物料異地提供管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物料異地提供的管理流程，確保物料能夠及時、準確、安全地送達目的地，滿足公司生產(chǎn)、運營等各項工作的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門因工作需要涉及物料異地提供的相關活動，包括但不限于原材料、半成品、成品、辦公用品等各類物料的運輸、調配等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司內部的各項規(guī)定，確保物料異地提供活動合法合規(guī)。2.準確性原則：準確記錄和跟蹤物料的來源、去向、數(shù)量、規(guī)格等信息，保證物料信息的一致性和準確性。3.及時性原則：根據(jù)工作需求，合理安排物料異地提供的時間，確保物料按時到達指定地點，不影響工作的正常開展。4.安全性原則：采取有效的安全措施，保障物料在運輸過程中的安全，防止物料損壞、丟失等情況發(fā)生。二、職責分工（一）需求部門1.負責根據(jù)工作需要，提前向相關部門提交物料異地提供的申請，明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、目的地、預計使用時間等詳細信息。2.對異地提供的物料進行驗收，確保物料的質量、數(shù)量等符合要求，并在驗收合格后及時辦理相關手續(xù)。（二）采購部門1.根據(jù)需求部門的申請，負責選擇合適的供應商，并簽訂采購合同，明確物料的供應條款、價格、交貨時間、交貨地點等內容。2.跟蹤供應商的物料供應情況，協(xié)調解決供應過程中出現(xiàn)的問題，確保物料按時、按質、按量供應。（三）物流部門1.根據(jù)物料的特性和運輸要求，選擇合適的運輸方式和物流公司，并負責辦理物料的托運手續(xù)，包括填寫托運單、提供相關證明文件等。2.對物料的運輸過程進行跟蹤和監(jiān)控，及時掌握物料的運輸狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時通知相關部門并采取措施解決。3.負責與物流公司進行溝通協(xié)調，處理運輸過程中的糾紛和問題，確保物料安全、順利送達目的地。（四）財務部門1.負責審核物料異地提供過程中的各項費用支出，包括采購費用、運輸費用等，確保費用支出合理合規(guī)。2.按照公司財務制度，及時辦理相關費用的報銷手續(xù)。（五）質量部門1.對異地提供的物料進行質量抽檢，確保物料質量符合公司相關標準和要求。2.參與處理物料質量問題的調查和分析，提出改進措施和建議。（六）倉庫管理部門1.負責物料的存儲和保管，確保物料在發(fā)貨前的質量完好、數(shù)量準確。2.根據(jù)物流部門的要求，及時組織物料的出庫、裝車等工作，確保物料能夠順利發(fā)運。三、物料異地提供申請與審批（一）申請流程1.需求部門根據(jù)工作安排，填寫《物料異地提供申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、目的地、預計使用時間、申請理由等信息。2.將填寫完整的申請表提交至部門負責人審核，部門負責人對申請的必要性、合理性進行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表依次提交至采購部門、物流部門、財務部門、質量部門、倉庫管理部門等相關部門會簽。各部門根據(jù)職責對申請內容進行審核，重點審核物料需求的合理性、采購渠道的可行性、運輸方式的安全性、費用預算的合理性、質量要求的符合性等方面，并簽署意見。（二）審批權限1.對于金額較?。ň唧w金額標準由公司根據(jù)實際情況確定）、影響范圍較小的物料異地提供申請，由部門負責人審批后即可實施。2.對于金額較大、影響范圍較廣的物料異地提供申請，需經(jīng)公司分管領導審批后方可實施。3.對于涉及重大項目、特殊情況的物料異地提供申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可實施。（三）申請變更1.若在物料異地提供申請審批過程中或實施過程中需要對申請內容進行變更，如物料規(guī)格、數(shù)量、目的地、預計使用時間等發(fā)生變化，需求部門應及時填寫《物料異地提供申請變更表》，說明變更的原因和內容，并按照原申請流程重新提交審批。2.各相關部門應對變更申請進行嚴格審核，確保變更后的申請符合公司要求和實際工作需要。四、供應商選擇與采購合同簽訂（一）供應商選擇1.采購部門根據(jù)需求部門提供的物料信息，通過市場調研、供應商推薦、招標、詢價等方式，選擇合適的供應商。2.對供應商進行評估和審核，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等方面。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果等內容。3.優(yōu)先選擇與公司長期合作、信譽良好、產(chǎn)品質量可靠、價格合理的供應商。對于新的供應商，需進行嚴格的考察和試用，確保其能夠滿足公司的要求。（二）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括以下主要條款：物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等；質量標準和驗收方式；付款方式和結算周期；違約責任和爭議解決方式等。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、物流部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好后續(xù)工作的銜接。3.在采購合同執(zhí)行過程中，如遇合同變更、解除等情況，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并按照公司合同管理的相關規(guī)定辦理手續(xù)。五、物料運輸與配送（一）運輸方式選擇1.物流部門根據(jù)物料的特性、數(shù)量、運輸距離、交貨時間等因素，選擇合適的運輸方式，如公路運輸、鐵路運輸、航空運輸、水路運輸?shù)取?.