會(huì)議支出管理制度總則目的為加強(qiáng)公司會(huì)議支出管理，規(guī)范會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，提高資金使用效益，確保會(huì)議活動(dòng)的順利開(kāi)展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、總結(jié)表彰會(huì)等?；驹瓌t1.預(yù)算控制原則：會(huì)議支出應(yīng)納入預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算安排執(zhí)行，確保支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.合規(guī)性原則：會(huì)議支出必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁違規(guī)支出。3.真實(shí)性原則：報(bào)銷(xiāo)的會(huì)議費(fèi)用應(yīng)真實(shí)、合法，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)。4.效益性原則：在保證會(huì)議質(zhì)量的前提下，合理控制會(huì)議成本，提高會(huì)議效率。會(huì)議預(yù)算管理預(yù)算編制1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需要，提前編制會(huì)議預(yù)算。會(huì)議預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、預(yù)計(jì)費(fèi)用等內(nèi)容。2.會(huì)議預(yù)算應(yīng)包括會(huì)議場(chǎng)地租賃、餐飲、住宿、交通、設(shè)備租賃、資料印刷、禮品等各項(xiàng)費(fèi)用。3.預(yù)算編制應(yīng)遵循實(shí)事求是、勤儉節(jié)約的原則，不得虛報(bào)、高估預(yù)算。預(yù)算審批1.會(huì)議預(yù)算編制完成后，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，并提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)狀況和會(huì)議實(shí)際需求，對(duì)預(yù)算進(jìn)行審批，確保預(yù)算的合理性和可行性。3.經(jīng)審批后的會(huì)議預(yù)算作為會(huì)議支出的控制依據(jù)，不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算審批程序重新報(bào)批。會(huì)議支出標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議場(chǎng)地租賃1.會(huì)議場(chǎng)地租賃應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)等因素合理選擇，優(yōu)先選擇公司內(nèi)部會(huì)議室，如確實(shí)需要租賃外部場(chǎng)地，應(yīng)選擇性?xún)r(jià)比高、設(shè)施齊全的場(chǎng)地。2.會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)用應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)行情和實(shí)際情況確定，不得高于同行業(yè)平均水平。3.租賃場(chǎng)地時(shí)，應(yīng)與場(chǎng)地提供方簽訂租賃合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保租賃費(fèi)用的合理性和合法性。餐飲1.會(huì)議期間的餐飲應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模和參會(huì)人員的實(shí)際需求合理安排，提倡簡(jiǎn)餐，反對(duì)鋪張浪費(fèi)。2.工作例會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)等一般性會(huì)議，原則上安排工作餐；重要會(huì)議、大型會(huì)議可根據(jù)實(shí)際情況安排自助餐或桌餐，但應(yīng)嚴(yán)格控制菜品數(shù)量和檔次。3.會(huì)議餐飲費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)會(huì)議所在地的消費(fèi)水平和實(shí)際情況確定，不得高于當(dāng)?shù)赝袠I(yè)標(biāo)準(zhǔn)。住宿1.外地參會(huì)人員的住宿應(yīng)根據(jù)會(huì)議安排和實(shí)際情況合理安排，優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠、交通便利的酒店。2.住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)參會(huì)人員的職級(jí)和會(huì)議性質(zhì)確定，不得超標(biāo)。如因特殊情況需要提高住宿標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)提前報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.住宿費(fèi)用應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷(xiāo)，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)。交通1.參會(huì)人員的交通費(fèi)用應(yīng)根據(jù)會(huì)議安排和實(shí)際情況合理報(bào)銷(xiāo)。本地參會(huì)人員原則上不報(bào)銷(xiāo)交通費(fèi)用；外地參會(huì)人員可根據(jù)實(shí)際情況報(bào)銷(xiāo)往返機(jī)票、火車(chē)票、汽車(chē)票等，但應(yīng)選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的交通方式，不得乘坐頭等艙、一等座等超標(biāo)交通工具。2.因特殊情況需要乘坐出租車(chē)或包車(chē)的，應(yīng)提前報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并注明原因和行程。3.交通費(fèi)用應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷(xiāo)，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)。設(shè)備租賃1.會(huì)議需要租賃設(shè)備的，應(yīng)根據(jù)會(huì)議實(shí)際需求提前申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。2.設(shè)備租賃費(fèi)用應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)行情和實(shí)際情況確定，不得高于同行業(yè)平均水平。3.租賃設(shè)備時(shí)，應(yīng)與設(shè)備租賃方簽訂租賃合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保租賃費(fèi)用的合理性和合法性。資料印刷1.會(huì)議資料印刷應(yīng)根據(jù)會(huì)議實(shí)際需求合理安排，提倡雙面印刷，減少浪費(fèi)。2.資料印刷費(fèi)用應(yīng)根據(jù)印刷數(shù)量、紙張規(guī)格、印刷工藝等因素確定，不得高于同行業(yè)平均水平。3.印刷資料時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的印刷廠(chǎng)家，并與印刷廠(chǎng)家簽訂印刷合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。禮品1.會(huì)議如需發(fā)放禮品，應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和參會(huì)人員的貢獻(xiàn)程度合理確定禮品標(biāo)準(zhǔn)，不得發(fā)放高檔禮品。2.禮品費(fèi)用應(yīng)納入會(huì)議預(yù)算，并按照實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷(xiāo)，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)。3.發(fā)放禮品時(shí)，應(yīng)做好登記工作，確保禮品發(fā)放的準(zhǔn)確性和公正性。會(huì)議支出報(bào)銷(xiāo)流程報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議支出憑證，并填寫(xiě)《會(huì)議支出報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)列出會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、支出項(xiàng)目、金額等內(nèi)容，并附上相關(guān)發(fā)票、合同等原始憑證。2.申請(qǐng)表經(jīng)會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)審核1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)本制度和相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定，對(duì)會(huì)議支出報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表及原始憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性；支出項(xiàng)目是否符合本制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)；報(bào)銷(xiāo)金額是否與預(yù)算相符等。2.如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)存在問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與會(huì)議組織部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。領(lǐng)導(dǎo)審批1.經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤的會(huì)議支出報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)本制度和公司財(cái)務(wù)狀況，對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保支出的合理性和合規(guī)性。報(bào)銷(xiāo)支付1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后的會(huì)議支出報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表，由財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度辦理報(bào)銷(xiāo)支付手續(xù)。2.報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付給相關(guān)供應(yīng)商，不得支付現(xiàn)金。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議支出情況進(jìn)行審計(jì)，檢查會(huì)議支出是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)支出行為。2.審計(jì)人員應(yīng)查閱會(huì)議支出的相關(guān)憑證、合同、報(bào)表等資料，核實(shí)支出的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性，并形成審計(jì)報(bào)告。日常監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議支出的日常監(jiān)督，定期對(duì)會(huì)議支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.各部門(mén)應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的會(huì)議支出行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于責(zé)令改正、追回違規(guī)支出款項(xiàng)、通報(bào)批評(píng)、追究相關(guān)人員責(zé)任等。2.對(duì)于涉