環(huán)保公司采購管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動符合公司利益，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，控制采購成本，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于設(shè)備采購、原材料采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。效益原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本的最小化，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。質(zhì)量原則：確保所采購的物資和服務(wù)符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。公開公正公平原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公正、公平的競爭原則，維護(hù)公司利益。采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，編制年度、月度采購計劃。尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)采購成本控制，進(jìn)行市場調(diào)研，分析價格走勢，爭取有利的采購價格和條件。采購人員職責(zé)嚴(yán)格遵守公司采購制度和流程，履行采購職責(zé)。積極尋找供應(yīng)商，收集供應(yīng)商信息，進(jìn)行供應(yīng)商初步篩選和推薦。協(xié)助采購部經(jīng)理進(jìn)行采購談判，參與合同起草和審核工作。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和協(xié)調(diào)，及時反饋訂單執(zhí)行情況。配合財務(wù)部門進(jìn)行采購付款申請和結(jié)算工作。2.需求部門提出采購需求：根據(jù)本部門生產(chǎn)經(jīng)營需要，提前向采購部門提交采購申請，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等詳細(xì)信息。參與采購評審：協(xié)助采購部門對供應(yīng)商進(jìn)行評估和選擇，參與采購談判，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。驗收采購物資：負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗收，確保物資符合質(zhì)量要求，并及時反饋驗收結(jié)果。3.其他相關(guān)部門財務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購合同付款條款，監(jiān)督采購資金的支付，確保資金支付的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。參與采購成本分析和控制，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。質(zhì)量部負(fù)責(zé)制定采購物資的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范。參與供應(yīng)商評估，對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗和監(jiān)督，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。采購流程1.采購申請需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計交貨時間、用途等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。提交采購申請：將填寫完整的《采購申請表》提交給采購部門。緊急采購申請應(yīng)注明“緊急”字樣，并說明緊急原因。2.采購審批采購部初審：采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請信息是否完整、準(zhǔn)確，采購需求是否合理，是否符合公司采購政策和預(yù)算安排。相關(guān)部門會審：對于金額較大或重要的采購項目，采購部組織財務(wù)部、質(zhì)量部等相關(guān)部門進(jìn)行會審。會審主要對采購項目的必要性、技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)合理性、質(zhì)量可靠性等方面進(jìn)行評估，并提出意見和建議。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)初審和會審結(jié)果，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，將采購申請?zhí)峤还绢I(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購申請進(jìn)入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)；審批不通過的，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，說明原因。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對新開發(fā)的供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的信息。供應(yīng)商評估：采購部門會同質(zhì)量部、財務(wù)部等相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力、交貨能力、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購項目的需求和供應(yīng)商評估結(jié)果，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于重要采購項目，可采用招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式確定供應(yīng)商。供應(yīng)商管理：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行獎懲，如增加或減少采購份額、暫停合作等。同時，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。4.采購合同簽訂合同起草：采購部門根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式，采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同審核：采購合同起草完成后，提交財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核重點包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，以及對公司利益的保護(hù)等方面。審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。合同簽訂：采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂后的合同原件由采購部門負(fù)責(zé)保管，并及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。5.采購訂單下達(dá)生成采購訂單：采購部門根據(jù)采購合同，生成《采購訂單》。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息，并與采購合同條款一致。下達(dá)采購訂單：采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商。同時，采購部門應(yīng)將采購訂單副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部等相關(guān)部門，以便各部門跟蹤訂單執(zhí)行情況。