信息保管管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信息保管工作，確保公司各類(lèi)信息的安全性、完整性和保密性，規(guī)范信息保管行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及涉及公司信息保管的相關(guān)合作方。（三）定義1.公司信息：指公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、使用和傳遞的各類(lèi)數(shù)據(jù)、文件、資料、記錄等，包括但不限于商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶(hù)信息、財(cái)務(wù)信息、運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)等。2.信息保管：指對(duì)公司信息進(jìn)行分類(lèi)、存儲(chǔ)、維護(hù)、檢索、備份、銷(xiāo)毀等一系列管理活動(dòng)，以保證信息的可用性和安全性。二、信息分類(lèi)與標(biāo)識(shí)（一）信息分類(lèi)原則根據(jù)信息的性質(zhì)、用途、敏感程度等因素，對(duì)公司信息進(jìn)行分類(lèi)，確保分類(lèi)清晰、便于管理。（二）具體分類(lèi)1.商業(yè)秘密類(lèi)產(chǎn)品研發(fā)信息：包括新產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、技術(shù)圖紙、工藝流程、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。市場(chǎng)策略信息：如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、客戶(hù)細(xì)分策略等。財(cái)務(wù)信息：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算方案、成本核算數(shù)據(jù)、資金運(yùn)作信息等。人力資源信息：?jiǎn)T工薪酬福利數(shù)據(jù)、績(jī)效考核結(jié)果、員工個(gè)人隱私信息等。2.技術(shù)秘密類(lèi)核心技術(shù)資料：公司自主研發(fā)的技術(shù)配方、算法、軟件代碼、專(zhuān)利技術(shù)等。技術(shù)文檔：技術(shù)手冊(cè)、操作指南、技術(shù)培訓(xùn)資料等。3.客戶(hù)信息類(lèi)客戶(hù)基本資料：客戶(hù)名稱(chēng)、聯(lián)系方式、地址、經(jīng)營(yíng)范圍等?？蛻?hù)交易記錄：訂單信息、銷(xiāo)售合同、售后服務(wù)記錄等?？蛻?hù)需求信息：客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)的特殊要求、反饋意見(jiàn)等。4.運(yùn)營(yíng)管理類(lèi)公司規(guī)章制度：各類(lèi)管理制度、流程文件、工作標(biāo)準(zhǔn)等。會(huì)議紀(jì)要：公司內(nèi)部會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等形成的紀(jì)要文件。運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)：生產(chǎn)數(shù)據(jù)、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)、物流數(shù)據(jù)等。（三）信息標(biāo)識(shí)對(duì)每類(lèi)信息賦予唯一的標(biāo)識(shí)代碼，并在信息載體上進(jìn)行明確標(biāo)注，以便于識(shí)別和管理。標(biāo)識(shí)代碼應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于記憶和查詢(xún)。三、信息存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)建立公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)系統(tǒng)，根據(jù)信息分類(lèi)設(shè)置不同的文件夾和權(quán)限，對(duì)各類(lèi)電子信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)。定期對(duì)電子信息進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)包括硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)于重要的電子信息，采用加密存儲(chǔ)方式，設(shè)置訪問(wèn)密碼和權(quán)限，確保信息的保密性。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件檔案室，按照信息分類(lèi)對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔存放。文件檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)等適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，確保紙質(zhì)文件的完整性。對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行編號(hào)管理，建立文件索引目錄，便于快速查找和借閱。（二）保管責(zé)任1.部門(mén)保管責(zé)任各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)產(chǎn)生信息的收集、整理和初步保管工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)信息管理，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)信息保管工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，定期檢查本部門(mén)信息保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.信息管理員責(zé)任公司設(shè)立信息管理員崗位，負(fù)責(zé)公司整體信息保管的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。信息管理員應(yīng)熟悉公司各類(lèi)信息的分類(lèi)和存儲(chǔ)情況，定期對(duì)信息存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保信息存儲(chǔ)的安全性和可靠性。負(fù)責(zé)制定信息備份計(jì)劃，并監(jiān)督備份工作的執(zhí)行情況，確保數(shù)據(jù)備份的及時(shí)性和有效性。對(duì)信息訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行管理，根據(jù)員工崗位和職責(zé)需求，合理分配信息訪問(wèn)權(quán)限，防止信息泄露。（三）存儲(chǔ)期限1.商業(yè)秘密類(lèi)信息：根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定合理的存儲(chǔ)期限，一般為自信息產(chǎn)生之日起[X]年。