大學(xué)健身房檔案管理制度?

一、總則1.為加強(qiáng)大學(xué)健身房檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案資源，提高健身房的管理水平與服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。2.本制度所指的健身房檔案，是在健身房的規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.健身房檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。二、檔案管理職責(zé)分工1.健身房管理層-負(fù)責(zé)制定檔案管理工作的方針、政策和總體目標(biāo)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)與監(jiān)督。-協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中涉及的重大問題，保障檔案管理工作所需的資源投入。2.檔案管理部門-負(fù)責(zé)制定和完善健身房檔案管理制度，并組織實(shí)施。-對(duì)健身房各部門形成的檔案進(jìn)行集中收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。-負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的準(zhǔn)確性和有效性。-負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，為健身房的管理、教學(xué)、科研等工作提供檔案支持。-負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。3.各部門-明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作。-按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。-配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。三、檔案收集范圍1.規(guī)劃建設(shè)類-健身房的立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等相關(guān)文件。-健身房的規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、竣工圖紙等各類圖紙資料。-健身房建設(shè)過程中的招投標(biāo)文件、施工合同、監(jiān)理報(bào)告等工程管理文件。2.設(shè)備器材類-設(shè)備器材的采購合同、發(fā)票、說明書、保修卡等資料。-設(shè)備器材的安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維修保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理記錄等。3.人員管理類-健身房工作人員的招聘信息、入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)記錄等。-會(huì)員的注冊(cè)信息、會(huì)員協(xié)議、消費(fèi)記錄、退會(huì)記錄等。4.運(yùn)營管理類-健身房的規(guī)章制度、崗位職責(zé)、工作流程等文件。-健身房的工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)策劃與執(zhí)行記錄等日常管理文件。-健身房的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、收費(fèi)記錄等財(cái)務(wù)文件。5.安全衛(wèi)生類-健身房的安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理報(bào)告等文件。-健身房的衛(wèi)生管理制度、清潔消毒記錄、空氣質(zhì)量檢測報(bào)告等文件。6.其他類-與健身房相關(guān)的榮譽(yù)證書、新聞報(bào)道、照片、視頻等資料。四、檔案整理與分類1.整理原則-遵循檔案形成的規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。-對(duì)檔案進(jìn)行全面、系統(tǒng)的整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.分類方法-按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素，采用年度-問題分類法或年度-機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行分類。-例如，年度-問題分類法可將檔案分為規(guī)劃建設(shè)（按年份細(xì)分）、設(shè)備器材（按年份細(xì)分）等類別；年度-機(jī)構(gòu)分類法可按部門形成檔案進(jìn)行分類，每個(gè)部門下再按問題細(xì)分。3.編號(hào)與編目-對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。-編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等基本信息，確保檔案信息的清晰準(zhǔn)確。五、檔案保管1.保管條件-設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。-檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，保障檔案的安全。-檔案應(yīng)存放在專用的檔案架、檔案柜中，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.保管期限-根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度等因素，確定檔案的保管期限，分為短期（1-5年）、中期（5-10年）、長期（10年以上）。-定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行審核，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整保管期限。3.定期檢查-檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次常規(guī)檢查，每季度進(jìn)行一次全面檢查。-檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管狀況、存放秩序等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并記錄在案。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定組織-成立檔案鑒定工作小組，由健身房管理層、檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。-檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估和鑒定，提出檔案銷毀或繼續(xù)保存的意見。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)-根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、歷史研究價(jià)值等因素，制定科學(xué)合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。-對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后可進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀程序-檔案管理部門根據(jù)鑒定工作小組的意見，編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。-檔案銷毀清冊(cè)需經(jīng)健身房主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。-檔案銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定-校內(nèi)人員因工作需要查閱健身房檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-校外人員查閱健身房檔案，需持單位介紹信，經(jīng)健身房主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照校內(nèi)人員查閱程序辦理查閱手續(xù)。-檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)檔案，并監(jiān)督查閱過程，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需摘抄或復(fù)制，需另行申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。2.借閱規(guī)定-校內(nèi)人員因工作需要借閱健身房檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。-借閱期限一般不超過兩周，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。-檔案管理人員應(yīng)建立檔案借閱登記臺(tái)賬，記錄檔案的借閱情況，及時(shí)催還到期檔案。對(duì)逾期未還或損壞檔案的人員，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、檔案信息化管理1.數(shù)字化建設(shè)-推進(jìn)健身房檔案的數(shù)字化工作，采用掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。-建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)、檢索等管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。2.數(shù)據(jù)安全-加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制。-定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。-采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測等技術(shù)措施，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。九、培訓(xùn)與監(jiān)督1.培訓(xùn)工作-檔案管理部門應(yīng)定期組織健身房各部門檔案管理責(zé)任人參加檔案管理培訓(xùn)，提高其檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。-培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理制度、檔案整理方法、檔案信息化管理等方面的知識(shí)和技能。2.監(jiān)督檢查-檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、移交