物業(yè)公司會務(wù)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范物業(yè)公司各類會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司總部及各項(xiàng)目管理處召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題會議、協(xié)調(diào)會議、培訓(xùn)會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：會議應(yīng)注重實(shí)效，精簡會議內(nèi)容和參會人員，提高會議效率，避免冗長和不必要的討論。2.分級負(fù)責(zé)原則：根據(jù)會議的性質(zhì)和重要程度，實(shí)行分級負(fù)責(zé)組織和管理。3.充分準(zhǔn)備原則：會議組織部門和參會人員應(yīng)提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保會議順利進(jìn)行。4.嚴(yán)肅紀(jì)律原則：參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，按時(shí)參會，認(rèn)真聽講，積極發(fā)言，不得隨意缺席、遲到、早退或中途退場。二、會議分類及組織（一）工作例會1.定義：工作例會是物業(yè)公司定期召開的總結(jié)工作、部署任務(wù)、溝通協(xié)調(diào)的會議。2.參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)目管理處經(jīng)理等。3.會議周期：每周[X]召開一次，如遇節(jié)假日或特殊情況可提前或推遲。4.組織部門：由公司綜合管理部負(fù)責(zé)組織，提前[X]天發(fā)布會議通知。5.會議內(nèi)容：各部門、各項(xiàng)目管理處匯報(bào)上周工作進(jìn)展、存在問題及下周工作計(jì)劃。公司領(lǐng)導(dǎo)對上周工作進(jìn)行總結(jié)點(diǎn)評，對本周工作進(jìn)行安排部署。協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題和困難。（二）專題會議1.定義：專題會議是針對某一專項(xiàng)工作或問題召開的會議。2.參會人員：根據(jù)會議主題確定，一般包括相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、專業(yè)人員及涉及的項(xiàng)目管理處人員等。3.會議周期：根據(jù)工作需要不定期召開。4.組織部門：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織，提前[X]天發(fā)布會議通知。5.會議內(nèi)容：對專項(xiàng)工作進(jìn)行深入分析和研究，制定解決方案和措施。明確工作目標(biāo)、任務(wù)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。討論和解決專項(xiàng)工作中遇到的技術(shù)、管理等方面的問題。（三）協(xié)調(diào)會議1.定義：協(xié)調(diào)會議是為協(xié)調(diào)解決工作中涉及多個(gè)部門或項(xiàng)目管理處的問題而召開的會議。2.參會人員：涉及問題的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目管理處經(jīng)理等。3.會議周期：根據(jù)協(xié)調(diào)事項(xiàng)的緊急程度和復(fù)雜程度不定期召開。4.組織部門：由公司綜合管理部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門牽頭組織，提前[X]天發(fā)布會議通知。5.會議內(nèi)容：通報(bào)需要協(xié)調(diào)解決的問題及相關(guān)情況。各參會部門或項(xiàng)目管理處發(fā)表意見和建議。共同協(xié)商解決方案，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確定解決問題的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（四）培訓(xùn)會議1.定義：培訓(xùn)會議是為提高員工業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)而舉辦的會議。2.參會人員：根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容確定，一般包括相關(guān)崗位的員工。3.會議周期：根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃不定期召開。4.組織部門：由公司人力資源部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織，提前[X]天發(fā)布會議通知。5.會議內(nèi)容：邀請內(nèi)外部專家或講師進(jìn)行授課，傳授專業(yè)知識和技能。組織員工進(jìn)行案例分析、小組討論、模擬演練等互動(dòng)活動(dòng)，加深對培訓(xùn)內(nèi)容的理解和掌握。對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，收集員工的反饋意見，以便改進(jìn)培訓(xùn)工作。三、會議準(zhǔn)備（一）確定會議主題和議程1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，確定會議主題和議程。2.會議主題應(yīng)明確、具體，議程應(yīng)合理安排，突出重點(diǎn)，確保會議能夠高效地解決問題。（二）發(fā)布會議通知1.會議通知應(yīng)提前[X]天發(fā)布，明確會議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程、參會人員等信息。2.通知方式可采用郵件、OA系統(tǒng)、微信群等多種形式，確保參會人員能夠及時(shí)收到通知。