī)范性和嚴肅性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案及公章管理工作由專門的部門或人員進行集中統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.分類歸檔原則：按照檔案的類別、性質和形成時間等進行分類歸檔，便于查找和利用。3.安全保密原則：加強檔案及公章的安全保密措施，防止檔案資料泄露和公章濫用。4.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理和公章使用的法律法規(guī)和規(guī)章制度。二、檔案管理（一）檔案分類公司檔案主要分為以下幾類：1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程，股東會、董事會決議，行政管理制度，各類通知、通報等。2.人事檔案：包括員工個人簡歷、勞動合同、薪資福利記錄、培訓記錄、績效考核資料、獎懲記錄等。3.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務檔案：包括市場調研報告、銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料等。5.技術檔案：包括產(chǎn)品設計圖紙、技術研發(fā)文檔、工藝流程文件等。6.其他檔案：包括公司榮譽證書、資質證書、會議紀要、活動記錄等。（二）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案形成部門應在文件辦理完畢后，按照檔案分類的要求，對文件進行整理、編號，并及時移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。（三）檔案整理1.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，應按照檔案分類和編號規(guī)則進行整理。2.對檔案資料進行分類、排序、編目，編制檔案目錄清單，以便于查找和利用。3.對破損或褪色的檔案資料進行修復或復制，確保檔案資料的完整性。（四）檔案歸檔1.整理好的檔案資料應及時歸檔到相應的檔案柜或檔案庫房，并按照檔案編號順序排列存放。2.檔案管理部門應建立檔案索引和檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用檔案資料。3.對電子檔案，應進行分類存儲，并建立電子檔案目錄，同時做好數(shù)據(jù)備份工作，確保電子檔案的安全。（五）檔案借閱1.公司內部員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應對《檔案借閱申請表》進行審核，對符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記簿上登記。3.借閱人員應按照借閱申請的內容使用檔案，不得擅自涂改、轉借或復印檔案資料。如需復印檔案資料，應另行填寫《檔案復印申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人簽字同意后，方可復印。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應在借閱期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（六）檔案查閱1.公司內部員工因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門查閱。查閱人員應遵守檔案查閱場所的規(guī)定，保持安靜，不得在檔案資料上涂改、標記或損壞。2.如需查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，應經(jīng)公司分管領導批準后，方可查閱。3.檔案管理部門應安排專人負責檔案查閱服務，協(xié)助查閱人員查找所需檔案資料。（七）檔案保管1.檔案管理部門應配備專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風良好。2.檔案庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保檔案資料的安全。3.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案資料的數(shù)量和質量與檔案目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。4.對超過保管期限的檔案，應按照國家有關規(guī)定進行鑒定和銷毀。檔案銷毀前，應編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案管理部門會同相關部門進行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。三、公章管理（一）公章種類公司公章主要包括：1.公司公章：用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項。2.財務專用章：用于公司財務結算、票據(jù)開具等相關業(yè)務。3.法定代表人章：用于公司法定代表人授權的特定事項。4.合同專用章：用于公司簽訂各類合同。（二）公章保管1.公司公章由[公章保管部門或人員]負責保管，實行專人專管制度。2.公章保管人員應妥善保管公章，確保公章存放安全，防止公章被盜用、丟失或損壞。3.公章保管人員不得將公章轉借他人使用，如因工作需要必須轉借的，應經(jīng)公司分管領導批準，并辦理相關借用手續(xù)。4.公章保管人員如因工作變動等原因需要交接公章的，應及時辦理交接手續(xù)，交接雙方應在交接清單上簽字確認。（三）公章使用1.公司內部各部門因工作需要使用公章的，應填寫《公章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、蓋章文件名稱等內容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。2.公司分管領導應對《公章使用申請表》進行嚴格審核，對符合使用規(guī)定的，予以批準。3.公章保管人員應按照批準的《公章使用申請表》進行蓋章操作，并在公章使用登記簿上登記蓋章時間、蓋章文件名稱、蓋章份數(shù)等信息。4.蓋章時，公章保管人員應認真核對蓋章文件的內容，確保蓋章內容與審批內容一致。如發(fā)現(xiàn)蓋章文件內容有誤或存在疑問的，應及時與申請部門溝通核實，不得擅自蓋章。5.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。如因特殊情況需要預先蓋章的，應經(jīng)公司分管領導批準，并在蓋章后對文件進行嚴格控制，確保文件的安全使用。（四）公章停用與銷毀1.因公司名稱變更、機構調整、業(yè)務范圍變化等原因，需要停用公章的，由公司辦公室發(fā)文通知各部門，并收回停用的公章。2.停用的公章應及時進行封存，并按照公司檔案管理的有關規(guī)定進行妥善保管。3.對失去使用價值或因損壞等原因無法繼續(xù)使用的公章，應及時辦理銷毀手續(xù)。公章銷毀前，應編制《公章銷毀清單》，經(jīng)公司分管領導批準后，由公司辦公室會同相關部門進行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。四、考核與監(jiān)督（一）考核1.公司將檔案及公章管理工作納入各部門績效考核體系，對檔案及公章管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反本制度規(guī)定，導致檔案資料丟失、損壞或公章濫用等情況的部門和個人，將視情節(jié)輕重給予批評教育、經(jīng)濟處罰或行政處分。（二）監(jiān)督1.公司辦公室負責對各部門檔案及公章管理工作進行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.各部門應積極配合公司辦公室的監(jiān)督檢查工作，如