中新采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動的合規(guī)性、高效性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及下屬各部門、子公司的采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。2.經(jīng)濟性原則：在滿足公司需求的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。3.公正性原則：采購決策應(yīng)基于客觀公正的標準，對所有供應(yīng)商一視同仁，不得偏袒任何一方。4.透明性原則：采購過程應(yīng)保持透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計，確保采購信息公開、公平、公正。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立采購部，負責(zé)公司采購活動的統(tǒng)一管理與執(zhí)行。采購部根據(jù)業(yè)務(wù)需求，可下設(shè)不同的采購小組，分別負責(zé)不同類型物資或服務(wù)的采購。（二）采購部職責(zé)1.制定并執(zhí)行公司采購管理制度、流程和標準。2.負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇、管理和考核工作。3.組織采購項目的實施，包括采購計劃制定、采購訂單下達、合同簽訂、交貨跟蹤等。4.參與采購項目的預(yù)算編制和成本控制工作，進行采購成本分析與核算，提出降低采購成本的建議和措施。5.收集市場信息，分析市場動態(tài)，為公司采購決策提供參考依據(jù)。6.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，解決采購過程中出現(xiàn)的問題和糾紛。7.負責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管工作，確保采購資料的完整性和可追溯性。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：負責(zé)提出物資或服務(wù)的采購需求，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對需求的合理性和準確性負責(zé)。2.財務(wù)部門：負責(zé)審核采購預(yù)算、合同付款條款、報銷憑證等，監(jiān)督采購資金的使用情況，進行采購成本的核算與分析。3.質(zhì)量部門：負責(zé)對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量進行檢驗和驗收，參與供應(yīng)商質(zhì)量管理工作，提出質(zhì)量改進意見。4.法務(wù)部門：負責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律意見和支持，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目進度或業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細注明物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計交貨時間、用途等信息。2.《采購申請表》經(jīng)需求部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購計劃制定1.采購部收到《采購申請表》后，進行匯總分析，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并經(jīng)采購部負責(zé)人審核簽字。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.根據(jù)采購計劃，采購部通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，包括供應(yīng)商推薦、行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)搜索、采購平臺等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等資料，建立供應(yīng)商信息庫。3.采購部組織相關(guān)部門對符合條件的供應(yīng)商進行實地考察和評估，填寫《供應(yīng)商評估表》，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、財務(wù)狀況、信譽度等方面。4.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部確定合格供應(yīng)商名單，并與合格供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）采購訂單下達1.采購部根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇結(jié)果，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量要求、付款方式等條款。2.采購訂單經(jīng)采購部負責(zé)人審核簽字后，加蓋公司公章或合同專用章，并以書面、郵件、電子訂單等方式發(fā)送給供應(yīng)商。（五）采購合同簽訂1.對于金額較大、采購周期較長或涉及重要物資和服務(wù)的采購項目，采購部應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和可操作性。2.采購合同簽訂前，采購部應(yīng)將合同草案提交至法務(wù)部門進行審核，法務(wù)部門對合同條款的合法性、合規(guī)性進行審查，并提出修改意見。采購部根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同草案進行修改完善后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由采購部與供應(yīng)商簽訂正式合同，并加蓋雙方公章或合同專用章。合同簽訂后，采購部應(yīng)將合同副本分別送交需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門備案。（六）采購物資驗收1.采購物資到貨前，采購部應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，需求部門和質(zhì)量部門按照采購合同和相關(guān)標準對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行驗收。驗收合格后，填寫《采購物資驗收單》，并由驗收人員簽字確認。3.如發(fā)現(xiàn)采購物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等問題，需求部門和質(zhì)量部門應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決。