保管使用管理制度總則1.目的為了加強(qiáng)公司各類物品的保管與使用管理，確保物品的安全、完整，提高物品的使用效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有部門及員工對(duì)各類辦公設(shè)備、辦公用品、固定資產(chǎn)等物品的保管與使用。3.基本原則按需配備原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置物品，避免浪費(fèi)。歸口管理原則：各類物品分別歸口相關(guān)部門進(jìn)行管理，明確管理職責(zé)。規(guī)范使用原則：?jiǎn)T工應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法使用物品，確保物品的正常使用和使用壽命。定期盤點(diǎn)原則：定期對(duì)物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。物品分類及管理職責(zé)1.辦公設(shè)備定義：包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等用于辦公的電子設(shè)備。管理職責(zé)：由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購、調(diào)配、維護(hù)和管理。行政部門應(yīng)建立辦公設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的型號(hào)、配置、購買時(shí)間、使用部門等信息。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.辦公用品定義：包括筆、紙、文件夾、筆記本、訂書機(jī)等日常辦公所需的用品。管理職責(zé)：行政部門負(fù)責(zé)辦公用品的采購、庫存管理和發(fā)放。各部門根據(jù)實(shí)際需要填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。行政部門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)辦公用品的領(lǐng)用情況，合理控制庫存。3.固定資產(chǎn)定義：指單位價(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，使用年限在一年以上，并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。包括房屋、建筑物、機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具等。管理職責(zé)：由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的賬務(wù)核算，行政部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的實(shí)物管理。行政部門應(yīng)建立固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)的名稱、型號(hào)、規(guī)格、購置時(shí)間、使用部門、存放地點(diǎn)等信息。定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于固定資產(chǎn)的購置、處置、報(bào)廢等事項(xiàng)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.低值易耗品定義：指單位價(jià)值較低、使用年限較短，不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品。如工具、器具、玻璃器皿等。管理職責(zé)：行政部門負(fù)責(zé)低值易耗品的采購、庫存管理和發(fā)放。各部門根據(jù)實(shí)際需要填寫低值易耗品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。行政部門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)低值易耗品的領(lǐng)用情況，合理控制庫存。物品采購與入庫1.采購計(jì)劃各部門根據(jù)工作需要，提前制定物品采購計(jì)劃，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并提交給行政部門。行政部門匯總各部門的采購計(jì)劃，結(jié)合庫存情況進(jìn)行審核，制定公司年度、季度和月度物品采購計(jì)劃。2.采購實(shí)施行政部門根據(jù)采購計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保采購物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或詢價(jià)采購。3.物品入庫采購的物品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行驗(yàn)收。行政部門組織相關(guān)人員對(duì)采購物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將入庫單交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物品，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，辦理退換貨手續(xù)。物品保管1.倉庫管理行政部門應(yīng)設(shè)立專門的倉庫，用于存放各類物品。倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，確保物品的安全存放。倉庫管理人員應(yīng)按照物品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立物品保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品的出入庫情況。定期對(duì)倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤盈、盤虧的物品，應(yīng)及時(shí)查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行處理。2.安全保管措施對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全保管措施。加強(qiáng)倉庫的安全保衛(wèi)工作，配備必要的消防器材和防盜設(shè)施，確保倉庫的安全。倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，不得擅自離崗，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。物品使用1.領(lǐng)用規(guī)定員工因工作需要領(lǐng)用物品時(shí)，應(yīng)填寫物品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。行政部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放物品，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。對(duì)于貴重物品或限量領(lǐng)用的物品，應(yīng)實(shí)行實(shí)名登記制度，詳細(xì)記錄領(lǐng)用人員、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.使用要求員工應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法使用物品，不得擅自更改物品的用途或損壞物品。對(duì)于辦公設(shè)備，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。對(duì)于辦公用品，應(yīng)節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。3.借用管理員工因工作需要借用公司物品時(shí)，應(yīng)填寫物品借用申請(qǐng)表，注明借用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。行政部門根據(jù)審批后的借用申請(qǐng)表辦理借用手續(xù)，并在借用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。借用人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還借用物品，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借用時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借用人員應(yīng)妥善保管借用物品，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作用途。如因保管不善造成物品損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。物品維修與報(bào)廢1.維修管理辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫設(shè)備維修申請(qǐng)表，提交給行政部門。行政部門接到維修申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于無法在公司內(nèi)部維修的設(shè)備，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)的維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)及時(shí)維修設(shè)備，并填寫設(shè)備維修記錄，詳細(xì)記錄設(shè)備故障情況、維修時(shí)間、維修內(nèi)容、更換部件等信息。維修費(fèi)用由行政部門根據(jù)維修記錄進(jìn)行核算，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)廢管理對(duì)于已損壞無法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢期限的物品，使用部門應(yīng)填寫物品報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交給行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意報(bào)廢的物品，由行政部門統(tǒng)一進(jìn)行處理。對(duì)于有殘值的報(bào)廢物品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行變賣，變賣收入上繳公司財(cái)務(wù)。盤點(diǎn)與清查1.定期盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期對(duì)各類物品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]個(gè)月/季度/年。盤點(diǎn)前，行政部門應(yīng)制定盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)范圍等信息。盤點(diǎn)時(shí)，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，并與物品保管臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。對(duì)于賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫盤點(diǎn)差異表。盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、賬實(shí)差異原因及處理建議等，并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。2.不定期清查公司可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各類物品進(jìn)行清查。清查工作由行政部門組織實(shí)施，相關(guān)部門和人員應(yīng)積極配合。清查內(nèi)容包括物品的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況、使用情況等。對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。獎(jiǎng)懲規(guī)定1.獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)于在物品保管與使用管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括