建筑公司采購部流程管理制度總則目的為加強(qiáng)建筑公司采購部的管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司工程建設(shè)的物資需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于建筑公司采購部所有采購活動，包括工程物資、設(shè)備、辦公用品等各類物品的采購。原則1.規(guī)范化原則：采購流程嚴(yán)格按照既定規(guī)范執(zhí)行，確保采購活動的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略，降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平公正。4.廉潔原則：采購人員應(yīng)遵守職業(yè)道德，廉潔奉公，嚴(yán)禁任何形式的不正當(dāng)交易。采購流程采購申請1.各部門根據(jù)工程進(jìn)度、生產(chǎn)需求等實際情況，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.《采購申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保申請內(nèi)容真實、合理。對于金額較大或重要物資的采購申請，還需報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購計劃制定1.采購部收到經(jīng)審批的《采購申請表》后，結(jié)合庫存情況，制定詳細(xì)的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的種類、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等。2.采購計劃需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核，確保計劃的合理性和可行性。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)及時報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行實地考察或資質(zhì)審核。考察內(nèi)容包括生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽狀況等。3.對于新供應(yīng)商的開發(fā)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的評估和審批。評估合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商信息庫，并建立合作關(guān)系。4.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不合格的供應(yīng)商及時淘汰。采購合同簽訂1.采購部與選定的供應(yīng)商就采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，并達(dá)成一致后簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。合同簽訂前需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同的法律效力。3.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部、倉庫管理部門等，以便各部門按照合同要求做好相應(yīng)的工作。采購訂單下達(dá)1.采購部根據(jù)采購合同，生成采購訂單，明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單下達(dá)前，需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。3.采購訂單如有變更，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，簽訂變更協(xié)議，并確保相關(guān)部門及時了解變更情況。物資驗收1.物資到貨前，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)采購訂單和合同要求，做好驗收準(zhǔn)備工作，包括安排驗收人員、準(zhǔn)備驗收工具等。2.物資到貨后，驗收人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對。對于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，還需進(jìn)行現(xiàn)場檢驗或試用。3.驗收合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并填寫《物資入庫單》。入庫單應(yīng)詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。4.驗收不合格的物資，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購部應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。付款結(jié)算1.財務(wù)部根據(jù)采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，審核采購款項的支付申請。審核無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。2.采購付款應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間執(zhí)行。對于預(yù)付款項，需在合同簽訂后按照規(guī)定辦理審批手續(xù)；對于貨到付款或驗收合格后付款的項目，需在收到驗收報告和發(fā)票后及時付款。3.采購部應(yīng)及時與財務(wù)部核對采購款項的支付情況，確保付款信息的準(zhǔn)確無誤。如有異常情況，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。采購預(yù)算管理預(yù)算編制1.采購部應(yīng)根據(jù)公司年度工程建設(shè)計劃、生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)等，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場價格走勢，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)涵蓋所有采購項目，包括工程物資、設(shè)備、辦公用品等。2.年度采購預(yù)算需經(jīng)公司預(yù)算管理部門審核，報公司管理層審批后執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，確保采購支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)及時報公司預(yù)算管理部門審核，經(jīng)公司管理層審批后調(diào)整。2.財務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進(jìn)行分析和比對。對于超預(yù)算的采購項目，應(yīng)及時查明原因并提出處理意見。預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如因市場價格波動、工程設(shè)計變更、生產(chǎn)經(jīng)營需要等原因，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足實際需求，采購部應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容。經(jīng)公司預(yù)算管理部門審核，報公司管理層審批后進(jìn)行調(diào)整。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.采購部應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估應(yīng)采用科學(xué)合理的方法，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行量化分析，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險，采購部應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，對于市場風(fēng)險，可以通過市場調(diào)研、價格談判、套期保值等方式進(jìn)行防范；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可以加強(qiáng)供應(yīng)商管理、多元化采購渠道、簽訂風(fēng)險防范條款等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險，可以加強(qiáng)質(zhì)量檢驗、建立質(zhì)量追溯體系、要求供應(yīng)商提供質(zhì)量擔(dān)保等方式進(jìn)行控制；對于合同風(fēng)險，可以加強(qiáng)合同審核、規(guī)范合同簽訂流程、建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制等方式進(jìn)行防范。2.采購部應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整和完善。采購檔案管理檔案收集1.采購部應(yīng)負(fù)責(zé)采購檔案的收集工作，確保采購過程中形成的各類文件、資料齊全完整。采購檔案包括采購申請表、采購計劃、供應(yīng)商信息、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票等。2.采購人員應(yīng)在采購活動結(jié)束后，及時將相關(guān)文件、資料整理歸檔，并提交給檔案管理人員。檔案整理與保管1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對采購檔案進(jìn)行分類整理、編號登記，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.采購檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。對于電子檔案，應(yīng)做好備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上。檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理人員處查閱。2.如需借閱采購檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。3.查閱和借閱采購檔案時，檔案管理人員應(yīng)做好登記記錄，確保檔案的安全和完整。查閱和借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。采購人員行為規(guī)范職業(yè)道德1.采購人員應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，誠實守信，廉潔奉公，嚴(yán)禁任何形式的商業(yè)賄賂和不正當(dāng)交易。2.采購人員應(yīng)保守公司商業(yè)秘密，不得泄露采購過程中的敏感信息和供應(yīng)商信息。業(yè)務(wù)能力1.采購人員應(yīng)具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、談判能力和市場分析能力，能夠與供應(yīng)商、內(nèi)部部門等進(jìn)行有效的溝通和協(xié)作。2.采購人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，了解市場動態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢，提高采購業(yè)務(wù)水平。工作紀(jì)律1.采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守工作時間，不得遲到、早退、曠工。如有特殊情況需要請假，應(yīng)按照公司請假制度辦理手續(xù)。2.采購人員應(yīng)認(rèn)真履行工作職責(zé)，不得推諉扯皮、敷衍了事。對于工作中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向上級匯報并積極解決。3.采購人員應(yīng)遵守公司的財務(wù)制度，不得擅自挪用采購資金或違規(guī)報銷費用。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對采購部的采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部內(nèi)部應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改?？己嗽u價1.人力資源部門會同采購部制定采購人員的績效考核指標(biāo)，包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保障、供應(yīng)商管理、內(nèi)部協(xié)