對于緊急、貴重、易損等物料，優(yōu)先選擇航空運輸或公路快運等快速運輸方式；對于大批量、重量較大、運輸距離較遠的物料，可選擇鐵路運輸或水路運輸?shù)瘸杀据^低的運輸方式。（二）物流公司選擇1.物流部門通過招標、詢價、比較等方式，選擇信譽良好、服務質量高、運輸能力強的物流公司承擔物料的運輸任務。2.與選定的物流公司簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務。運輸合同應包括以下主要條款：運輸?shù)奈锪厦Q、規(guī)格、數(shù)量、起運地、目的地等；運輸費用及支付方式；運輸時間要求和運輸期限；貨物的裝卸責任和方式；違約責任和爭議解決方式等。3.在運輸合同執(zhí)行過程中，如遇物流公司服務質量問題、運輸延誤等情況，物流部門應及時與物流公司溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題，并按照合同約定追究其違約責任。（三）物料包裝與標識1.倉庫管理部門根據(jù)物料的特性和運輸要求，對物料進行妥善包裝，確保物料在運輸過程中不受損壞。2.在物料包裝上應標明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、目的地等信息，以便于識別和管理。對于易碎、易燃、易爆等特殊物料，應按照相關規(guī)定進行特殊標識和防護。（四）物料托運手續(xù)辦理1.物流部門負責辦理物料的托運手續(xù)，填寫托運單，提供相關證明文件，如采購合同、發(fā)票等。2.將托運單及相關證明文件提交給物流公司，確保物流公司準確了解物料的運輸要求和目的地等信息。3.跟蹤物流公司對托運單的受理情況，確保物料能夠按時發(fā)運。（五）運輸過程跟蹤與監(jiān)控1.物流部門通過物流公司提供的運輸跟蹤系統(tǒng)或其他方式，對物料的運輸過程進行實時跟蹤和監(jiān)控，及時掌握物料的運輸狀態(tài)，如運輸位置、預計到達時間等。2.如發(fā)現(xiàn)運輸過程中出現(xiàn)異常情況，如運輸延誤、貨物損壞、丟失等，物流部門應立即通知相關部門，并采取措施進行處理。3.對于運輸延誤的情況，物流部門應與物流公司協(xié)商解決方案，如調整運輸計劃、增加運輸工具等，確保物料能夠盡快送達目的地。對于貨物損壞、丟失的情況，物流部門應會同需求部門、采購部門等相關部門進行調查，確定責任方，并按照合同約定要求責任方承擔相應的賠償責任。六、物料驗收與入庫（一）驗收準備1.需求部門在物料到達目的地前，應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.根據(jù)物料的特性和驗收標準，制定詳細的驗收計劃，明確驗收的內容、方法、步驟等。（二）驗收實施1.物料到達目的地后，驗收人員按照驗收計劃對物料進行驗收。驗收內容包括物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量、包裝等方面。2.對于數(shù)量的驗收，應與托運單、采購合同等相關文件進行核對，確保數(shù)量準確無誤。對于質量的驗收，應按照公司相關質量標準進行檢驗，可采用抽檢、全檢等方式，確保物料質量符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)物料存在質量問題、數(shù)量不符等情況，驗收人員應及時填寫《物料驗收不合格報告》，詳細記錄問題的情況，并通知采購部門、供應商等相關方。（三）入庫手續(xù)辦理1.經(jīng)驗收合格的物料，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)，將物料按照規(guī)定的存儲位置進行存放，并更新庫存臺賬。2.對于驗收不合格的物料，倉庫管理部門應按照公司相關規(guī)定進行處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好相應的記錄。七、費用結算與支付（一）費用核算1.采購部門負責對物料異地提供過程中的采購費用進行核算，包括物料的采購價格、運輸費用、裝卸費用等。2.財務部門根據(jù)采購部門提供的費用核算資料，對各項費用進行審核，確保費用支出合理合規(guī)。（二）支付申請與審批1.采購部門根據(jù)采購合同和實際發(fā)生的費用情況，填寫《費用支付申請表》，注明費用的明細、金額、支付對象等信息，并提交至財務部門。2.財務部門對《費用支付申請表》進行審核，審核無誤后提交至相關領導審批。審批權限按照公司財務審批制度執(zhí)行。（三）費用支付1.經(jīng)審批通過后，財務部門按照公司財務制度和合同約定，及時辦理費用支付手續(xù)。2.對于采用預付款方式的采購合同，財務部門應按照合同約定的時間和金額支付預付款；對于采用貨到付款方式的采購合同，財務部門應在物料驗收合格后，按照合同約定的時間和金額支付貨款。八、信息管理與檔案保存（一）信息管理1.建立物料異地提供信息管理系統(tǒng)，對物料異地提供的全過程信息進行記錄和管理，包括申請信息、審批信息、采購信息、運輸信息、驗收信息、費用信息等。2.各相關部門應及時將物料異地提供過程中的相關信息錄入信息管理系統(tǒng)，確保信息的準確性和及時性。3.通過信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門之間的信息共享和協(xié)同工作，提高物料異地提供管理的效率和透明度。（二）檔案保存1.對物料異地提供過程中產(chǎn)生的各類文件和資料進行分類整理，建立檔案管理制度。2.檔案內容包括申請表、采購合同、運輸合同、托運單、驗收報告、費用支付憑證等相關文件。3.檔案保存期限按照公司檔案管理的相關規(guī)定執(zhí)行，確保檔案資料的完整性和可追溯性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門定期對物料異地提供管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查申請審批流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、運輸過程的安全性、驗收與入庫手續(xù)的辦理情況、費用結算與支付的準確性等方面。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.建立物料異地提供工作考核評價