物資采購(gòu)工程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物資采購(gòu)工程管理工作，確保物資采購(gòu)工程的順利進(jìn)行，保證物資質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資采購(gòu)工程活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：物資采購(gòu)工程活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。4.歸口管理原則：物資采購(gòu)工程實(shí)行歸口管理，明確各部門職責(zé)，確保采購(gòu)工作有序開展。二、管理職責(zé)（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定物資采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司需求和庫(kù)存情況，合理安排采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間。2.組織供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同的有效履行。4.協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的問題，及時(shí)反饋采購(gòu)進(jìn)展情況。（二）需求部門1.提出物資需求申請(qǐng)，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合需求。4.配合采購(gòu)部門做好采購(gòu)合同的執(zhí)行和跟蹤工作。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用。2.參與采購(gòu)合同的審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付和核算，定期與采購(gòu)部門核對(duì)賬目。（四）審計(jì)部門1.對(duì)物資采購(gòu)工程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)過程的合規(guī)性和有效性。2.對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審查，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。3.對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，提出改進(jìn)建議。三、采購(gòu)流程（一）需求申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《物資需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.《物資需求申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到《物資需求申請(qǐng)表》后，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行分析，制定物資采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況等相關(guān)資料。3.組織相關(guān)部門對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就物資的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商。2.談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門審核。4.財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門審核通過后，采購(gòu)合同報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（五）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同的要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨期等信息。2.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單的要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時(shí)向采購(gòu)部門反饋發(fā)貨信息。3.采購(gòu)部門跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握物資的生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等，確保物資按時(shí)到貨。（六）驗(yàn)收與付款1.物資到貨前，采購(gòu)部門通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，需求部門按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《物資驗(yàn)收單》。3.驗(yàn)收合格的物資，需求部門在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.采購(gòu)部門根據(jù)《物資驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同，填寫《付款申請(qǐng)單》，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。5.財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照采購(gòu)合同的付款方式和時(shí)間安排支付采購(gòu)款項(xiàng)。四、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)1.適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)激烈的物資采購(gòu)工程。2.采購(gòu)部門制定招標(biāo)方案，明確招標(biāo)范圍、招標(biāo)方式、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)。4.組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（二）詢價(jià)采購(gòu)1.適用于采購(gòu)金額較小、規(guī)格型號(hào)單一、市場(chǎng)供應(yīng)充足的物資采購(gòu)工程。2.采購(gòu)部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)。3.對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)1.適用于采購(gòu)時(shí)間緊迫、技術(shù)復(fù)雜、不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的物資采購(gòu)工程。2.采購(gòu)部門成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判。3.談判小組根據(jù)談判情況，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購(gòu)1.適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)、必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求等特殊情況。2.采購(gòu)部門填寫《單一來源采購(gòu)申請(qǐng)表》，說明單一來源采購(gòu)的理由和供應(yīng)商情況。3.《單一來源采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購(gòu)部門與單一來源供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同。五、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和物資需求情況，編制物資采購(gòu)預(yù)算。2.物資采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等內(nèi)容。3.采購(gòu)預(yù)算經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，控制采購(gòu)成本。2.如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)部門應(yīng)填寫《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額。3.《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保采購(gòu)預(yù)算的合理使用。六、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行審核和審批。（二）合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的約定履行各自的義務(wù)。2.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑹o法履行或需要變更合同條款，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并按照本制度規(guī)定的流程辦理相關(guān)手續(xù)。（三）合同變更與解除1.采購(gòu)合同履行過程中，如需變更合同條款，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.如因不可抗力或其他原因?qū)е虏少?gòu)合同無法履行或需要解除合同，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并按照本制度規(guī)定的流程辦理相關(guān)手續(xù)。（四）合同歸檔1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本歸檔保存，以備查閱。2.合同歸檔應(yīng)包括合同文本、相關(guān)審批文件、往來信函、補(bǔ)充協(xié)議等資料。七、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司物資采購(gòu)需求和供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，選擇合格的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、良好的信譽(yù)、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（三）供應(yīng)商考核1.采購(gòu)部門建立供應(yīng)商考核制度，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨準(zhǔn)時(shí)率、價(jià)格合理性、售后服務(wù)滿意度等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.定期與供應(yīng)商進(jìn)行交流，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，共同探討合作發(fā)展機(jī)會(huì)。八、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門應(yīng)識(shí)別物資采購(gòu)工程過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如市場(chǎng)調(diào)研、質(zhì)量檢驗(yàn)、合同審核、供應(yīng)商管理等。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的風(fēng)險(xiǎn)，采取有效的措施進(jìn)行防范和控制。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)物資采購(gòu)工程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)過程的合規(guī)性和有效性。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)資金