校園超市采購管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)校園超市采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證商品質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于校園超市所有采購活動，包括商品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保公正選擇。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、符合國家標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)生需求的商品和服務(wù)。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)成立校園超市采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由超市經(jīng)理擔(dān)任組長，副經(jīng)理擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議采購計劃、采購預(yù)算、采購合同等重大采購事項，對采購工作進(jìn)行決策和監(jiān)督。2.采購執(zhí)行部門采購部是校園超市采購的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體的采購工作。采購部應(yīng)根據(jù)采購領(lǐng)導(dǎo)小組的決策，制定采購計劃，組織采購活動，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，驗收采購物資等。3.相關(guān)部門職責(zé)銷售部：負(fù)責(zé)收集學(xué)生對商品的需求信息，及時反饋給采購部，協(xié)助采購部進(jìn)行市場調(diào)研。財務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，對采購成本進(jìn)行核算和分析。倉庫管理部：負(fù)責(zé)驗收采購物資，辦理入庫手續(xù)，對庫存物資進(jìn)行管理和盤點(diǎn)。質(zhì)量控制部：負(fù)責(zé)對采購商品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和監(jiān)督，確保采購商品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。三、采購計劃管理1.采購計劃的編制采購部應(yīng)根據(jù)銷售部提供的銷售數(shù)據(jù)、庫存情況、市場需求預(yù)測等信息，結(jié)合校園超市的經(jīng)營目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，編制年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)包括采購商品的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。采購部應(yīng)在每年年底前將年度采購計劃提交給采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.采購計劃的調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、銷售情況變動、庫存短缺等原因需要調(diào)整采購計劃，采購部應(yīng)及時提出調(diào)整申請，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和影響。采購計劃調(diào)整申請應(yīng)提交給采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.采購預(yù)算管理采購部應(yīng)根據(jù)采購計劃編制采購預(yù)算，采購預(yù)算應(yīng)包括采購商品的金額、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用、稅費(fèi)等所有相關(guān)費(fèi)用。采購預(yù)算應(yīng)提交給財務(wù)部審核，財務(wù)部應(yīng)根據(jù)校園超市的財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整。采購部應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算進(jìn)行采購活動，控制采購成本，確保采購資金的合理使用。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商的選擇采購部應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購部應(yīng)根據(jù)采購商品的要求和供應(yīng)商的信息，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選，選擇合格的供應(yīng)商。評估指標(biāo)應(yīng)包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。采購部應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商的考核采購部應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期為每季度一次?？己藘?nèi)容包括供應(yīng)商的商品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。采購部應(yīng)根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價等級分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格。對于評價等級為優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部可以給予一定的獎勵，如增加采購量、優(yōu)先付款等；對于評價等級為不合格的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，采購部應(yīng)終止與其合作。3.供應(yīng)商的淘汰如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購部應(yīng)及時將其淘汰：提供的商品質(zhì)量不符合要求，多次出現(xiàn)質(zhì)量問題，給校園超市造成較大損失的；交貨期經(jīng)常延誤，影響校園超市正常經(jīng)營的；價格不合理，高于市場同類產(chǎn)品價格，且無正當(dāng)理由的；售后服務(wù)不到位，對校園超市的投訴處理不及時、不認(rèn)真的；存在商業(yè)賄賂等違法行為的。采購部應(yīng)將淘汰供應(yīng)商的信息及時通知相關(guān)部門，并在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)注。五、采購流程管理1.采購申請各部門根據(jù)工作需要，如需采購商品或服務(wù)，應(yīng)填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購預(yù)算、申請日期、申請人等內(nèi)容。采購申請表應(yīng)提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并簽署意見。審核通過后，采購申請表應(yīng)提交給采購部。2.采購審批采購部收到采購申請表后，應(yīng)根據(jù)采購金額和采購性質(zhì)進(jìn)行審批。采購金額在一定限額以下的，由采購部經(jīng)理審批；采購金額超過一定限額的，由采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購部應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成采購審批工作，并將審批結(jié)果及時反饋給申請人。3.采購實(shí)施采購部根據(jù)審批通過的采購申請表，制定采購計劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購部應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量到貨。4.驗收付款倉庫管理部負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。驗收合格后，倉庫管理部應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫驗收報告。財務(wù)部根據(jù)驗收報告和采購合同，審核采購發(fā)票，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同的約定執(zhí)行，一般分為貨到付款、分期付款等方式。六、采購合同管理1.合同的簽訂采購部在選定供應(yīng)商后，應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同簽訂前，采購部應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核，確保合同的合法性、有效性和完整性。審核通過后，采購部應(yīng)按照合同審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后與供應(yīng)商簽訂合同。2.合同的履行采購部和供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)。采購部應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量到貨。供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定提供商品或服務(wù)，確保商品質(zhì)量符合要求，按時交貨，提供良好的售后服務(wù)。3.合同的變更與解除在采購合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更或解除合同，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及變更或解除的原因、時間、方式等內(nèi)容。采購部應(yīng)將合同變更或解除的情況及時通知相關(guān)部門，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.合同的歸檔采購合同簽訂后，采購部應(yīng)及時將合同文本進(jìn)行歸檔，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。合同檔案應(yīng)妥善保管，便于查詢和使用。合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險等。采購部應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別和評估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對措施：采購部應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研，及時了解市場動態(tài)和價格變化，合理安排采購計劃，避免因市場波動導(dǎo)致采購成本增加。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：采購部應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商的資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，加強(qiáng)對采購商品的檢驗和驗收，確保采購商品符合質(zhì)量要求。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：采購部應(yīng)建立供應(yīng)商評估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通和合作，及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和財務(wù)狀況，防范供應(yīng)商風(fēng)險。合同風(fēng)險應(yīng)對措施：采購部應(yīng)加強(qiáng)對采購合同的管理，嚴(yán)格審核合同條款，簽訂規(guī)范、合法、有效的合同，加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時處理合同糾紛，防范合同風(fēng)險。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。采購部應(yīng)設(shè)置風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，如采購成本偏差率、商品質(zhì)量合格率、交貨期延誤率等，當(dāng)風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)超過設(shè)定的閾值時，采購部應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，并采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。八、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督校園超市應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購活動的監(jiān)督和管理。采購領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保采購活動符合法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。財務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對采購資金的監(jiān)督和管理，審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，對采購成本進(jìn)行核算和分析。審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的合法