供應(yīng)商應(yīng)負責(zé)更換、補貨或采取其他補救措施，直至采購物資符合要求為止。（七）采購付款1.采購物資驗收合格后，采購部應(yīng)及時整理相關(guān)資料，包括采購申請表、采購計劃、采購訂單、采購合同、驗收單等，提交至財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款期限，對采購部提交的付款資料進行審核。審核無誤后，按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定辦理付款業(yè)務(wù)，并進行賬務(wù)處理。3.對于預(yù)付款項，采購部應(yīng)在簽訂采購合同后，按照合同約定向財務(wù)部門提交預(yù)付款申請，并提供相關(guān)合同文件。財務(wù)部門審核通過后，按照規(guī)定支付預(yù)付款項。預(yù)付款項支付后，采購部應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保預(yù)付款項的安全使用。四、采購方式（一）集中采購1.對于公司通用的、批量較大的物資或服務(wù)，由采購部組織實施集中采購。集中采購應(yīng)通過招標、詢價、競爭性談判等方式進行，以獲得更優(yōu)惠的采購價格和更好的采購服務(wù)。2.采購部應(yīng)制定集中采購方案，明確采購范圍、采購方式、采購流程、供應(yīng)商選擇標準等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.集中采購過程中，采購部應(yīng)嚴格按照采購方案執(zhí)行，確保采購活動的公開、公平、公正。采購結(jié)束后，采購部應(yīng)及時將采購結(jié)果通知各需求部門，并辦理相關(guān)物資或服務(wù)的交接手續(xù)。（二）分散采購1.對于公司非通用的、零星的物資或服務(wù)，由需求部門根據(jù)實際情況自行組織采購。需求部門應(yīng)在采購前填寫《采購申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，按照本制度規(guī)定的采購流程進行采購。2.需求部門在采購過程中，應(yīng)選擇具有良好信譽和質(zhì)量保證的供應(yīng)商，并與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，需求部門應(yīng)將合同副本送交采購部備案。3.采購部應(yīng)對需求部門的分散采購活動進行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保采購活動符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。（三）緊急采購1.因生產(chǎn)經(jīng)營急需、突發(fā)事件等原因，無法按照正常采購流程進行采購時，可進行緊急采購。緊急采購由需求部門填寫《緊急采購申請表》，詳細說明緊急采購的原因、物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，需求部門應(yīng)在確保質(zhì)量和價格合理的前提下，盡快組織實施緊急采購。緊急采購可采用直接采購、詢價采購等方式進行，但應(yīng)在采購?fù)瓿珊蠹皶r補辦相關(guān)手續(xù)。3.采購部應(yīng)對緊急采購活動進行跟蹤和監(jiān)督，確保緊急采購物資或服務(wù)及時滿足公司需求，并對緊急采購的原因、過程和結(jié)果進行記錄和分析，以便總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善采購管理工作。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部定期收集市場供應(yīng)商信息，分析市場動態(tài)和供應(yīng)商情況，制定供應(yīng)商開發(fā)計劃。2.根據(jù)供應(yīng)商開發(fā)計劃，采購部通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，包括供應(yīng)商推薦、行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)搜索、采購平臺等。3.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等資料，建立供應(yīng)商信息庫。4.采購部組織相關(guān)部門對符合條件的供應(yīng)商進行實地考察和評估，填寫《供應(yīng)商評估表》，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、財務(wù)狀況、信譽度等方面。（二）供應(yīng)商評估與選擇1.采購部定期對供應(yīng)商進行評估，評估周期原則上為每年一次，特殊情況可根據(jù)實際需要縮短評估周期。2.供應(yīng)商評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)、合作配合度等方面。采購部應(yīng)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行綜合評估，填寫《供應(yīng)商評估表》，并根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進行分類管理。3.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部選擇優(yōu)秀供應(yīng)商作為公司的合格供應(yīng)商，并建立合格供應(yīng)商名單。合格供應(yīng)商應(yīng)與公司簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.對于新開發(fā)的供應(yīng)商，采購部應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的評估情況，給予一定的試用期。試用期內(nèi)，采購部對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行跟蹤評估。試用期結(jié)束后，如供應(yīng)商表現(xiàn)良好，可正式納入合格供應(yīng)商名單；如表現(xiàn)不佳，采購部應(yīng)及時終止合作。（三）供應(yīng)商考核與激勵1.采購部建立供應(yīng)商考核機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面進行考核?？己私Y(jié)果作為供應(yīng)商續(xù)期、調(diào)整采購份額、暫停合作等的重要依據(jù)。2.供應(yīng)商考核指標包括產(chǎn)品合格率、交貨及時率、價格波動情況、售后服務(wù)滿意度等。采購部應(yīng)根據(jù)考核指標制定具體的考核評分標準，定期對供應(yīng)商進行評分，并將考核結(jié)果反饋給供應(yīng)商。3.