校外培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強校外培訓(xùn)機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校外培訓(xùn)機構(gòu)全體員工及所涉及的各類培訓(xùn)業(yè)務(wù)檔案管理。（三）檔案定義校外培訓(xùn)檔案是指在培訓(xùn)活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于學(xué)員信息、教學(xué)資料、師資檔案、培訓(xùn)合同、財務(wù)憑證等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：各類檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映培訓(xùn)活動的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露，確保檔案信息安全。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中收集、整理、保管各類檔案，定期對檔案進行鑒定、銷毀和統(tǒng)計。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為培訓(xùn)機構(gòu)的決策、教學(xué)、管理等提供支持。5.負責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的利用工作，積極配合檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的安全和完整。4.負責(zé)檔案的查詢、借閱、歸還等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。5.積極參與檔案編研工作，為檔案的開發(fā)利用提供基礎(chǔ)資料和信息支持。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得私自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)員檔案：包括學(xué)員報名登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、培訓(xùn)協(xié)議、學(xué)習(xí)記錄、考核成績、結(jié)業(yè)證書等。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教材、課件、試卷、教學(xué)評估資料等。3.師資檔案：教師個人簡歷、學(xué)歷證書、教師資格證書、培訓(xùn)經(jīng)歷、教學(xué)成果、考核評價等。4.培訓(xùn)合同檔案：培訓(xùn)合同文本、補充協(xié)議、合同變更記錄等。5.財務(wù)檔案：收費憑證、發(fā)票、賬本、財務(wù)報表等。6.行政檔案：機構(gòu)文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、對外宣傳資料等。7.其他檔案：與培訓(xùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類證書、榮譽、活動記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在培訓(xùn)活動結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成部門、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等進行分類，確定檔案類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。3.編目：對每份檔案進行詳細編目，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整齊裝訂，確保檔案不散頁、不缺頁。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及機構(gòu)重大權(quán)益、重要歷史記錄、長期保存有價值的檔案，如機構(gòu)設(shè)立、變更、終止的相關(guān)文件，重要培訓(xùn)合同，機構(gòu)榮譽證書等。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和參考價值，確定保管期限為[X]年。定期保管檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，按照規(guī)定程序予以銷毀。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：存放在專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，濕度保持在[X]%[X]%之間。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進行消毒，防止檔案受到污染和損壞。五、檔案的利用（一）利用范圍1.機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，如教學(xué)研究、師資管理、學(xué)員信息查詢等。2.外部相關(guān)單位因工作需要查閱檔案，如教育主管部門檢查、合作機構(gòu)調(diào)研等，但需按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。查閱人應(yīng)在檔案查閱登記簿上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換。3.復(fù)制：根據(jù)查閱人的需求，檔案管理人員可提供檔案的復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章。（三）利用審批1.機構(gòu)內(nèi)部人員查閱檔案，由所在部門負責(zé)人簽字批準。2.外部單位查閱檔案，需提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人簽字批準后，方可查閱。3.借閱檔案，由借閱人填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準后，方可借閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、參考價值等因素，對檔案進行全面鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人批準后，由檔案管理部門負責(zé)組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的校外培訓(xùn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類存儲和管理。2.檔案信息錄入：將檔案的編目信息、內(nèi)容摘要等錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檢索查詢功能：在信息化管理系統(tǒng)中建立便捷的檢索查詢功能，可根據(jù)檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行快速檢索。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。5.數(shù)據(jù)備份與安全：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，并采取安全防護措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時更新檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，保證檔案信息的準確性和時效