產(chǎn)品檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司產(chǎn)品檔案的管理，確保產(chǎn)品檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮產(chǎn)品檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術(shù)研發(fā)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品檔案的管理，包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后服務(wù)等各個環(huán)節(jié)中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的產(chǎn)品檔案管理部門或指定專人負責(zé)產(chǎn)品檔案的統(tǒng)一收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保產(chǎn)品檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.完整性原則全面收集產(chǎn)品從策劃到退市全過程中形成的各種載體的檔案資料，保證產(chǎn)品檔案的完整性。3.準確性原則產(chǎn)品檔案中的內(nèi)容應(yīng)真實、準確地反映產(chǎn)品的實際情況，數(shù)據(jù)可靠，邏輯嚴謹。4.系統(tǒng)性原則對產(chǎn)品檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性，便于查找和利用。5.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的產(chǎn)品檔案進行保密管理，防止信息泄露。二、產(chǎn)品檔案的歸檔范圍（一）產(chǎn)品研發(fā)階段1.產(chǎn)品立項報告、可行性研究報告、市場調(diào)研報告等。2.產(chǎn)品設(shè)計方案、圖紙、技術(shù)文件、工藝文件等。3.產(chǎn)品測試報告、檢驗報告、質(zhì)量認證文件等。4.與產(chǎn)品研發(fā)相關(guān)的會議紀要、往來信函、電子郵件等。（二）產(chǎn)品生產(chǎn)階段1.原材料采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件等。2.生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝規(guī)程、操作規(guī)程等。3.生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制記錄、檢驗記錄、設(shè)備運行記錄等。4.產(chǎn)品包裝設(shè)計文件、包裝材料檢驗報告等。5.生產(chǎn)過程中的不合格品處理記錄、返工記錄等。（三）產(chǎn)品銷售階段1.銷售合同、訂單、報價單等。2.客戶信息、客戶反饋、市場銷售統(tǒng)計報表等。3.產(chǎn)品宣傳資料、廣告策劃方案、營銷活動記錄等。4.銷售渠道資料、經(jīng)銷商協(xié)議等。（四）產(chǎn)品售后服務(wù)階段1.售后服務(wù)記錄、維修記錄、客戶投訴處理記錄等。2.產(chǎn)品升級記錄、技術(shù)支持記錄等。3.售后服務(wù)配件采購合同、配件庫存記錄等。三、產(chǎn)品檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)本部門產(chǎn)品檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.產(chǎn)品檔案形成部門應(yīng)在文件材料產(chǎn)生后的規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至產(chǎn)品檔案管理部門。3.對于外來文件，如客戶提供的技術(shù)要求、合作方提供的資料等，接收部門應(yīng)及時登記，并移交至產(chǎn)品檔案管理部門。（二）整理方法1.分類按照產(chǎn)品檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，可分為產(chǎn)品研發(fā)檔案、生產(chǎn)檔案、銷售檔案、售后服務(wù)檔案等一級類目，每個一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號為便于管理和查找，對產(chǎn)品檔案進行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編碼、字母與數(shù)字混合編碼等方式。例如，產(chǎn)品研發(fā)檔案編號可采用“YF年份項目編號順序號”的格式。3.編目編制產(chǎn)品檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。目錄應(yīng)一式多份，分別用于檔案管理部門留存、提供利用等。4.裝訂對紙張型檔案資料進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊、牢固。對于電子檔案，應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、產(chǎn)品檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的產(chǎn)品檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管期限根據(jù)產(chǎn)品檔案的重要性和利用價值，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密、重大決策等具有重要歷史價值和長遠利用價值的產(chǎn)品檔案。2.長期保管的檔案一般為10年以上（含10年）保管期限的檔案，如產(chǎn)品研發(fā)過程中的重要技術(shù)文件、生產(chǎn)過程中的關(guān)鍵質(zhì)量記錄、銷售合同等。3.短期保管的檔案保管期限為110年的檔案，如一般性的產(chǎn)品宣傳資料、日常生產(chǎn)記錄等。（三）檔案保管要求1.產(chǎn)品檔案應(yīng)按照編號順序排列上架，便于查找和存取。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格遵守檔案借閱制度，確保檔案的安全。未經(jīng)批準，任何人不得擅自進入檔案庫房。五、產(chǎn)品檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱產(chǎn)品檔案，用于產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后服務(wù)等工作。外部單位因合作、審計、調(diào)查等需要查閱產(chǎn)品檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱查閱人員可在檔案管理部門指定的場所查閱產(chǎn)品檔案，查閱時應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。2.借閱因工作需要借閱產(chǎn)品檔案的，須填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用登記對產(chǎn)品檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）檔案名稱、編號、用途、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、產(chǎn)品檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對已到保管期限的產(chǎn)品檔案進行鑒定，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要性、利用價值等因素，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對經(jīng)鑒定確無保存價值的產(chǎn)品檔案，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定場所進行，并采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.對檔案銷毀過程進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式等信息，記錄應(yīng)留存?zhèn)洳?。七、產(chǎn)品檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對各部門產(chǎn)品檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部審計部門定期對產(chǎn)品檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。（二）考核評價1.將產(chǎn)品檔案管理工作納入各部門績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和