物業(yè)設(shè)備資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)設(shè)備資料的管理，確保設(shè)備資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高設(shè)備管理水平，保障物業(yè)設(shè)備的正常運(yùn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司管轄范圍內(nèi)的所有物業(yè)設(shè)備資料的管理，包括設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、維修保養(yǎng)記錄、技術(shù)圖紙、操作說明書等相關(guān)資料。（三）管理原則1.集中管理原則：物業(yè)設(shè)備資料由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保資料的統(tǒng)一收集、整理、歸檔和保管。2.分類管理原則：根據(jù)設(shè)備的類型、用途、重要性等因素，對(duì)設(shè)備資料進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。3.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著設(shè)備的運(yùn)行、維護(hù)、更新等情況的變化，及時(shí)對(duì)設(shè)備資料進(jìn)行更新和補(bǔ)充，確保資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。4.安全保密原則：加強(qiáng)對(duì)設(shè)備資料的安全保密管理，防止資料泄露、丟失或損壞，確保公司的利益和設(shè)備的正常運(yùn)行。二、職責(zé)分工（一）設(shè)備管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)設(shè)備資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管物業(yè)設(shè)備的各類資料，建立設(shè)備資料檔案。3.負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進(jìn)行審核，確保資料符合要求。4.負(fù)責(zé)根據(jù)設(shè)備的運(yùn)行、維護(hù)、更新等情況，及時(shí)對(duì)設(shè)備資料進(jìn)行更新和補(bǔ)充。5.負(fù)責(zé)為其他部門提供設(shè)備資料的查詢、借閱等服務(wù)。（二）設(shè)備使用部門1.負(fù)責(zé)本部門設(shè)備資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交設(shè)備管理部門。2.負(fù)責(zé)按照設(shè)備管理部門的要求，提供設(shè)備運(yùn)行、維護(hù)、維修等相關(guān)資料。3.負(fù)責(zé)在設(shè)備使用過程中，及時(shí)反饋設(shè)備資料的缺失或不準(zhǔn)確情況，并協(xié)助設(shè)備管理部門進(jìn)行補(bǔ)充和修正。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理設(shè)備資料的借閱手續(xù)，確保資料的安全和完整。（三）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)在設(shè)備采購(gòu)過程中，收集和整理設(shè)備的采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、產(chǎn)品說明書等相關(guān)資料，并及時(shí)移交設(shè)備管理部門。2.負(fù)責(zé)協(xié)助設(shè)備管理部門對(duì)采購(gòu)設(shè)備的資料進(jìn)行審核和歸檔。（四）工程技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)在設(shè)備安裝調(diào)試過程中，編制和整理設(shè)備的安裝調(diào)試記錄、技術(shù)圖紙、操作說明書等相關(guān)資料，并及時(shí)移交設(shè)備管理部門。2.負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備資料的技術(shù)內(nèi)容進(jìn)行審核和指導(dǎo)，確保資料的準(zhǔn)確性和可靠性。（五）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)設(shè)備資料的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理符合國(guó)家和公司的相關(guān)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)按照檔案管理的要求，對(duì)設(shè)備資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊、美觀和便于查找。三、設(shè)備資料的收集與整理（一）設(shè)備采購(gòu)階段1.采購(gòu)部門在簽訂設(shè)備采購(gòu)合同后，應(yīng)及時(shí)收集以下資料：設(shè)備采購(gòu)合同副本；設(shè)備技術(shù)協(xié)議；設(shè)備產(chǎn)品說明書；設(shè)備質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告；設(shè)備合格證；其他相關(guān)資料。2.采購(gòu)部門應(yīng)在設(shè)備到貨前，將上述資料移交設(shè)備管理部門，由設(shè)備管理部門進(jìn)行初步審核和整理。（二）設(shè)備安裝調(diào)試階段1.工程技術(shù)部門在設(shè)備安裝調(diào)試過程中，應(yīng)及時(shí)編制和整理以下資料：設(shè)備安裝調(diào)試方案；設(shè)備安裝調(diào)試記錄；設(shè)備試運(yùn)行記錄；設(shè)備技術(shù)圖紙；設(shè)備操作說明書；設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)；其他相關(guān)資料。2.工程技術(shù)部門應(yīng)在設(shè)備安裝調(diào)試完成后，將上述資料移交設(shè)備管理部門，由設(shè)備管理部門進(jìn)行審核和歸檔。（三）設(shè)備運(yùn)行維護(hù)階段1.設(shè)備使用部門應(yīng)在設(shè)備運(yùn)行過程中，及時(shí)記錄以下資料：設(shè)備運(yùn)行日志；設(shè)備巡檢記錄；設(shè)備維修保養(yǎng)記錄；設(shè)備故障記錄；設(shè)備更換零部件記錄；其他相關(guān)資料。2.設(shè)備使用部門應(yīng)定期將上述資料移交設(shè)備管理部門，由設(shè)備管理部門進(jìn)行審核和整理。（四）設(shè)備更新改造階段1.設(shè)備管理部門在設(shè)備更新改造前，應(yīng)收集和整理以下資料：設(shè)備更新改造申請(qǐng)報(bào)告；設(shè)備更新改造方案；設(shè)備更新改造預(yù)算；設(shè)備選型報(bào)告；設(shè)備采購(gòu)合同副本；設(shè)備技術(shù)協(xié)議；設(shè)備產(chǎn)品說明書；設(shè)備質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告；設(shè)備合格證；其他相關(guān)資料。2.設(shè)備管理部門在設(shè)備更新改造完成后，應(yīng)及時(shí)編制和整理以下資料：設(shè)備更新改造總結(jié)報(bào)告；設(shè)備更新改造驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；設(shè)備技術(shù)圖紙；設(shè)備操作說明書；設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)；其他相關(guān)資料。（五）資料整理要求1.設(shè)備資料應(yīng)按照分類管理原則進(jìn)行整理，同一設(shè)備的資料應(yīng)集中存放。2.設(shè)備資料應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和格式，確保資料的整齊、美觀和規(guī)范性。3.設(shè)備資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和使用。4.設(shè)備資料應(yīng)進(jìn)行電子文檔備份，電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔保持一致，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)。四、設(shè)備資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.