（三）準(zhǔn)備會議資料1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如匯報(bào)材料、文件、數(shù)據(jù)報(bào)表等。2.會議資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔明了，提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。（四）布置會議場地1.根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會議場地，并進(jìn)行布置。2.會議場地應(yīng)整潔、舒適、通風(fēng)良好，配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)、桌椅等，確保會議能夠順利進(jìn)行。（五）安排會議服務(wù)1.根據(jù)會議需要，安排會議服務(wù)人員，如茶水、餐飲、會議記錄等。2.會議服務(wù)人員應(yīng)提前到達(dá)會議場地，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，為參會人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。四、會議組織與實(shí)施（一）簽到與入場1.會議開始前[X]分鐘，會議服務(wù)人員在會議室門口設(shè)置簽到臺，組織參會人員簽到入場。2.參會人員應(yīng)按時(shí)簽到，不得代簽，如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議組織部門請假。（二）會議開場1.會議開始時(shí)，主持人應(yīng)簡要介紹會議主題、議程和參會人員，宣布會議開始。2.主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題進(jìn)行發(fā)言和討論，避免跑題和冗長的討論。（三）會議發(fā)言1.參會人員應(yīng)按照會議議程和主持人的要求，依次進(jìn)行發(fā)言。2.發(fā)言應(yīng)簡潔明了，重點(diǎn)突出，觀點(diǎn)明確，不得長篇大論或含糊其辭。3.如有需要，參會人員可提供相關(guān)的資料或數(shù)據(jù)支持自己的觀點(diǎn)。（四）會議討論1.對于重要問題或需要集體決策的事項(xiàng)，應(yīng)組織參會人員進(jìn)行充分的討論。2.討論應(yīng)遵循民主、平等、開放的原則，鼓勵(lì)參會人員發(fā)表不同的意見和建議，充分聽取各方的聲音。3.主持人應(yīng)引導(dǎo)討論方向，避免出現(xiàn)爭吵或混亂的局面，確保討論能夠有序進(jìn)行。（五）會議記錄1.會議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)等。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。3.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，并發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。（六）會議決策1.對于需要決策的事項(xiàng)，應(yīng)按照公司的決策程序進(jìn)行決策。2.決策過程中，應(yīng)充分考慮各方的意見和建議，確保決策的科學(xué)性、合理性和可行性。3.決策結(jié)果應(yīng)明確、具體，責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)清晰，確保決策能夠得到有效執(zhí)行。（七）會議結(jié)束1.會議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)總結(jié)會議內(nèi)容，明確下一步工作要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會會議精神，按照會議要求做好各項(xiàng)工作。3.會議服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)清理會議場地，整理會議設(shè)備，關(guān)閉電源等。五、會議紀(jì)律（一）按時(shí)參會參會人員應(yīng)提前安排好工作，按時(shí)參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議組織部門請假，并安排其他人員代為參會。（二）遵守秩序參會人員應(yīng)遵守會議秩序，不得在會議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽電話或玩手機(jī)等，以免影響會議正常進(jìn)行。（三）認(rèn)真聽講參會人員應(yīng)認(rèn)真聽講，做好會議記錄，積極參與會議討論，不得在會議期間打瞌睡、做與會議無關(guān)的事情。（四）尊重他人參會人員應(yīng)尊重他人的發(fā)言和意見，不得打斷他人發(fā)言或進(jìn)行人身攻擊。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地提出自己的觀點(diǎn)和建議。（五）保守機(jī)密參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露會議討論的機(jī)密信息和公司的商業(yè)秘密。六、會議紀(jì)要與跟蹤落實(shí)（一）會議紀(jì)要1.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)、責(zé)任部門和責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。3.會議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。（二）跟蹤落實(shí)1.各責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，認(rèn)真落實(shí)會議決策事項(xiàng)，按時(shí)完成工作任務(wù)。2.會議組織部門應(yīng)定期對會議決策事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況，