高鐵站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高鐵站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在高鐵站運(yùn)營管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于高鐵站各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指高鐵站在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：高鐵站檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映高鐵站的工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案資料的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置高鐵站設(shè)立專門的檔案管理室，隸屬于[具體部門]，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，制定和完善高鐵站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)高鐵站各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體安全。5.對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。7.開展檔案利用服務(wù)工作，為高鐵站各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極主動(dòng)地為高鐵站的各項(xiàng)工作提供支持。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識和檔案管理水平。9.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理室。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用服務(wù)工作，提供必要的檔案信息和線索。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。5.配合檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高本部門員工的檔案意識。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類高鐵站檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括高鐵站的行政文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事任免、印章管理等方面的檔案。2.黨群工作類：涵蓋黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案。3.運(yùn)營管理類：涉及高鐵站的運(yùn)營組織、行車調(diào)度、客運(yùn)服務(wù)、安全管理、設(shè)備維護(hù)、物資管理等方面的檔案。4.財(cái)務(wù)管理類：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等方面的檔案。5.人力資源管理類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等方面的檔案。6.市場營銷類：涉及高鐵客運(yùn)市場調(diào)研、營銷策劃、票務(wù)管理、客戶服務(wù)等方面的檔案。7.工程建設(shè)類：涵蓋高鐵站的新建、改建、擴(kuò)建工程的規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工管理、竣工驗(yàn)收等方面的檔案。8.設(shè)備技術(shù)類：包括高鐵設(shè)備的技術(shù)資料、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等方面的檔案。9.安全保衛(wèi)類：涉及高鐵站的安全保衛(wèi)制度、應(yīng)急預(yù)案、治安防范、消防安全等方面的檔案。10.其他類：不屬于以上九類的其他檔案，如榮譽(yù)證書、合同協(xié)議、外事活動(dòng)等方面的檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，用兩位大寫字母表示各類檔案的類別，如“XG”表示行政管理類，“DQ”表示黨群工作類等。4.順序號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示每類檔案中的具體編號，如“0001”“0002”等。5.示例：“2023XG0001”表示2023年形成的行政管理類第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.高鐵站各部門在履行職能過程中形成的各類文件、資料、記錄等。2.上級主管部門下發(fā)的與高鐵站相關(guān)的文件、通知、指示等。3.高鐵站與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、科研成果、榮譽(yù)證書等。5.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集上來。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造或擅自銷毀。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一類文件按照發(fā)文時(shí)間先后順序排列，每卷厚度不宜超過[X]厘米。2.黨群工作類檔案：參照行政管理類檔案的整理方法，結(jié)合黨群工作的特點(diǎn)進(jìn)行整理。3.運(yùn)營管理類檔案：根據(jù)運(yùn)營管理的業(yè)務(wù)流程和類別，分別進(jìn)行整理，如行車調(diào)度檔案按車次、時(shí)間順序整理，客運(yùn)服務(wù)檔案按服務(wù)項(xiàng)目、時(shí)間順序整理等。4.財(cái)務(wù)管理類檔案：按照會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別，分別進(jìn)行整理，會計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊。5.人力資源管理類檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容類別進(jìn)行整理，如人事檔案按員工個(gè)人資料、工作經(jīng)歷、考核記錄等順序排列。6.市場營銷類檔案：根據(jù)營銷業(yè)務(wù)的不同方面，如市場調(diào)研、票務(wù)管理等，分別進(jìn)行整理。7.工程建設(shè)類檔案：按照工程建設(shè)項(xiàng)目的階段和類別，如規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工管理、竣工驗(yàn)收等，分別進(jìn)行整理，每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)組卷。8.設(shè)備技術(shù)類檔案：根據(jù)設(shè)備的種類和型號，分別建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的技術(shù)資料、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。9.安全保衛(wèi)類檔案：按照安全保衛(wèi)工作的不同方面，如治安防范、消防安全等，分別進(jìn)行整理。10.其他類檔案：根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)，按照上述相關(guān)方法進(jìn)行整理。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.各部門形成的檔案應(yīng)在次年上半年完成整理歸檔工作。2.對于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，文件材料齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的電子文檔應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。3.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。（三）移交程序1.各部門兼職檔案員按照歸檔時(shí)間要求，將整理好的檔案移交至檔案管理室。2.檔案管理室接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和歸檔目錄，對不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門重新整理。3.檔案管理室接收檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并將檔案上架存放。六、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和存儲區(qū)，做到布局合理，方便工作。（二）檔案保管措施1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，濕度保持在[X]%[X]%之間。（三）檔案保護(hù)措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲、防火、防盜等保護(hù)措施，定期進(jìn)行消毒和殺蟲處理。2.對電子檔案應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份，采用安全可靠的存儲設(shè)備，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。3.對聲像檔案應(yīng)采取防磁、防潮、防火、防盜等保護(hù)措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用和信息安全。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于高鐵站的各項(xiàng)工作，為運(yùn)營管理、決策支持、歷史研究等提供有力的依據(jù)。（二）利用方式1.查閱：高鐵站員工因工作需要可到檔案管理室查閱檔案，檔案管理室應(yīng)提供必要的查閱條件，并做好查閱登記。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理室可提供檔案的復(fù)制服務(wù)，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理專用章，并注明出處。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。2.利用者不得擅自將檔案帶出檔案管理室，如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。4.檔案管理室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用目的、檔案內(nèi)容等信息，以便跟蹤和統(tǒng)計(jì)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和價(jià)值性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和高鐵站的實(shí)際情況，結(jié)合檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素進(jìn)行綜合判斷。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見和處理建議。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、保管期限、利用情況等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映高鐵站主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對高鐵站有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)高鐵站分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢和利用，為高鐵站的各項(xiàng)工作提供更好的支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)：建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，編制電子檔案檢索工具，方便利用者查詢檔案。4.檔案利用系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案利用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、復(fù)制等功能，提高檔案利用的效率和便捷性。5.檔案安全管理：采取安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全，防