物業(yè)采購耗材管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范物業(yè)采購耗材工作流程，加強采購耗材管理，確保耗材采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證物業(yè)各項工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)公司各部門采購耗材的相關(guān)活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)物業(yè)實際工作需求，合理確定耗材采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購和浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、符合相關(guān)標準的耗材產(chǎn)品，確保物業(yè)工作的正常運行和服務質(zhì)量。3.成本控制原則：在保證耗材質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道、談判策略和批量采購等方式，降低采購成本，提高資金使用效益。4.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的各項規(guī)定，嚴禁在采購過程中接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益，確保采購工作的公正性和廉潔性。二、采購計劃管理（一）需求預測1.各部門應定期對本部門所需耗材進行盤點和統(tǒng)計分析，結(jié)合以往使用情況、工作任務變化等因素，預測未來一段時間內(nèi)的耗材需求。2.對于季節(jié)性、臨時性或特殊工作任務所需的耗材，相關(guān)部門應提前向采購部門提交需求預測報告，明確需求的時間、數(shù)量和規(guī)格等信息。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)各部門提交的需求預測報告，結(jié)合庫存情況，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等內(nèi)容。2.采購計劃應按照年度、季度和月度進行編制，并報上級領(lǐng)導審批。年度采購計劃應在每年年底前完成編制和審批；季度采購計劃應在每季度末前完成編制和審批；月度采購計劃應在每月末前完成編制和審批。（三）采購計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因工作任務變化、設(shè)備故障、供應商原因等因素導致原采購計劃需要調(diào)整，相關(guān)部門應及時向采購部門提出申請，并說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和預計影響等情況。2.采購部門接到調(diào)整申請后，應及時對采購計劃進行評估和調(diào)整，并報上級領(lǐng)導審批。調(diào)整后的采購計劃應及時通知相關(guān)部門和供應商。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集和整理供應商的基本信息、產(chǎn)品信息、價格信息、服務信息等資料。2.對于新的采購項目，采購部門應通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等方式。3.采購部門應組織相關(guān)人員對潛在供應商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、價格水平、售后服務能力、信譽狀況等方面。4.根據(jù)考察和評估結(jié)果，采購部門應選擇若干家符合要求的供應商作為候選供應商，并與其進行談判和協(xié)商，確定最終的供應商。（二）供應商準入1.采購部門應與選定的供應商簽訂采購合同或合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務、采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等內(nèi)容。2.采購部門應要求供應商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書、生產(chǎn)許可證等，并對其進行審核和備案。3.采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、采購合同執(zhí)行情況、產(chǎn)品質(zhì)量反饋情況、售后服務情況等內(nèi)容，并定期對供應商進行評估和考核。（三）供應商評估與考核1.采購部門應定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估和考核，評估和考核結(jié)果應作為供應商續(xù)用、調(diào)整或淘汰的重要依據(jù)。2.采購部門應建立供應商評估和考核指標體系，明確各項指標的權(quán)重和評分標準。評估和考核指標體系應包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、合同執(zhí)行情況、信譽狀況等方面。3.采購部門應定期組織相關(guān)人員對供應商進行實地考察和評估，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系運行情況、售后服務情況等方面的情況，并形成評估報告。4.根據(jù)評估和考核結(jié)果，采購部門應及時調(diào)整供應商名單，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，應給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策；對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時與其溝通和協(xié)商，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應商，應及時淘汰。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，如需采購耗材，應填寫《采購申請表》，詳細注明采購耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、采購時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字審批后提交給采購部門。2.《采購申請表》應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保信息準確、完整、清晰。