供方會議管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司與供方之間的溝通與合作，規(guī)范供方會議的組織與管理，提高供應(yīng)鏈效率，確保產(chǎn)品質(zhì)量，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與所有供方之間召開的各類會議，包括但不限于年度供應(yīng)商大會、季度供應(yīng)商溝通會、專項問題協(xié)調(diào)會等。（三）會議原則1.溝通透明原則：確保公司與供方之間信息傳遞準(zhǔn)確、及時、全面，避免信息不對稱導(dǎo)致的合作問題。2.問題導(dǎo)向原則：聚焦合作過程中出現(xiàn)的質(zhì)量、交付、成本等問題，共同探討解決方案，推動問題有效解決。3.合作共贏原則：強(qiáng)調(diào)雙方在長期合作中的共同利益，通過加強(qiáng)溝通與協(xié)作，實(shí)現(xiàn)互利共贏的發(fā)展目標(biāo)。二、會議組織（一）會議發(fā)起1.發(fā)起部門：采購部門作為供方會議的主要發(fā)起部門，根據(jù)公司與供方合作的實(shí)際情況及需求，提出召開會議的建議。2.發(fā)起時機(jī)：年度供應(yīng)商大會：每年年初召開，對上一年度的合作進(jìn)行總結(jié)回顧，明確本年度合作目標(biāo)與重點(diǎn)。季度供應(yīng)商溝通會：每季度末召開，及時溝通季度內(nèi)合作進(jìn)展、存在問題及下季度工作計劃。專項問題協(xié)調(diào)會：根據(jù)合作過程中出現(xiàn)的重大質(zhì)量問題、交付延遲等專項問題，及時發(fā)起會議進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。（二）會議籌備1.成立籌備小組：由采購部門牽頭，相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門、生產(chǎn)部門等）人員組成籌備小組，負(fù)責(zé)會議的各項籌備工作。2.確定會議主題與議程：會議主題應(yīng)明確、具體，圍繞合作中的關(guān)鍵問題或重點(diǎn)工作展開。議程應(yīng)合理安排會議時間，確保各項議題得到充分討論，一般包括開場致辭、合作回顧與總結(jié)、問題討論與解決、工作計劃與目標(biāo)、溝通交流環(huán)節(jié)、會議總結(jié)等。3.邀請參會人員：采購部門負(fù)責(zé)邀請供方代表參會，根據(jù)會議主題和議程，確定邀請的供方范圍，包括主要供應(yīng)商的高層管理人員、項目負(fù)責(zé)人、技術(shù)專家等。同時，根據(jù)需要邀請公司內(nèi)部相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及工作人員參會。4.準(zhǔn)備會議資料：采購部門負(fù)責(zé)收集、整理與會議相關(guān)的資料，如合作協(xié)議、采購訂單、質(zhì)量報告、交付記錄等。準(zhǔn)備會議所需的文件、圖表、演示文稿等資料，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，能夠支持會議討論。5.安排會議場地與設(shè)備：根據(jù)會議規(guī)模和需求，選擇合適的會議場地，并確保場地設(shè)施齊全、環(huán)境良好。同時，準(zhǔn)備好會議所需的音響、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備，確保會議順利進(jìn)行。三、會議流程（一）會議開場1.主持人介紹：由采購部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任會議主持人，介紹參會人員，包括公司內(nèi)部人員和供方代表。2.開場致辭：公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行開場致辭，對供方的支持與合作表示感謝，簡要介紹會議背景和目的，強(qiáng)調(diào)合作的重要性和期望達(dá)成的目標(biāo)。（二）合作回顧與總結(jié)1.采購部門匯報：采購部門對過去一段時間內(nèi)與供方的合作情況進(jìn)行匯報，包括采購訂單執(zhí)行情況、交付及時性、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、成本控制等方面的內(nèi)容。通過數(shù)據(jù)、圖表等形式直觀展示合作成果與存在的問題。2.供方代表發(fā)言：供方代表對本企業(yè)在合作期間的工作進(jìn)行總結(jié)，分享經(jīng)驗(yàn)與成果，對公司提出的問題和建議表示回應(yīng)，并表達(dá)繼續(xù)合作的意愿和信心。（三）問題討論與解決1.提出問題：由公司內(nèi)部相關(guān)部門或采購部門提出在合作過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如質(zhì)量缺陷、交付延遲、成本超支等。明確問題的具體表現(xiàn)、影響范圍及造成的損失。2.分析原因：雙方共同對問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行深入分析，從供應(yīng)商的生產(chǎn)流程、質(zhì)量管理體系、原材料供應(yīng)、人員管理等方面查找根源，確保問題分析全面、準(zhǔn)確。3.制定解決方案：針對問題分析結(jié)果，雙方共同商討制定切實(shí)可行的解決方案。明確責(zé)任部門、責(zé)任人、時間節(jié)點(diǎn)及預(yù)期效果。解決方案應(yīng)具有可操作性和可衡量性，確保問題能夠得到有效解決。4.問題跟蹤與反饋：建立問題跟蹤機(jī)制，明確專人負(fù)責(zé)對解決方案的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。定期向會議匯報問題解決進(jìn)展，及時反饋執(zhí)行過程中出現(xiàn)的新問題，以便及時調(diào)整解決方案。（四）工作計劃與目標(biāo)1.公司工作計劃：公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人介紹下階段的工作計劃和目標(biāo)，包括采購需求預(yù)測、質(zhì)量要求、交付時間節(jié)點(diǎn)等方面的內(nèi)容。確保供方能夠提前了解公司的需求變化，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。2.供方工作計劃：供方代表介紹本企業(yè)針對公司下階段工作計劃制定的相應(yīng)工作計劃和措施，包括生產(chǎn)安排、質(zhì)量保障、成本控制等方面的內(nèi)容。