物資設備合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司物資設備合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司在物資設備采購、租賃、維修、處置等活動中所簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責（一）公司管理層職責1.負責審批重大物資設備合同，對合同的合法性、合規(guī)性、合理性進行審查。2.協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的重大問題。（二）合同管理部門職責1.負責制定和完善物資設備合同管理制度，并組織實施。2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。3.建立合同臺賬，對合同進行分類、編號、歸檔，定期統(tǒng)計分析合同執(zhí)行情況。4.負責合同糾紛的處理，參與合同糾紛的訴訟、仲裁等活動。（三）業(yè)務部門職責1.負責提出物資設備采購、租賃、維修、處置等需求，提供相關技術資料和業(yè)務信息。2.參與合同的起草、談判、簽訂等工作，負責合同的具體履行。3.及時向合同管理部門反饋合同履行過程中的問題，配合合同管理部門做好合同管理工作。（四）財務部門職責1.負責審核合同中的財務條款，確保合同價款、支付方式、結(jié)算時間等符合公司財務規(guī)定。2.參與合同付款審核，按照合同約定及時辦理付款手續(xù)。3.協(xié)助合同管理部門做好合同執(zhí)行情況的財務分析。（五）法務部門職責1.負責對合同的合法性進行審查，提供法律意見和建議。2.參與合同糾紛的處理，為公司提供法律支持。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務部門根據(jù)物資設備采購、租賃、維修、處置等需求，負責起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利和義務，包括物資設備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準確、完整，避免歧義。（二）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交合同管理部門進行審核。合同管理部門應從合同的合法性、合規(guī)性、合理性、完整性等方面進行審核，并提出審核意見。2.合同管理部門審核通過后，將合同文本提交財務部門、法務部門進行會簽。財務部門主要審核合同中的財務條款，法務部門主要審核合同的合法性。3.各部門應在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。如審核意見不一致，由合同管理部門組織相關部門進行協(xié)商，達成一致意見后再進行修改完善。（三）合同審批1.經(jīng)審核、會簽后的合同文本，按照公司合同審批權限規(guī)定，提交公司管理層進行審批。2.公司管理層應認真審查合同條款，對合同的合法性、合規(guī)性、合理性、完整性進行全面評估，并做出審批決定。3.對于重大物資設備合同，公司管理層應組織相關部門進行專題研究，必要時可聘請外部專家進行論證。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)公司管理層審批通過后，由業(yè)務部門負責與對方當事人簽訂合同。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。2.簽訂合同前，業(yè)務部門應確保對方當事人具有合法的主體資格和履約能力，核實對方當事人的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關文件。3.簽訂合同過程中，業(yè)務部門應嚴格按照合同審批意見填寫合同條款，不得擅自變更或修改合同內(nèi)容。如因特殊情況需要變更或修改合同內(nèi)容的，應重新履行合同審批程序。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務部門應組織相關人員進行合同交底，將合同的主要內(nèi)容、雙方的權利和義務、履行要求等向參與合同履行的人員進行詳細說明。2.合同交底應形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認。（二）合同執(zhí)行1.業(yè)務部門應按照合同約定，組織物資設備的采購、租賃、維修、處置等活動，確保合同的順利履行。2.在合同履行過程中，業(yè)務部門應及時跟蹤物資設備的到貨、驗收、安裝、調(diào)試、使用等情況，發(fā)現(xiàn)問題應及時與對方當事人溝通協(xié)商解決，并向合同管理部門報告。3.財務部門應按照合同約定及時辦理付款手續(xù)，確保付款的準確性和及時性。（三）合同變更1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商，簽訂書面變更協(xié)議，并按照合同審批程序進行審批。2.合同變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）合同終止1.合同履行完畢后，業(yè)務部門應及時與對方當事人辦理合同終止手續(xù)，進行物資設備的驗收、結(jié)算、清理等工作。2.合同終止后，合同管理部門應及時將合同歸檔，并對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)分析。五、合同風險管理（一）風險識別1.合同管理部門應定期對物資設備合同進行風險識別，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如對方當事人違約、不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等。2.風險識別應采用多種方法，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等，確保風險識別的全面性和準確性。（二）風險評估1.合同管理部門應根據(jù)風險識別結(jié)果，對合同風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。2.風險評估應建立科學的評估指標體系，如違約概率、違約損失、風險發(fā)生的可能性等，采用定性與定量相結(jié)合的方法進行評估。（三）風險應對1.針對不同等級的合同風險，合同管理部門應制定相應的風險應對措施，如風險規(guī)避、風險減輕、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.風險應對措施應具有針對性和可操作性，確保能夠有效降低合同風險，維護公司合法權益。（四）風險監(jiān)控1.合同管理部門應建立合同風險監(jiān)控機制，定期對合同風險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況，并調(diào)整風險應對措施。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)風險因素增加或風險等級上升，合同管理部門應及時向公司管理層報告，并采取相應的措施進行處理。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關資料提交合同管理部門進行歸檔。合同文本應包括合同正本、副本、附件等，相關資料應包括合同審批表、審核意見、會簽單、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。2.合同管理部門應指定專人負責合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.合同管理部門應按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進行整理，分類編號，建立合同臺賬。2.合同臺賬應包括合同編號、合同名稱、合同當事人、簽訂時間、合同金額、履行期限、履行情況等信息，便于查詢和統(tǒng)計分析。（三）檔案保管1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設施，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照檔案保管期限的要求進行分類保管，定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的完整性和可讀性。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)合同管理部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱合同檔案時，應在合同管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將合同檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄合同檔案內(nèi)容的，應經(jīng)合同管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。七、合同糾紛處理（一）糾紛協(xié)商1.在合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務部門應及時與對方當事人進行協(xié)商，尋求解決方案。2.協(xié)商過程中，業(yè)務部門應保持冷靜，客觀分析糾紛原因，提出合理的解決方案，爭取通過協(xié)商解決糾紛。（二）糾紛調(diào)解1.如協(xié)商不成，業(yè)務部門可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請第三方進行調(diào)解。調(diào)解機構可以是行業(yè)協(xié)會、仲裁機構、人民法院等。2.業(yè)務部門應積極配合調(diào)解機構的工作，提供相關證據(jù)和資料，協(xié)助調(diào)解機構進行調(diào)解。