在存儲(chǔ)期限屆滿(mǎn)后，需按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行評(píng)估和處理，決定是否繼續(xù)存儲(chǔ)或銷(xiāo)毀。2.技術(shù)秘密類(lèi)信息：核心技術(shù)資料等重要技術(shù)秘密信息存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)技術(shù)的生命周期和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況確定，一般不低于[X]年。其他技術(shù)文檔的存儲(chǔ)期限可根據(jù)實(shí)際需要確定，但不得少于[X]年。3.客戶(hù)信息類(lèi)：客戶(hù)基本資料和交易記錄等信息的存儲(chǔ)期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)要求，一般為自交易結(jié)束之日起[X]年。客戶(hù)需求信息等與客戶(hù)關(guān)系維護(hù)密切的信息，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)存儲(chǔ)期限。4.運(yùn)營(yíng)管理類(lèi)信息：公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等運(yùn)營(yíng)管理類(lèi)信息應(yīng)長(zhǎng)期保存，以便于查閱和參考。運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)期限根據(jù)業(yè)務(wù)需求和數(shù)據(jù)分析要求確定，一般為[X]年以上。四、信息訪問(wèn)與使用（一）訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)員工崗位和工作職責(zé)，為其設(shè)定相應(yīng)的信息訪問(wèn)權(quán)限。權(quán)限分為只讀、可編輯、可刪除等不同級(jí)別，確保員工只能訪問(wèn)和使用其工作所需的信息。2.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等高敏感信息，嚴(yán)格限制訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的特定人員才能訪問(wèn)。授權(quán)應(yīng)采用書(shū)面形式，明確授權(quán)范圍和期限，并進(jìn)行備案。3.信息訪問(wèn)權(quán)限應(yīng)定期進(jìn)行審核和調(diào)整，根據(jù)員工崗位變動(dòng)、工作職責(zé)調(diào)整等情況，及時(shí)更新訪問(wèn)權(quán)限，確保信息訪問(wèn)的安全性和合理性。（二）訪問(wèn)流程1.員工因工作需要訪問(wèn)信息時(shí)，應(yīng)向所在部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明訪問(wèn)信息的目的、內(nèi)容和期限。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的必要性和合理性后，簽署意見(jiàn)并提交信息管理員。3.信息管理員根據(jù)權(quán)限設(shè)置情況，為員工開(kāi)通相應(yīng)的信息訪問(wèn)權(quán)限，并記錄訪問(wèn)申請(qǐng)和授權(quán)情況。4.員工在獲得訪問(wèn)權(quán)限后，應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍使用信息，不得擅自擴(kuò)大訪問(wèn)范圍或泄露給他人。（三）使用規(guī)范1.員工在使用公司信息時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，不得將信息用于任何非法目的或謀取私利。2.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息，未經(jīng)公司書(shū)面授權(quán)，不得向任何第三方披露、傳播或使用。3.在信息使用過(guò)程中，如需對(duì)信息進(jìn)行復(fù)制、下載、打印等操作，應(yīng)確保操作符合信息保管要求，防止信息泄露或損壞。4.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉信息訪問(wèn)權(quán)限，妥善保管信息載體，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。五、信息共享與傳遞（一）共享原則1.公司內(nèi)部信息共享應(yīng)遵循必要、適度、安全的原則，確保信息共享在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行，不影響信息的保密性和安全性。2.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的共享，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保共享目的合法、必要，并采取相應(yīng)的保密措施。（二）共享流程1.部門(mén)之間如需共享信息，應(yīng)填寫(xiě)《信息共享申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明共享信息的名稱(chēng)、內(nèi)容、共享對(duì)象、共享目的和期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)共享信息提供部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至信息管理員。3.信息管理員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，評(píng)估共享信息的敏感性和安全性，必要時(shí)征求相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)。審核通過(guò)后，為共享對(duì)象開(kāi)通相應(yīng)的信息訪問(wèn)權(quán)限，并記錄共享情況。4.共享對(duì)象在獲得信息訪問(wèn)權(quán)限后，應(yīng)按照使用規(guī)范使用共享信息，不得超出授權(quán)范圍進(jìn)行傳播或使用。（三）傳遞方式1.電子傳遞通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)郵件系統(tǒng)、即時(shí)通訊工具等進(jìn)行信息傳遞時(shí)，應(yīng)確保信息加密傳輸，并對(duì)接收方進(jìn)行身份驗(yàn)證，防止信息在傳遞過(guò)程中被竊取或篡改。對(duì)于重要信息，應(yīng)采用加密壓縮文件的形式進(jìn)行傳遞，并在郵件主題或文件名稱(chēng)中注明“機(jī)密”字樣，提醒接收方注意保密。2.紙質(zhì)傳遞紙質(zhì)信息傳遞應(yīng)采用專(zhuān)人送達(dá)、機(jī)要郵寄等安全可靠的方式，確保信息在傳遞過(guò)程中的安全。對(duì)于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行密封包裝，并在封口處加蓋“機(jī)密”印章，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)傳遞和簽收。六、信息安全與保密措施（一）安全培訓(xùn)1.定期組織公司員工參加信息安全與保密培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識(shí)和保密技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括信息安全法律法規(guī)、公司信息保管制度、信息安全防范措施等。