雙方就工作計劃進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，確保雙方工作的銜接順暢。（五）溝通交流環(huán)節(jié)1.自由交流：設(shè)置自由交流環(huán)節(jié)，鼓勵雙方參會人員就合作過程中的其他問題、建議、想法等進(jìn)行充分溝通與交流。增進(jìn)彼此之間的了解與信任，促進(jìn)合作關(guān)系的進(jìn)一步發(fā)展。2.意見收集與反饋：會議籌備小組負(fù)責(zé)收集參會人員在自由交流環(huán)節(jié)提出的意見和建議，并進(jìn)行整理匯總。會后及時將意見反饋給相關(guān)部門和人員，督促其認(rèn)真研究處理，并將處理結(jié)果及時反饋給提出意見的人員。（六）會議總結(jié)1.主持人總結(jié)：會議主持人對會議進(jìn)行總結(jié)，回顧會議討論的主要內(nèi)容和達(dá)成的共識，強(qiáng)調(diào)問題解決的重要性和緊迫性，明確下一步工作的重點(diǎn)和要求。2.領(lǐng)導(dǎo)講話：公司高層領(lǐng)導(dǎo)對會議進(jìn)行總結(jié)講話，對供方的支持與合作表示感謝，對會議取得的成果給予肯定。同時，對雙方未來的合作提出期望和要求，鼓勵雙方繼續(xù)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，共同推動公司供應(yīng)鏈的持續(xù)優(yōu)化和發(fā)展。四、會議記錄與紀(jì)要（一）會議記錄1.記錄人員：由采購部門指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.記錄內(nèi)容：會議記錄應(yīng)包括會議基本信息（如會議名稱、時間、地點(diǎn)、參會人員等）、會議議程、會議討論內(nèi)容、問題提出與解決情況、工作計劃與目標(biāo)、溝通交流環(huán)節(jié)的主要意見和建議等。3.記錄方式：會議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式進(jìn)行。記錄過程中應(yīng)盡量采用原話記錄，確保記錄內(nèi)容的真實(shí)性和客觀性。（二）會議紀(jì)要1.紀(jì)要撰寫：會議結(jié)束后，采購部門應(yīng)及時整理會議記錄，撰寫會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)突出會議重點(diǎn)，概括會議討論的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識、問題解決措施及下一步工作計劃等。2.紀(jì)要審核：會議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交采購部門負(fù)責(zé)人審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、客觀、完整。審核通過后的會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)送給公司內(nèi)部相關(guān)部門和供方代表。3.紀(jì)要存檔：會議紀(jì)要作為公司與供方合作過程中的重要文件，應(yīng)進(jìn)行存檔管理。存檔期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，以便日后查閱和參考。五、會議跟進(jìn)與評估（一）會議跟進(jìn)1.責(zé)任落實(shí)：根據(jù)會議討論確定的問題解決方案和工作計劃，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保各項工作得到有效落實(shí)。2.進(jìn)度跟蹤：建立會議跟進(jìn)機(jī)制，定期對問題解決和工作計劃執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查。通過定期匯報、現(xiàn)場檢查等方式，及時掌握工作進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。3.溝通協(xié)調(diào)：在會議跟進(jìn)過程中，加強(qiáng)公司內(nèi)部各部門之間以及公司與供方之間的溝通協(xié)調(diào)。及時解決工作中出現(xiàn)的跨部門問題和合作障礙，確保各項工作順利推進(jìn)。（二）會議評估1.評估指標(biāo)：建立會議評估指標(biāo)體系，從會議目標(biāo)達(dá)成情況、問題解決效果、溝通效率、參會人員滿意度等方面對會議進(jìn)行評估。2.評估方式：會議結(jié)束后，通過問卷調(diào)查、面談等方式收集參會人員對會議的評價和建議。同時，對會議后續(xù)工作的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤評估，綜合評價會議的實(shí)際效果。3.結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)會議評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時調(diào)整會議組織與管理方式。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供方，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈捅碚?；對于存在問題的會議組織環(huán)節(jié)或合作事項，提出改進(jìn)措施，不斷提高會議質(zhì)量和合作效果。六、會議紀(jì)律（一）參會人員要求1.參會人員應(yīng)提前安排好工作，確保能夠按時參加會議。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議組織者請假，并安排合適的人員代為參會。2.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時到達(dá)會議現(xiàn)場，不得遲到、早退。會議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，尊重他人發(fā)言，不得打斷或干擾他人。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達(dá)自己的觀點(diǎn)。（二）會議秩序維護(hù)1.會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，確保會議場地整潔、設(shè)備正常運(yùn)行。會議期間應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)維護(hù)會議秩序，及時