對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部可給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作機會、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等；對于考核不達標或出現(xiàn)嚴重問題的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時采取措施進行整改，如暫停合作、降低采購份額、取消合格供應(yīng)商資格等。4.采購部應(yīng)定期與供應(yīng)商進行溝通交流，了解供應(yīng)商的需求和意見，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題，維護良好的合作關(guān)系。同時，采購部應(yīng)鼓勵供應(yīng)商不斷改進產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，提高自身競爭力。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋采購流程的各個環(huán)節(jié)，包括供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購物資驗收、采購付款等。2.風(fēng)險評估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進行分級，確定風(fēng)險等級。對于高風(fēng)險事項，采購部應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險：通過加強供應(yīng)商開發(fā)、評估和管理，選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商；與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；定期對供應(yīng)商進行考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題等措施，降低供應(yīng)商風(fēng)險。2.市場風(fēng)險：關(guān)注市場動態(tài)，及時收集市場信息，分析市場價格波動趨勢；通過與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款、采用套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。3.質(zhì)量風(fēng)險：加強采購物資驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴格按照采購合同和相關(guān)標準對采購物資進行檢驗；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行審核；定期對采購物資的質(zhì)量進行抽檢，及時發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題等措施，降低質(zhì)量風(fēng)險。4.合同風(fēng)險：加強采購合同的審核和管理，確保合同條款的合法性、完整性和可操作性；要求法務(wù)部門對采購合同進行審核，提出修改意見；建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題等措施，降低合同風(fēng)險。5.付款風(fēng)險：嚴格按照采購合同約定的付款方式和付款期限進行付款；加強對采購付款的審核，確保付款資料的真實性、完整性和合法性；建立付款風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決付款過程中出現(xiàn)的問題等措施，降低付款風(fēng)險。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.采購部建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.對于風(fēng)險等級較高的事項，采購部應(yīng)設(shè)置風(fēng)險預(yù)警指標，當(dāng)預(yù)警指標達到設(shè)定值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，并采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。3.采購部應(yīng)定期對采購風(fēng)險管理工作進行總結(jié)和分析，評估風(fēng)險應(yīng)對措施的有效性，不斷完善采購風(fēng)險管理體系，提高采購風(fēng)險管理水平。七、采購信息化管理（一）采購信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司建立采購信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購流程的信息化管理。采購信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購需求管理、采購計劃制定、供應(yīng)商管理、采購訂單下達、采購合同簽訂、采購物資驗收、采購付款等環(huán)節(jié)，提高采購工作效率和管理水平。2.采購部負責(zé)采購信息系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性、完整性和安全性。同時，采購部應(yīng)定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）信息共享與溝通1.采購信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他相關(guān)系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息共享和實時溝通。例如，采購信息系統(tǒng)應(yīng)與財務(wù)系統(tǒng)集成，實現(xiàn)采購付款信息的自動傳遞；與庫存管理系統(tǒng)集成，實現(xiàn)庫存信息的實時更新，為采購計劃制定提供準確依據(jù)。2.采購部應(yīng)定期將采購信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行整理和分析，生成采購報表和分析報告，為公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供決策支持。同時，采購部應(yīng)及時向供應(yīng)商反饋采購信息，加強與供應(yīng)商的溝通與合作。八、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等。2.采購部應(yīng)積極配合內(nèi)部審計部門的工作，及時提供相關(guān)資料和信息。對于內(nèi)部審計部門提出的問題和建議，采購部應(yīng)認真整改，并將整改情況及時反饋給內(nèi)部審計部門。（二