會務用品管理制度一、總則1.目的為加強公司會務用品的管理，規(guī)范會務用品的采購、使用、保管等流程，確保會務工作的順利進行，提高工作效率，節(jié)約成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會議、培訓、活動等所需會務用品的管理。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)會議、培訓、活動的實際需求，合理采購會務用品，避免浪費。規(guī)范管理原則：建立健全會務用品管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責和流程，確保管理工作規(guī)范有序。節(jié)約高效原則：在滿足會務需求的前提下，盡量節(jié)約成本，提高會務用品的使用效率。二、職責分工1.行政部門負責會務用品管理制度的制定、修訂和完善。匯總各部門的會務需求，編制年度會務用品采購預算。負責會務用品的采購、驗收、入庫、保管和發(fā)放工作。定期對會務用品的庫存進行盤點，確保賬物相符。2.使用部門根據(jù)會議、培訓、活動的實際需求，提前向行政部門提交會務用品申請。負責本部門領用的會務用品的使用和保管，確保物品的安全和完整。協(xié)助行政部門做好會務用品的盤點工作。三、采購管理1.采購計劃各部門應在會議、培訓、活動舉辦前[X]個工作日，將所需會務用品的清單提交給行政部門。清單應包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等詳細信息。行政部門根據(jù)各部門提交的清單，結合庫存情況，編制會務用品采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容，并報公司領導審批。2.供應商選擇行政部門應建立會務用品供應商名錄，定期對供應商進行評估和篩選，選擇信譽良好、產(chǎn)品質量可靠、價格合理的供應商合作。在選擇供應商時，應至少考察[X]家以上的供應商，并進行比較和分析，選擇最優(yōu)供應商。3.采購流程行政部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應商發(fā)送采購訂單。采購訂單應明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。供應商應按照采購訂單的要求，按時、按質、按量將貨物送達公司指定地點。行政部門負責組織驗收工作。驗收合格后，行政部門應及時辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商名稱、入庫日期等內(nèi)容。四、庫存管理1.入庫管理會務用品到貨后，行政部門倉庫管理人員應及時進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質量、外觀等是否符合采購訂單的要求。驗收合格的會務用品應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務部門記賬，一聯(lián)交采購部門備查。對于驗收不合格的會務用品，倉庫管理人員應及時通知采購部門與供應商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。2.保管管理會務用品應存放在專門的倉庫或儲物間，按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并做好標識。倉庫應保持通風、干燥、清潔，避免會務用品受潮、發(fā)霉、損壞等。倉庫管理人員應定期對會務用品進行盤點，確保賬物相符。盤點周期為[X]個月。對于易損、易耗的會務用品，應建立庫存預警機制，當庫存數(shù)量低于最低庫存限額時，及時通知行政部門采購。3.出庫管理使用部門因工作需要領用會務用品時，應填寫領用申請表，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，到行政部門倉庫領取。倉庫管理人員應根據(jù)領用申請表的內(nèi)容，及時發(fā)放會務用品，并填寫出庫單。出庫單應一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務部門記賬，一聯(lián)交領用部門備查。對于貴重或限量使用的會務用品，領用部門應指定專人負責保管，并在使用后及時歸還倉庫。五、使用管理1.領用要求使用部門應按照實際需求領用會務用品，不得超量領用或浪費。領用的會務用品應妥善保管，不得隨意丟棄或轉借他人。對于一次性使用的會務用品，使用后應按照規(guī)定進行處理，不得隨意丟棄。2.使用監(jiān)督行政部門應定期對各部門會務用品的使用情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對于浪費會務用品的行為，行政部門應進行批評教育，并按照公司相關規(guī)定進行處理。3.歸還管理會議、培訓、活動結束后，使用部門應及時將會務用品歸還倉庫。對于未使用完的會務用品，應辦理退庫手續(xù)。倉庫管理人員應對歸還的會務用品進行檢查和清點，如有損壞或丟失，應查明原因，并按照公司相關規(guī)定進行處理。六、費用管理1.預算管理行政部門應根據(jù)公司年度工作計劃和會議、培訓、活動安排，編制年度會務用品采購預算。預算應包括采購費用、運輸費用、倉儲費用等各項費用。年度會務用品采購預算應報公司領導審批后執(zhí)行。在預算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調整預算，應按照公司預算管理相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.報銷管理會務用品采購費用報銷時，應提供采購發(fā)票、采購訂單、入庫單、出庫單等相關憑證。報銷憑證應真實、合法、有效。報銷流程應按照公司財務報銷制度的規(guī)定執(zhí)行。財務部門應嚴格審核報銷憑證，對不符合規(guī)定的報銷申請予以拒絕。3.成本控制行政部門應定期對會務用品的采購成本、使用成本等進行分析和評估，采取有效措施降低成本。在保證會務用品質量和使用效果的前提下，應優(yōu)先選擇性價比高的產(chǎn)品，避免采購高價低質的物品。七、盤點與清查1.盤點計劃行政部門應制定會務用品盤點計劃，明確盤點時間、范圍、方法等內(nèi)容。盤點計劃應報公司領導審批后執(zhí)行。盤點時間應定期進行，一般為每季度末或年末。盤點范圍應包括倉庫內(nèi)存放的所有會務用品。2.盤點方法盤點方法可采用實地盤點法，即對倉庫內(nèi)的會務用品進行逐一清點和核對。在盤點過程中，應填寫盤點表，詳細記錄物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、實際庫存等信息。3.清查結果處理盤點結束后，行政部門應編制盤點報告，說明盤點情況、賬實差異及原因分析等內(nèi)容。對于賬實不符的情況，應查明原因，并按照公司相關規(guī)定進行處理。如因人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。八、報廢與處理1.報廢條件會務用品因使用年限過長、損壞無法修復、技術淘汰等原因，已失去使用價值的，可申請報廢。報廢的會務用品應經(jīng)行政部門鑒定確認，并填寫報廢申請表，報公司領導審批。2.報廢處理經(jīng)批準報廢的會務用品，行政部門應按照相關規(guī)定進行處理。處理方式可包括變賣、捐贈、銷毀等。對于變賣的報廢會務用品，應按照公司資產(chǎn)管理相關規(guī)定進行操作，確保資產(chǎn)處置的合法性和合規(guī)性。3.