物業(yè)部門合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)部門合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)部門對(duì)外簽訂的各類合同，包括但不限于物業(yè)服務(wù)合同、工程維修合同、物資采購(gòu)合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防范，確保公司利益不受損失。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同管理小組成立物業(yè)部門合同管理小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人為成員。合同管理小組負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。（二）合同承辦部門及承辦人1.各業(yè)務(wù)相關(guān)部門為合同承辦部門，負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等具體工作。2.合同承辦部門應(yīng)指定專人作為合同承辦人，具體負(fù)責(zé)合同的各項(xiàng)事宜。承辦人應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和法律意識(shí)，熟悉合同簽訂流程。（三）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審查，提供法律意見和建議，協(xié)助處理合同糾紛等法律事務(wù)。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的資金收付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金安全，按照合同約定及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行賬務(wù)處理。三、合同簽訂流程（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、金額、履行期限、對(duì)方當(dāng)事人等基本情況，并闡述簽訂合同的必要性和可行性。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)合同管理小組審批。（二）合同起草1.合同承辦人根據(jù)合同立項(xiàng)申請(qǐng)及相關(guān)業(yè)務(wù)要求，起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款。2.合同文本應(yīng)避免使用模糊不清、易產(chǎn)生歧義的表述。對(duì)于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查格式條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等情形。（三）合同審核1.合同承辦人將起草好的合同文本提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)要求、是否存在風(fēng)險(xiǎn)等。2.初審?fù)ㄟ^后，合同承辦人將合同文本連同《合同審核表》一并提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性等進(jìn)行審查，并出具法律審查意見。3.合同承辦人根據(jù)法務(wù)部門的法律審查意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。如雙方對(duì)法律審查意見存在分歧，由合同管理小組組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商溝通，必要時(shí)可咨詢外部法律顧問。4.修改后的合同文本再次提交給部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門審核，審核通過后報(bào)合同管理小組審批。（四）合同審批1.合同管理小組對(duì)合同進(jìn)行審批，重點(diǎn)審查合同的必要性、可行性、合法性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。合同管理小組應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等因素確定審批權(quán)限，對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)提交公司管理層審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真閱讀合同文本，對(duì)合同條款進(jìn)行全面審查，簽署審批意見。如審批人認(rèn)為合同存在問題需要修改，應(yīng)明確提出修改意見，合同承辦人根據(jù)審批意見進(jìn)行修改后重新履行審批程序。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦人負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的主體資格合法有效，合同簽字蓋章手續(xù)齊全。2.合同承辦人應(yīng)留存合同原件及相關(guān)附件，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。同時(shí)，應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門及時(shí)了解合同履行情況。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，使參與合同履行的人員熟悉合同條款，明確各自的權(quán)利義務(wù)和工作要求。2.合同交底內(nèi)容應(yīng)包括合同的主要條款、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款支付方式、違約責(zé)任等，同時(shí)應(yīng)強(qiáng)調(diào)合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦人負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，并采取有效措施加以解決。2.合同承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保合同履行符合約定要求。對(duì)于重大合同或履行過程中出現(xiàn)異常情況的合同，應(yīng)及時(shí)向合同管理小組匯報(bào)。（三）變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同承辦人應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更后的權(quán)利義務(wù)等，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。（四）爭(zhēng)議處理1.合同履行過程中如發(fā)生爭(zhēng)議，合同承辦人應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應(yīng)按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式處理，如申請(qǐng)仲裁或提起訴訟。2.在爭(zhēng)議處理過程中，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向合同管理小組匯報(bào)進(jìn)展情況，法務(wù)部門應(yīng)提供必要的法律支持和協(xié)助。五、合同終止管理（一）合同終止條件1.合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)，合同自然終止。2.合同約定的終止條件成就，合同終止。3.雙方協(xié)商一致，提前解除合同。4.因不可抗力或其他不可歸責(zé)于雙方的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，合同終止。（二）終止程序1.合同履行完畢或出現(xiàn)終止條件后，合同承辦人應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人，并辦理合同終止手續(xù)。2.辦理合同終止手續(xù)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行合同款項(xiàng)的結(jié)算、物品的交接等工作，并形成書面記錄。3.合同承辦人應(yīng)將合同終止情況及時(shí)報(bào)告合同管理小組，并按照公司檔案管理規(guī)定對(duì)合同終止相關(guān)資料進(jìn)行歸檔。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同承辦人負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、審批文件、往來信函、會(huì)議紀(jì)要、補(bǔ)充協(xié)議、履行記錄、爭(zhēng)議處理文件等。2.合同承辦人應(yīng)確保收集的文件資料真實(shí)、完整、有效，并按照時(shí)間順序進(jìn)行整理。（二）檔案整理與歸檔1.合同承辦人將整理好的合同檔案資料移交公司檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，并建立檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全與完整。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。七、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.合同管理小組應(yīng)定期組織對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、不可抗力風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，明確風(fēng)險(xiǎn)防控責(zé)任人和防控期限。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研與分析，合理確定合同價(jià)格、履行期限等條款，避免因市場(chǎng)波動(dòng)導(dǎo)致公司利益受損。2.對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)在簽訂合同前對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的信用狀況進(jìn)行調(diào)查評(píng)估，要求對(duì)方提供有效的擔(dān)保或采取其他信用風(fēng)險(xiǎn)防范措施。3.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，同時(shí)加強(qiáng)