熱力公司采購管理制度一、總則（一）目的為加強熱力公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的順利進行，提高采購效率，降低采購成本，保證采購物資的質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于熱力公司所有采購活動，包括但不限于設(shè)備采購、物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.經(jīng)濟性原則：在滿足需求的前提下，追求采購成本的最小化，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量符合要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。4.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保公正評標(biāo)和定標(biāo)。5.誠實守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行合同約定，維護公司利益和形象。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.采購部職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購計劃和預(yù)算，組織實施采購活動。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，進行供應(yīng)商評估和管理。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，處理合同變更和糾紛。參與采購物資的驗收工作，確保采購物資符合質(zhì)量要求。定期進行采購數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購經(jīng)驗，提出改進采購工作的建議。2.采購人員職責(zé)嚴(yán)格遵守采購制度和工作流程，認(rèn)真履行采購職責(zé)。負(fù)責(zé)采購項目的具體實施，包括詢價、比價、議價、招標(biāo)等工作。與供應(yīng)商保持良好溝通，及時了解供應(yīng)情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。對采購物資的質(zhì)量、價格、交貨期等進行跟蹤和反饋，確保采購任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成。保守采購工作中的商業(yè)秘密，維護公司利益。（二）其他相關(guān)部門1.需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購項目的技術(shù)評審和商務(wù)談判，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。協(xié)助采購部門進行采購物資的驗收工作，對驗收結(jié)果負(fù)責(zé)。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范。參與采購物資的檢驗和驗收工作，對采購物資的質(zhì)量進行監(jiān)督和檢查。對不合格采購物資提出處理意見，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量問題。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同，安排采購資金。對采購費用進行核算和支付，監(jiān)督采購資金的使用情況。參與采購項目的成本分析和控制，提供財務(wù)方面的建議和支持。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計交貨日期等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請進行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，簽字后提交采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，進行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計交貨日期等內(nèi)容，并報部門負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)審批后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照計劃組織實施采購活動。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進行整理和篩選，初步確定潛在供應(yīng)商名單。采購人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、價格水平、售后服務(wù)等情況，填寫《供應(yīng)商考察報告》。2.供應(yīng)商評估與選擇采購部門組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對供應(yīng)商進行打分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。對于重要物資或大額采購項目，采購部門應(yīng)組織招標(biāo)或競爭性談判，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商管理采購部門定期對供應(yīng)商進行評價和考核，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（四）采購實施1.詢價與比價采購人員根據(jù)采購計劃，向合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品報價、交貨期、付款方式等信息。采購人員收集至少三家供應(yīng)商的報價，并進行比價分析，選擇價格合理、質(zhì)量可靠、交貨期合適的供應(yīng)商作為談判對象。2.議價與談判采購人員與選定的供應(yīng)商進行議價和談判，爭取更優(yōu)惠的價格、更好的交貨期和售后服務(wù)等條件。在談判過程中，采購人員應(yīng)記錄談判內(nèi)容和結(jié)果，形成《采購談判記錄》。3.合同簽訂經(jīng)談判達成一致后，采購人員起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司法律顧問進行法律審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后的采購合同由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。4.采購訂單下達采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，下達采購訂單給供應(yīng)商，明確采購物資的具體要求和交貨時間。采購訂單應(yīng)及時傳遞給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（五）采購物資驗收1.驗收準(zhǔn)備采購部門在采購物資到貨前，通知質(zhì)量部門和需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門根據(jù)采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，制定驗收方案和驗收標(biāo)準(zhǔn)。需求部門安排專人負(fù)責(zé)驗收工作，并準(zhǔn)備好驗收所需的工具和場地。2.到貨驗收采購物資到貨后，供應(yīng)商應(yīng)及時通知采購部門。采購部門組織質(zhì)量部門和需求部門對采購物資進行驗收。驗收人員按照驗收方案和驗收標(biāo)準(zhǔn)，對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對和檢查，填寫《采購物資驗收單》。對于驗收合格的采購物資，驗收人員在驗收單上簽字確認(rèn)；對于驗收不合格的采購物資，驗收人員應(yīng)詳細(xì)記錄不合格情況，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗收結(jié)果處理對于驗收合格的采購物資，采購部門辦理入庫手續(xù)，將物資移交倉庫保管。對于驗收不合格的采購物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格為止。如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少徫镔Y不合格，給公司造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）采購付款1.付款申請采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《采購付款申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對付款申請進行審核，確認(rèn)付款的合理性和必要性，簽字后提交財務(wù)部門。2.付款審核財務(wù)部門收到付款申請后，對采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證進行審核，確保付款手續(xù)齊全、金額準(zhǔn)確、支付方式合規(guī)。審核通過后的付款申請?zhí)峤还绢I(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購付款手續(xù)，支付采購款項給供應(yīng)商。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時了解采購物資的價格波動情況，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方可協(xié)商調(diào)整采購價格。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進行評價和考核，建立供應(yīng)商淘汰機制，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。與重要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，穩(wěn)定供應(yīng)關(guān)系。建立供應(yīng)商備用庫，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應(yīng)商，確保采購物資的正常供應(yīng)。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范進行采購物資的驗收工作，加強對采購物資質(zhì)量的監(jiān)督和檢查。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對采購物資的質(zhì)量問題承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。定期對采購物資進行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時采取退貨、換貨等措施。4.合同風(fēng)險應(yīng)對加強采購合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進行合同簽訂，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。定期對采購合同的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。建立合同糾紛處理機制，對于合同糾紛及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，協(xié)商不成的，通過法律途徑解決。5.付款風(fēng)險應(yīng)對嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款，確保付款的及時性和準(zhǔn)確性。加強對采購付款的審核，確保付款手續(xù)齊全、金額準(zhǔn)確、支付方式合規(guī)。對供應(yīng)商的付款情況進行跟蹤和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決付款過程中出現(xiàn)的問題。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.公司其他部門有權(quán)對采購活動進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時向采購部門或公司領(lǐng)導(dǎo)反映。（二）