設(shè)備管理部門應(yīng)在收到設(shè)備資料后，及時(shí)進(jìn)行審核和整理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過的設(shè)備資料應(yīng)按照分類管理原則進(jìn)行歸檔，建立設(shè)備資料檔案。3.設(shè)備資料檔案應(yīng)包括設(shè)備的基本信息、采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、維修保養(yǎng)記錄、技術(shù)圖紙、操作說明書等相關(guān)資料。4.設(shè)備資料檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)與設(shè)備編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和使用。（二）保管要求1.設(shè)備資料檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.設(shè)備資料檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊、美觀和便于查找。3.設(shè)備資料檔案應(yīng)進(jìn)行電子文檔備份，電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔保持一致，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)。4.設(shè)備資料檔案應(yīng)建立借閱登記制度，借閱人員應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱日期、歸還日期、借閱資料名稱等信息。5.設(shè)備資料檔案應(yīng)定期進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)資料缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行查找和補(bǔ)充，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、設(shè)備資料的查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)備資料時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到設(shè)備管理部門查閱。2.查閱人員應(yīng)在設(shè)備管理部門指定的地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱地點(diǎn)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)設(shè)備資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、損壞等。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或缺失，應(yīng)及時(shí)向設(shè)備管理部門報(bào)告。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還設(shè)備管理部門，并在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）借閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱設(shè)備資料時(shí)，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到設(shè)備管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表上注明的借閱期限歸還資料，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)愛護(hù)設(shè)備資料，不得將資料轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或缺失，應(yīng)及時(shí)向設(shè)備管理部門報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。4.借閱人員借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還設(shè)備管理部門，并在借閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。設(shè)備管理部門應(yīng)在收到歸還資料后，對(duì)資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或缺失，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、設(shè)備資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等的設(shè)備資料。2.未經(jīng)公司授權(quán)，不得對(duì)外公開的設(shè)備資料。（二）保密措施1.設(shè)備管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)設(shè)備資料的保密管理，制定保密制度，明確保密責(zé)任。2.設(shè)備資料檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并設(shè)置密碼鎖，防止資料泄露。3.設(shè)備管理部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)備資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)資料缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行查找和補(bǔ)充，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.設(shè)備管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)設(shè)備資料管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任心。5.設(shè)備資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將資料帶出公司或泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)資料有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行防范，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反設(shè)備資料保密制度的人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理。2.對(duì)于因違反設(shè)備資料保密制度給公司造成損失的人員，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)的損失。七、設(shè)備資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的物業(yè)設(shè)備資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備資料的電子化存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.提高設(shè)備資料管理的工作效率和準(zhǔn)確性，減少人工操作，降低管理成本。3.加強(qiáng)設(shè)備資料的安全保密管理，防止資料泄露、丟失或損壞。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.建立設(shè)備資料數(shù)據(jù)庫(kù)，將設(shè)備的基本信息、采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、維修保養(yǎng)記錄、技術(shù)圖紙、操作說明書等相關(guān)資料錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。2.開發(fā)設(shè)備資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備資料的電子化存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.建立設(shè)備資料信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備資料的在線審批、在線查閱、在線借閱等功能。4.加強(qiáng)設(shè)備資料信息化管理系統(tǒng)的安全保密管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止資料泄露、丟失或損壞。（三）信息化建設(shè)實(shí)施步驟1.制定設(shè)備資料信息化建設(shè)方案，明確建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、實(shí)施步驟