采購部門應建立采購申請登記臺賬，對采購申請進行登記和管理。（二）采購審批1.采購部門接到各部門提交的《采購申請表》后，應及時對采購申請進行審核和評估，審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、必要性、合規(guī)性等方面。2.對于金額較小的采購申請，采購部門可直接進行審批；對于金額較大的采購申請，采購部門應報上級領(lǐng)導審批。上級領(lǐng)導應根據(jù)采購申請的具體情況，進行認真審核和決策，并簽署審批意見。3.采購部門應建立采購審批登記臺賬，對采購審批情況進行登記和管理。采購申請經(jīng)審批通過后，采購部門應及時安排采購工作。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。2.對于招標采購、競爭性談判采購等需要發(fā)布采購公告的采購項目，采購部門應按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，在指定的媒體上發(fā)布采購公告，并組織相關(guān)人員進行開標、評標、定標等工作。3.對于詢價采購、單一來源采購等不需要發(fā)布采購公告的采購項目，采購部門應向至少三家符合要求的供應商發(fā)出詢價通知書或談判邀請書，要求其在規(guī)定的時間內(nèi)報價或進行談判，并根據(jù)報價或談判結(jié)果確定最終的供應商。4.采購部門應與選定的供應商簽訂采購合同或合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務、采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等內(nèi)容。采購合同或合作協(xié)議應報上級領(lǐng)導審批后生效。（四）采購驗收1.采購耗材到貨后，采購部門應及時通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門進行驗收。使用部門和質(zhì)量檢驗部門應按照采購合同或合作協(xié)議的要求，對采購耗材的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面進行驗收。2.驗收人員應認真填寫《采購驗收單》，詳細注明驗收耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)果等信息，并簽字確認?！恫少忩炇諉巍窇皇饺?lián)，采購部門、使用部門和財務部門各執(zhí)一聯(lián)。3.對于驗收合格的采購耗材，使用部門應及時辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的采購耗材，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并負責跟蹤處理情況。（五）采購付款1.采購部門應根據(jù)采購合同或合作協(xié)議的約定，及時辦理采購付款手續(xù)。采購付款應按照公司財務管理制度的規(guī)定進行審批和支付。2.采購部門應在采購耗材驗收合格后，及時向財務部門提交《采購付款申請單》，并附上采購合同或合作協(xié)議、采購發(fā)票、采購驗收單等相關(guān)資料。財務部門應認真審核《采購付款申請單》及相關(guān)資料，確保信息準確、完整、合規(guī)。3.財務部門審核通過后，應按照采購合同或合作協(xié)議的約定，及時向供應商支付貨款。采購付款應通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式進行，嚴禁現(xiàn)金支付。五、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理人員應定期對庫存耗材進行盤點，確保賬實相符。庫存盤點應每月進行一次，由倉庫管理人員自行組織盤點，并填寫《庫存盤點表》。2.《庫存盤點表》應詳細注明盤點耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、賬面數(shù)、實存數(shù)、盤盈盤虧情況等信息，并簽字確認。庫存盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應將《庫存盤點表》提交給財務部門和采購部門。3.財務部門和采購部門應根據(jù)《庫存盤點表》，對庫存耗材的賬實情況進行核對和分析。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的處理。（二）庫存預警1.采購部門應根據(jù)庫存耗材的歷史使用情況和采購周期，設(shè)定庫存預警指標。庫存預警指標包括最低庫存、最高庫存和安全庫存等。2.倉庫管理人員應定期對庫存耗材進行統(tǒng)計和分析，當庫存耗材數(shù)量低于最低庫存或高于最高庫存時，應及時向采購部門發(fā)出庫存預警信息。3.采購部門接到庫存預警信息后，應及時分析庫存預警原因，并根據(jù)實際情況調(diào)整采購計劃，確保庫存耗材數(shù)量保持在合理水平。（三）庫存保管1.倉庫管理人員應按照庫存耗材的性質(zhì)、特點和用途，對其進行分類存放，并做好標識和防護措施。庫存耗材應存放在干燥、通風、防潮、防蟲、防火等適宜的環(huán)境中，確保其質(zhì)量不受影響。2.倉庫管理人員應建立庫存耗材臺賬，詳細記錄庫存耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、出庫時間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等信息，并定期進行核對和更新。庫存耗材臺賬應與財務部門的庫存賬目保持一致。3.倉庫管理人員應定期對庫存耗材進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)庫存耗材有損壞、變質(zhì)、過期等情況，應及時進行處理，并做好記錄。對于已損壞、變質(zhì)、過期等無法使用的庫存耗材，應及時辦理報廢手續(xù)，并按照公司規(guī)定進行處理。六、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對物業(yè)采購耗材工作進行審計和監(jiān)督，檢查采購流程是否規(guī)范、采購制度是否執(zhí)行、采購成本是否合理、采購質(zhì)量是否合格等方面的情況。2.內(nèi)部審計部門應建立采購耗材審計檔案，記錄審計過程和審計結(jié)果，并及時向公司領(lǐng)導匯報審計情況。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極接受業(yè)主、業(yè)主委員會、相關(guān)政府部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督和檢查，及時