6.采購訂單跟蹤與協(xié)調(diào)訂單跟蹤：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時交貨或出現(xiàn)其他問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題。協(xié)調(diào)解決問題：對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如質(zhì)量問題、交貨延遲、合同變更等，采購部門應(yīng)及時組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。涉及重大問題的，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。7.采購驗收驗收準(zhǔn)備：需求部門在采購物資到貨前，應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收方案、準(zhǔn)備驗收工具和場地等。實施驗收：采購物資到貨后，需求部門按照驗收方案對物資進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。對于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的物資，可邀請質(zhì)量部等相關(guān)部門專業(yè)人員參與驗收。驗收結(jié)果反饋：驗收合格的，需求部門應(yīng)填寫《采購驗收單》，并由驗收人員簽字確認(rèn)。驗收不合格的，需求部門應(yīng)及時與采購部門和供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取換貨、補貨、退貨等措施解決問題。同時，采購部門應(yīng)跟蹤不合格物資的處理情況，直至問題得到妥善解決。8.采購付款付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請表》，注明付款金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購合同、驗收單等相關(guān)憑證。付款審核：財務(wù)部收到付款申請后，對申請內(nèi)容和相關(guān)憑證進(jìn)行審核。審核重點包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收結(jié)果的真實性、付款金額的準(zhǔn)確性等方面。審核通過后，按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行付款審批。付款執(zhí)行：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部按照付款申請和審批結(jié)果進(jìn)行付款操作。付款完成后，財務(wù)部應(yīng)及時登記入賬，并將付款憑證復(fù)印件反饋給采購部門。采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門編制采購預(yù)算草案：采購部門根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購需求預(yù)測，結(jié)合市場價格走勢，編制年度采購預(yù)算草案。采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項目、采購數(shù)量、采購金額等明細(xì)內(nèi)容。相關(guān)部門審核：采購預(yù)算草案編制完成后，提交財務(wù)部、需求部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核重點包括預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性、與公司整體預(yù)算的一致性等方面。預(yù)算調(diào)整：在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整等原因需要對采購預(yù)算進(jìn)行調(diào)整的，采購部門應(yīng)提出預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容和調(diào)整金額等。經(jīng)相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。2.預(yù)算執(zhí)行與控制采購部門嚴(yán)格執(zhí)行采購預(yù)算：采購部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動，嚴(yán)格控制采購成本，確保采購支出不超過預(yù)算額度。財務(wù)部監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況：財務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)控采購預(yù)算的執(zhí)行情況，定期對采購支出進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)采購支出超出預(yù)算額度，應(yīng)及時通知采購部門說明原因，并采取措施進(jìn)行控制。采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門識別采購風(fēng)險：采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、合同風(fēng)險等。評估風(fēng)險影響程度：對識別出的采購風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。2.風(fēng)險應(yīng)對措施針對不同風(fēng)險制定應(yīng)對措施：對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，可采取選擇多家供應(yīng)商、簽訂詳細(xì)合同條款、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等措施；對于質(zhì)量風(fēng)險，可加強供應(yīng)商管理、嚴(yán)格質(zhì)量檢驗、建立質(zhì)量追溯機制等措施；對于價格波動風(fēng)險，可采用套期保值、簽訂長期合同、關(guān)注市場動態(tài)等措施；對于合同風(fēng)險，可加強合同審核、規(guī)范合同簽訂和履行流程等措施。定期監(jiān)控風(fēng)險狀況：采購部門應(yīng)定期對采購風(fēng)險狀況進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，并根據(jù)實際情況調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施。采購績效評估1.評估指標(biāo)設(shè)定采購部門績效評估指標(biāo)：包括采購成本節(jié)約率、采購物資質(zhì)量合格率、采購訂單按時交付率、供應(yīng)商滿意度等指標(biāo)。采購人員績效評估指標(biāo)：包括個人采購任務(wù)完成情況、采購成本控制效果、供應(yīng)商開發(fā)與管理情況、采購合同執(zhí)行情況等指標(biāo)。2.評估周期與方式評估周期：采購部門和采購人員的績效評估周期為年度。評估方式：采用自評與上級評價相結(jié)合的方式進(jìn)行績效評估。采購部門和采購人員應(yīng)在年度末對自己的工作進(jìn)行總結(jié)和自評，填寫績效評估表。上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購部門和采購人員的工作表現(xiàn)和業(yè)績，進(jìn)行綜合評價，確定績效評估結(jié)果。3.評估結(jié)果應(yīng)用與薪酬掛鉤：根據(jù)績效評估結(jié)果，調(diào)整采購部門和采購人員的薪酬待遇?？冃?yōu)秀的給予獎勵，績效不達(dá)標(biāo)或出現(xiàn)重大失誤的給予相應(yīng)處罰。作為晉升依據(jù)：績效評估結(jié)果作為采購部門和采購人員晉升、崗位調(diào)整的重要依據(jù)。對于績效突出的采購人員，優(yōu)先考慮晉升機會