大學(xué)人才培養(yǎng)檔案管理制度?

一、總則1.為加強(qiáng)大學(xué)人才培養(yǎng)檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及教育主管部門相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本院實(shí)際情況，特制定本制度。2.本制度所指的大學(xué)人才培養(yǎng)檔案，是指在大學(xué)教育教學(xué)過程中形成的，反映學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全過程學(xué)習(xí)、實(shí)踐、綜合素質(zhì)發(fā)展等方面的各種具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。3.人才培養(yǎng)檔案工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，應(yīng)納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)評(píng)估體系，確保檔案工作與教學(xué)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。二、管理體制與職責(zé)1.學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)-負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校人才培養(yǎng)檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-統(tǒng)籌規(guī)劃全校人才培養(yǎng)檔案工作，對(duì)各部門、各學(xué)院的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。-負(fù)責(zé)接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用全校人才培養(yǎng)檔案。-組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)人才培養(yǎng)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。2.教學(xué)管理部門-負(fù)責(zé)制定與人才培養(yǎng)檔案相關(guān)的教學(xué)管理制度和規(guī)范，明確各類檔案材料的形成要求和歸檔范圍。-在教學(xué)管理過程中，及時(shí)收集、整理、審核并向?qū)W校檔案管理機(jī)構(gòu)移交各類教學(xué)文件、教學(xué)改革成果、專業(yè)建設(shè)資料等與人才培養(yǎng)密切相關(guān)的檔案材料。-協(xié)同檔案管理機(jī)構(gòu)做好涉及教學(xué)評(píng)估、專業(yè)認(rèn)證等重要工作中人才培養(yǎng)檔案的整理和提供利用工作。3.學(xué)院（系）-各學(xué)院（系）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位人才培養(yǎng)檔案的收集、整理、歸檔和日常管理工作。-按照學(xué)校檔案管理要求，組織教師、輔導(dǎo)員等及時(shí)將本學(xué)院（系）學(xué)生的學(xué)籍檔案、成績檔案、實(shí)習(xí)實(shí)踐材料、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等各類檔案材料進(jìn)行收集、整理和初步審核，并按時(shí)移交學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)。-配合學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)開展檔案整理、數(shù)字化加工等工作，提供必要的人力和物力支持。4.教師及相關(guān)工作人員-教師及其他相關(guān)工作人員在教學(xué)、學(xué)生管理等工作中形成的各類與人才培養(yǎng)有關(guān)的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)整理、移交所在學(xué)院（系）或相關(guān)職能部門。-負(fù)責(zé)確保所提供檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，并對(duì)檔案材料涉及的學(xué)生個(gè)人隱私等信息嚴(yán)格保密。三、檔案收集與歸檔1.歸檔范圍-學(xué)籍檔案：包括學(xué)生入學(xué)登記表、錄取通知書、個(gè)人基本信息表、學(xué)籍變動(dòng)記錄（轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生證辦理記錄等。-成績檔案：涵蓋各學(xué)期課程考試成績、考查成績、補(bǔ)考成績、重修成績、學(xué)分認(rèn)定記錄，以及學(xué)生參加各類學(xué)科競賽、考試獲得的成績和證書等相關(guān)材料。-教學(xué)實(shí)踐檔案：實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)習(xí)鑒定表、課程設(shè)計(jì)報(bào)告、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告及相關(guān)證明材料等。-畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）檔案：選題審批表、開題報(bào)告、文獻(xiàn)綜述、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）正文、指導(dǎo)教師評(píng)語、評(píng)閱教師評(píng)語、答辯記錄及成績?cè)u(píng)定等材料。-綜合素質(zhì)發(fā)展檔案：學(xué)生獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)與榮譽(yù)證書復(fù)印件、參加社團(tuán)活動(dòng)記錄、志愿服務(wù)證明、職業(yè)資格證書等能反映學(xué)生綜合素質(zhì)和能力的材料。-教學(xué)管理文件：學(xué)校及各學(xué)院（系）制定的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)改革方案、教學(xué)評(píng)估報(bào)告等文件。-其他相關(guān)檔案：與人才培養(yǎng)密切相關(guān)的其他材料，如教師教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)結(jié)果、教學(xué)督導(dǎo)記錄等。2.歸檔時(shí)間-學(xué)籍檔案、成績檔案等常規(guī)性材料，應(yīng)在每學(xué)期末或?qū)W年末，由相關(guān)部門或?qū)W院（系）整理完畢后及時(shí)歸檔。-教學(xué)實(shí)踐檔案、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）檔案等應(yīng)在學(xué)生實(shí)踐活動(dòng)結(jié)束或論文（設(shè)計(jì)）答辯完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為一個(gè)月內(nèi)）完成整理和歸檔。-臨時(shí)性或階段性產(chǎn)生的檔案材料，如學(xué)科競賽獲獎(jiǎng)材料、學(xué)生突發(fā)情況記錄等，應(yīng)在事件結(jié)束后一周內(nèi)完成歸檔。3.