大學運動場檔案管理制度?

大學運動場檔案管理制度一、總則1.為加強大學運動場檔案的科學管理，有效保護和利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案在運動場管理、教學、科研及各類活動中的作用，依據(jù)國家有關檔案管理的法律法規(guī)及學校相關規(guī)定，結(jié)合運動場實際情況，特制定本制度。2.本制度所指的大學運動場檔案，是指在運動場規(guī)劃、建設、運行、維護、使用等各項活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.運動場檔案管理工作遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。二、管理體制與職責1.學校檔案管理部門-負責對大學運動場檔案管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。-制定和完善學校整體檔案管理的規(guī)章制度，包括涉及運動場檔案管理的相關條款。-對運動場重要檔案進行集中保管，按照規(guī)定的歸檔范圍和保管期限進行整理、編目、存儲。2.運動場管理部門-設立專門的檔案管理崗位或指定專人負責運動場檔案的收集、整理、初步審核和移交工作。-制定符合運動場實際工作需求的檔案管理實施細則，并報學校檔案管理部門備案。-確保本部門檔案管理工作與運動場各項業(yè)務工作同步開展，對檔案的真實性、完整性和準確性負責。3.其他相關部門及人員-在各自職責范圍內(nèi)，協(xié)助運動場管理部門做好相關檔案資料的收集、整理和提供工作。-對涉及自身工作且需歸檔的文件、資料等及時進行整理，并按規(guī)定移交至運動場管理部門。三、檔案收集范圍1.規(guī)劃與建設檔案-運動場規(guī)劃設計方案、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等前期文件。-建設項目立項批復、用地審批文件、招投標文件、工程合同等建設過程中的各類審批和商務文件。-施工圖紙（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等各專業(yè)）、設計變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、竣工驗收報告等工程建設資料。2.設備設施檔案-各類運動器材、設備的采購合同、說明書、合格證、保修單等資料。-設備安裝調(diào)試記錄、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄、報廢處理記錄等。-運動場附屬設施（如照明系統(tǒng)、音響系統(tǒng)、看臺座椅等）的相關檔案資料。3.日常管理檔案-運動場管理制度、崗位職責、工作流程等文件。-運動場開放時間安排、預約使用記錄、場地使用申請及審批文件。-安全檢查記錄、應急預案及演練記錄、突發(fā)事件處理記錄等安全管理檔案。-環(huán)境衛(wèi)生清掃記錄、消毒記錄、綠化養(yǎng)護記錄等環(huán)境管理檔案。4.活動檔案-在運動場內(nèi)舉辦的各類教學活動、訓練活動、比賽活動、大型集會等的策劃方案、通知、秩序冊、成績冊、活動總結(jié)等資料。-活動期間的照片、錄像、音頻等多媒體資料。5.人員檔案-運動場工作人員的基本信息、崗位職責、培訓記錄、考核評價記錄等。-參與運動場相關活動的師生、外來人員的登記信息等。四、檔案整理與歸檔1.整理要求-檔案管理人員應按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的檔案資料進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。-分類應科學合理，可根據(jù)檔案的性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，如分為規(guī)劃建設類、設備設施類等一級類目，在一級類目下再細分二級、三級類目。-編號應遵循唯一性和系統(tǒng)性原則，確保檔案編號能夠準確反映檔案的類別和順序。-編目應詳細準確，編制檔案目錄時應包含檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等項目。-裝訂應規(guī)范整齊，對紙張大小不一、破損的檔案資料進行必要的修整和裱糊，采用符合檔案保管要求的裝訂方式。2.歸檔時間-對于周期性產(chǎn)生的檔案資料，如月度安全檢查記錄、季度設備維護保養(yǎng)記錄等，應在每個周期結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)完成整理并歸檔。-對于一次性活動產(chǎn)生的檔案資料，如運動會、大型演出等，應在活動結(jié)束后的[X]周內(nèi)完成整理并歸檔。-對于工程建設項目檔案，應在項目竣工驗收后的[X]個月內(nèi)完成整理并移交學校檔案管理部門歸檔。3.歸檔流程-檔案管理人員將整理好的檔案填寫《檔案歸檔登記表》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、歸檔時間等信息。-經(jīng)運動場管理部門負責人審核簽字后，將檔案移交至指定的檔案保管地點。對于需移交學校檔案管理部門的重要檔案，應辦理正式的移交手續(xù)，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認。五、檔案保管1.保管設施-設立專門的檔案庫房或檔案保管區(qū)域，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設備、防火設備、防蟲設備等。-檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，相對濕度控制在[適宜濕度范圍]。-定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。2.保管方式-檔案應按照分類方案進行有序存放，不同類別的檔案應分開存放，便于查找和管理。-對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲地點應與原始數(shù)據(jù)存儲地點相對獨立，以防止因自然災害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)同時損壞。-建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，確保檔案管理的可追溯性。3.保管期限-根據(jù)檔案的重要性和參考價值，確定不同檔案的保管期限，一般分為短期（[X]年以下）、中期（[X]-[X]年）和長期（[X]年以上）。-對已到保管期限的檔案，由檔案管理人員提出鑒定意見，經(jīng)運動場管理部門和學校檔案管理部門共同審核后，按照規(guī)定進行銷毀或繼續(xù)保存。銷毀檔案時，應填寫《檔案銷毀清單》，并在指定地點進行銷毀，銷毀過程應有專人監(jiān)督。六、檔案利用1.利用申請-校內(nèi)各部門、師生因工作、學習、科研等需要查閱、借用運動場檔案的，應填寫《檔案利用申請表》，說明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息。-申請表經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，提交至運動場檔案管理部門。2.利用審批-檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。對于一般性檔案的查閱申請，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后即可辦理查閱手續(xù)；對于涉及機密或重要檔案的查閱、借用申請，需報運動場管理部門負責人審批，必要時還需學校相關領導批準。3.利用方式-查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助。查閱者不得擅自將檔案帶出指定地點，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。-如需借用檔案，應按照批準的借用期限辦理借用手續(xù)，填寫《檔案借用登記表》，注明檔案名稱、數(shù)量、借用日期、歸還日期等信息。借用者應妥善保管借用檔案，按時歸還。-對于檔案的復制，應根據(jù)檔案的性質(zhì)和保密要求進行審批。一般情況下，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后可進行適量復制；對于重要或機密檔案的復制，需經(jīng)運動場管理部門負責人及學校相關領導批準。復制的檔案應注明復制來源和用途，按照與原始檔案相同的保管要求進行管理。4.利用反饋-檔案利用結(jié)束后，利用者應填寫《檔案利用反饋表》，對檔案利用的效果、存在的問題等進行反饋。-檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案利用的規(guī)律和需求，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案數(shù)字化與信息化建設1.積極推進大學運動場檔案的數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立數(shù)字化檔案資源庫。2.配備必要的數(shù)字化設備和軟件，制定檔案數(shù)字化工作流程和技術標準，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和服務水平。4.加強檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術措施，保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。八、監(jiān)督與考核1.學校檔案管理部門定期對大學運動場檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的完整性和準確性、檔案保管的安全性等。2.運動場管理部門應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對檔案管理崗位人員的工作進行日常監(jiān)督和指導，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。3.將檔案管理工作納入運動場管理部門及相關人員的績效考