檢測公司資料管理制度總則目的為加強(qiáng)檢測公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項目組及全體員工在資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過程中的管理活動?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、手續(xù)完備。3.及時歸檔原則：資料形成后應(yīng)及時整理歸檔，確保資料的時效性和完整性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保資料的安全和保密，防止資料泄露、丟失和損壞。資料管理職責(zé)資料管理部門職責(zé)1.制定和完善公司資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類資料的集中收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)。3.定期對公司資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保資料的安全和完整。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的資料管理工作，開展資料管理培訓(xùn)和宣傳。5.負(fù)責(zé)公司資料的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)資料信息化管理。6.按照規(guī)定做好公司資料的銷毀工作。各部門資料管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門資料的形成、收集、整理和初步審核工作，確保資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照公司資料管理制度的要求，定期將本部門的資料移交至資料管理部門歸檔。3.配合資料管理部門做好資料的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。4.明確專人負(fù)責(zé)本部門資料管理工作，確保資料管理工作的順利開展。項目負(fù)責(zé)人資料管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)項目實(shí)施過程中各類資料的收集、整理、審核和保管工作，確保項目資料的及時、準(zhǔn)確、完整。2.組織項目資料的歸檔工作，在項目結(jié)束后按照規(guī)定將項目資料移交至資料管理部門。3.對項目資料的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。資料分類與編號資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、報告、會議紀(jì)要等。2.人事檔案類：員工個人檔案、勞動合同、薪酬福利資料、培訓(xùn)記錄、考核評價等。3.財務(wù)資料類：財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)資料類：檢測項目方案、檢測報告、原始記錄、樣品管理資料、客戶資料等。5.技術(shù)資料類：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程、研究報告、技術(shù)總結(jié)等。6.資質(zhì)證書類：公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、計量認(rèn)證證書、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可證書等。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料，如合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、宣傳資料等。資料編號1.資料編號采用“分類代碼+年份+順序號”的形式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.分類代碼按照資料分類設(shè)置，具體如下：行政文件類：XZ人事檔案類：RS財務(wù)資料類：CW業(yè)務(wù)資料類：YW技術(shù)資料類：JS資質(zhì)證書類：ZZ其他資料類：QT3.年份采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。4.順序號為每類資料按時間順序排列的流水號，從001開始編號。5.示例：一份2023年形成的行政文件，編號為XZ23001；一份2022年的員工培訓(xùn)記錄，編號為RS22001。資料形成與收集資料形成要求1.各部門和員工應(yīng)按照公司業(yè)務(wù)流程和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，及時、準(zhǔn)確地形成各類資料。2.資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.電子資料應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲安全，定期進(jìn)行備份。資料收集要求1.各部門應(yīng)明確資料收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時間和范圍收集本部門的資料。2.資料收集過程中應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.對于外來文件和資料，應(yīng)及時登記并分發(fā)至相關(guān)部門進(jìn)行處理。資料整理與歸檔資料整理要求1.資料管理人員應(yīng)對收集到的資料進(jìn)行分類整理，去除重復(fù)、無效的資料。2.按照資料編號規(guī)則對資料進(jìn)行編號，并編制資料目錄。3.資料應(yīng)按照分類順序進(jìn)行排列，同一類資料應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。資料歸檔要求1.資料整理完成后，應(yīng)及時歸檔至資料管理部門。歸檔資料應(yīng)編制歸檔清單，雙方簽字確認(rèn)。2.歸檔資料應(yīng)裝入檔案盒或檔案袋，并在封面注明資料名稱、編號、歸檔日期等信息。3.電子資料應(yīng)按照紙質(zhì)資料的分類和編號進(jìn)行存儲，建立電子資料索引目錄，便于查詢和利用。資料保管保管環(huán)境要求1.資料管理部門應(yīng)設(shè)置專門的資料庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合資料保管要求。2.庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防霉等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，標(biāo)識清晰，便于查找。2.電子資料應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于重要資料和保密資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊措施。保管期限1.各類資料的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.對于超過保管期限的資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。資料查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到資料管理部門查閱。2.資料管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱區(qū)域，為查閱人員提供必要的查閱條件。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱區(qū)域。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制、拍照、攝像資料。如需復(fù)制資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.資料管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對于重要資料和保密資料的借閱，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還資料。5.資料管理部門應(yīng)對借閱資料進(jìn)行跟蹤管理，定期催還，確保資料按時歸還。對于逾期未還的資料，應(yīng)及時通知借閱人員歸還，并按照規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理。資料保密與安全保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等資料予以保密。2.資料管理人員應(yīng)與接觸保密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在資料查閱、借閱、使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止資料泄露。安全管理1.資料管理部門應(yīng)加強(qiáng)資料庫房的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任人。2.定期對資料庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.加強(qiáng)對資料管理人員的安全教育，提高安全意識，確保資料管理工作的安全運(yùn)行。資料鑒定與銷毀鑒定1.資料管理部門應(yīng)定期對保管期限屆滿的資料進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.鑒定工作應(yīng)由資料管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組，對資料進(jìn)行逐一審查。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，結(jié)合資料的重要性、時效性、實(shí)用性等因素，提出鑒定意見。銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的資料，應(yīng)填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.資料銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)。3.資料銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全