檔案與文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案與文件管理，確保檔案與文件的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的檔案與文件管理工作。（三）管理職責(zé)1.公司行政部是檔案與文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定、完善檔案與文件管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案與文件的收集、整理、歸檔和保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案與文件的接收、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、查閱、借閱等具體管理工作。二、檔案與文件的分類（一）行政檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議文件。3.公司規(guī)章制度、通知、通告等文件。4.公司行政事務(wù)管理文件，如印章管理、證照管理等。（二）人事檔案1.員工招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件。2.員工勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄等文件。3.員工績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲等文件。（三）財(cái)務(wù)檔案1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。3.稅務(wù)申報(bào)、繳納等相關(guān)文件。（四）業(yè)務(wù)檔案1.公司市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃等文件。2.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)流程等文件。3.公司客戶信息、銷售合同等文件。（五）其他檔案1.公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件。2.公司對(duì)外合作協(xié)議、合同等文件。3.其他具有保存價(jià)值的文件。三、檔案與文件的收集（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案與文件分類，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料。（二）收集要求1.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，符合檔案與文件管理的要求。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。3.收集的電子文件應(yīng)存儲(chǔ)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集整理，定期移交檔案管理人員。2.重大會(huì)議、活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理，并移交檔案管理人員。3.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后[X]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目文件材料收集整理，并移交檔案管理人員。四、檔案與文件的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案與文件的管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案與文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件材料應(yīng)排列有序。3.編號(hào)：為每個(gè)檔案盒、卷宗和文件編制唯一的編號(hào)，以便于管理和檢索。4.編目：對(duì)卷內(nèi)文件材料進(jìn)行編目，包括文件題名、日期、編號(hào)、責(zé)任者等信息。（三）整理要求1.整理后的檔案與文件應(yīng)層次分明、排列有序、目錄清晰。2.整理后的檔案與文件應(yīng)符合檔案與文件管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。3.整理后的檔案與文件應(yīng)及時(shí)裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒或卷宗。五、檔案與文件的歸檔（一）歸檔范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案與文件分類，將整理好的文件材料及時(shí)歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在次年[X]月底前歸檔。2.重大會(huì)議、活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后[X]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目文件材料歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，符合檔案與文件管理的要求。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。3.歸檔的電子文件應(yīng)存儲(chǔ)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。4.歸檔的文件材料應(yīng)按照檔案與文件管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和編目。六、檔案與文件的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：凡是反映公司一般職能活動(dòng)和歷史面貌的，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，可分為[X]年、[X]年、[X]年保管。3.短期保管：凡是反映公司臨時(shí)性工作或一般性事務(wù)的，在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，可保管[X]年。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案與文件的保管期限，對(duì)檔案與文件進(jìn)行分類存放，并建立檔案與文件保管清冊(cè)。2.檔案與文件應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的庫(kù)房?jī)?nèi)，避免受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。3.檔案與文件應(yīng)妥善保管，防止丟失、泄密等事故發(fā)生。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案與文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）庫(kù)房管理1.庫(kù)房應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。3.庫(kù)房應(yīng)控制溫度和濕度，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，濕度保持在[X]%[X]%之間。七、檔案與文件的查閱（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱本部門及相關(guān)部門的檔案與文件。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案與文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的檔案與文件名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理人員根據(jù)《檔案與文件查閱申請(qǐng)表》，對(duì)查閱人進(jìn)行身份核實(shí)，并提供相應(yīng)的檔案與文件。3.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案與文件，不得擅自將檔案與文件帶出庫(kù)房。4.查閱人查閱檔案與文件時(shí)，應(yīng)保持檔案與文件的整潔，不得在檔案與文件上涂改、標(biāo)記、污損等。5.查閱人查閱檔案與文件后，應(yīng)及時(shí)將檔案與文件歸還檔案管理人員，并在《檔案與文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱限制1.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要文件，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。2.查閱檔案與文件時(shí)，不得查閱與本人工作無(wú)關(guān)的檔案與文件。3.查閱檔案與文件時(shí)，不得泄露檔案與文件的內(nèi)容。八、檔案與文件的借閱（一）借閱范圍公司員工因工作需要，可借閱本部門及相關(guān)部門的檔案與文件。（二）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《檔案與文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的檔案與文件名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理人員根據(jù)《檔案與文件借閱申請(qǐng)表》，對(duì)借閱人進(jìn)行身份核實(shí)，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)借閱檔案與文件，不得擅自將檔案與文件帶出公司。4.借閱人借閱檔案與文件時(shí)，應(yīng)保持檔案與文件的整潔，不得在檔案與文件上涂改、標(biāo)記、污損等。5.借閱人借閱檔案與文件后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案管理人員，并在《檔案與文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱限制1.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要文件，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。2.借閱檔案與文件時(shí)，不得轉(zhuǎn)借他人。3.借閱檔案與文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。九、檔案與文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限，且無(wú)保存價(jià)值的檔案與文件。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，不再使用或已失效的檔案與文件。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)屬于銷毀范圍的其他檔案與文件。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案與文件進(jìn)行清理，編制《檔案與文件銷毀清單》，注明檔案與文件名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案與文件銷毀清單》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門人員對(duì)擬銷毀的檔案與文件進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)銷毀，并在《檔案與文件銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案與文件時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案與文件的內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。（三）銷毀監(jiān)督1.公司行政部應(yīng)定期對(duì)檔案與文件銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。2.檔案與文件銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，防止檔案與文件丟失、泄密等事故發(fā)生。十、檔案與文件的信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)建立檔案與文件信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案與文件的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.檔案管理人員應(yīng)將整理好的檔案與文件及時(shí)錄入信息化管理系統(tǒng)，確保檔案與文件信息的準(zhǔn)確、完整。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案與文件數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新信息化管理系統(tǒng)中的檔案與文件信息，確保信息的時(shí)效性。（三）安全管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)