歸檔要求-檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，書寫規(guī)范，簽字蓋章齊全。-歸檔的文件材料應(yīng)按照類別、年度、年級(jí)、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，編制詳細(xì)的目錄清單，便于查找和管理。-紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4規(guī)格紙張，字跡清晰，圖表準(zhǔn)確；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)為常用格式，確?？勺x性和可編輯性，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。-對(duì)于照片、聲像等特殊載體的檔案，應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等關(guān)鍵信息，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)和編目。四、檔案整理與保管1.檔案整理-學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)接收各部門、各學(xué)院（系）移交的檔案后，應(yīng)按照既定的分類方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行進(jìn)一步整理。-對(duì)檔案材料進(jìn)行編目，編制檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息，包括檔號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。-對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或數(shù)字化處理，確保檔案信息的完整性和可讀性。2.檔案保管-學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等，確保檔案庫房環(huán)境符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。-檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行定期清查核對(duì)，做到賬物相符。-根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定不同的保管期限，一般分為短期（1-5年）、中期（5-10年）和長期（10年以上）。對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理。-嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私、學(xué)校教學(xué)機(jī)密等重要信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，限制查閱范圍，防止檔案信息泄露。五、檔案利用與服務(wù)1.查閱利用-校內(nèi)各部門、教師及學(xué)生因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱人才培養(yǎng)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，說明查閱目的、檔案類別、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱手續(xù)。-校外單位或個(gè)人查閱檔案，須持單位介紹信或相關(guān)證明材料，并經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門審批同意后，方可按照規(guī)定查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播檔案內(nèi)容。-涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案，原則上僅供學(xué)生本人或其授權(quán)委托人查閱。如因特殊情況需他人查閱，須經(jīng)學(xué)生本人書面授權(quán)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案借閱-校內(nèi)人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或污損。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，經(jīng)檔案管理人員核對(duì)無誤后辦理歸還手續(xù)。-對(duì)于重要或珍貴的檔案，一般不提供借閱服務(wù)，可采取現(xiàn)場查閱或復(fù)制等方式滿足利用需求。3.檔案復(fù)制與證明出具-因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，說明復(fù)制的檔案內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章，注明復(fù)制日期和出處。-學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)有關(guān)部門或個(gè)人的申請(qǐng)，為其出具與人才培養(yǎng)檔案相關(guān)的證明材料，證明材料應(yīng)如實(shí)反映檔案內(nèi)容，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。六、檔案信息化建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的信息化設(shè)備和軟件系統(tǒng)，建立人才培養(yǎng)檔案管理信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理和利用。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，對(duì)存量檔案進(jìn)行逐步數(shù)字化掃描和圖像處理，建立數(shù)字化檔案資源庫。同時(shí)，在檔案收集、整理過程中，注重電子檔案的同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.利用信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息平臺(tái)與學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)等）的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通和共享利用，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。4.加強(qiáng)檔案信息安全管理，建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)、訪問控制等技術(shù)措施，保障檔案信息的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。七、監(jiān)督與考核1.學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)各部門、各學(xué)院（系）的人才培養(yǎng)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的質(zhì)量、檔案保管的安全性等。2.建立檔案工作考核機(jī)制，將人才培養(yǎng)檔案工作納入各部門、各學(xué)院（系）的年度工作考核體系，對(duì)檔案工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案工作不力、造