2.新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的信息安全與保密培訓(xùn)，使其了解公司信息保管要求和保密責(zé)任，并簽署保密協(xié)議。（二）安全防護(hù)1.加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設(shè)備，定期進(jìn)行安全檢測(cè)和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。2.對(duì)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，限制外部非法訪問(wèn)。3.對(duì)信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。（三）保密協(xié)議1.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息保管方面的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)定保密期限、保密范圍和違約責(zé)任等內(nèi)容。2.保密協(xié)議應(yīng)作為勞動(dòng)合同的附件，與勞動(dòng)合同具有同等法律效力。員工離職時(shí)，應(yīng)按照保密協(xié)議的約定，履行保密義務(wù)。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，泄露公司信息、擅自更改信息訪問(wèn)權(quán)限或不當(dāng)使用信息的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對(duì)于因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償公司因此遭受的損失。七、信息備份與恢復(fù)（一）備份計(jì)劃1.信息管理員應(yīng)制定詳細(xì)的信息備份計(jì)劃，明確備份的內(nèi)容、時(shí)間間隔、存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)地點(diǎn)等。2.備份時(shí)間間隔應(yīng)根據(jù)信息的重要性和更新頻率確定，重要信息應(yīng)每天進(jìn)行備份，一般信息可每周或每月進(jìn)行備份。3.備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行更換和檢查，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）恢復(fù)測(cè)試1.定期進(jìn)行信息恢復(fù)測(cè)試，驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性?；謴?fù)測(cè)試應(yīng)模擬實(shí)際的數(shù)據(jù)丟失場(chǎng)景，按照預(yù)定的恢復(fù)流程進(jìn)行操作，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)能夠成功恢復(fù)數(shù)據(jù)。2.對(duì)恢復(fù)測(cè)試結(jié)果進(jìn)行記錄和分析，總結(jié)存在的問(wèn)題和不足，及時(shí)調(diào)整備份策略和恢復(fù)流程，提高信息恢復(fù)能力。（三）應(yīng)急處理1.制定信息備份與恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，明確在信息丟失或損壞等緊急情況下的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，確保相關(guān)人員熟悉應(yīng)急處理流程，能夠在緊急情況下迅速、有效地進(jìn)行信息恢復(fù)工作，減少對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響。八、信息銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀原則1.對(duì)于已超過(guò)存儲(chǔ)期限或不再需要保管的信息，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保信息徹底清除，防止信息泄露。2.信息銷(xiāo)毀應(yīng)遵循安全、環(huán)保、經(jīng)濟(jì)的原則，選擇合適的銷(xiāo)毀方式和存儲(chǔ)介質(zhì)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合相關(guān)法律法規(guī)要求。（二）銷(xiāo)毀流程1.信息保管部門(mén)提出信息銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《信息銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀信息的名稱(chēng)、內(nèi)容、存儲(chǔ)介質(zhì)、數(shù)量和銷(xiāo)毀原因等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至信息管理員。3.信息管理員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)銷(xiāo)毀信息的安全性和必要性后，組織相關(guān)人員進(jìn)行銷(xiāo)毀操作。4.信息銷(xiāo)毀可采用物理銷(xiāo)毀（如粉碎、焚燒等）或數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行，確保信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。5.銷(xiāo)毀完成后，信息管理員應(yīng)在《信息銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表存檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立信息保管監(jiān)督小組，由公司高層管理人員、信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司信息保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)公司信息保管工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括信息分類(lèi)與標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)與保管、訪問(wèn)與使用、共享與傳遞、安全與保密、備份與恢復(fù)、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。（二）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組按照規(guī)定的時(shí)間間隔對(duì)公司信息保管工作進(jìn)行全面檢查，形成檢查報(bào)告，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。2.不定期抽查：監(jiān)督小組根據(jù)工作需要，對(duì)公司部分部門(mén)或信息保管環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（三）整改措施1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)