辦公場(chǎng)所投放設(shè)備管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司辦公場(chǎng)所投放設(shè)備的管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，提高使用效率，滿足公司辦公需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司辦公場(chǎng)所內(nèi)投放的各類設(shè)備，包括但不限于辦公電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、碎紙機(jī)等。3.管理原則遵循“統(tǒng)一管理、合理配置、高效使用、定期維護(hù)、確保安全”的原則，對(duì)辦公場(chǎng)所投放設(shè)備進(jìn)行全生命周期管理。二、設(shè)備采購(gòu)與配置1.需求申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設(shè)備需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。2.采購(gòu)審批行政部門對(duì)各部門提交的需求申請(qǐng)進(jìn)行匯總整理，結(jié)合公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，制定設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)組織采購(gòu)。3.采購(gòu)流程行政部門按照公司采購(gòu)相關(guān)規(guī)定，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過程中要嚴(yán)格把控設(shè)備質(zhì)量、價(jià)格及售后服務(wù)等環(huán)節(jié)，確保采購(gòu)的設(shè)備符合公司要求。設(shè)備到貨后，行政部門會(huì)同使用部門共同進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等是否與采購(gòu)合同一致，同時(shí)進(jìn)行功能測(cè)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。驗(yàn)收合格后，填寫《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》，辦理入庫(kù)手續(xù)。4.設(shè)備配置行政部門根據(jù)各部門的實(shí)際需求和人員配置情況，合理分配辦公設(shè)備。設(shè)備配置應(yīng)遵循“按需分配、資源共享”的原則，避免資源浪費(fèi)。對(duì)于共享設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保設(shè)備的正常使用。三、設(shè)備使用與操作1.使用培訓(xùn)新設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織使用部門人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，確保使用人員熟悉設(shè)備的性能、操作方法、注意事項(xiàng)等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備的基本原理、日常操作流程、常見故障排除等。培訓(xùn)結(jié)束后，使用人員應(yīng)能夠獨(dú)立、熟練地操作設(shè)備。2.使用規(guī)范使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。設(shè)備使用過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)通知行政部門進(jìn)行維修。嚴(yán)禁在設(shè)備故障未排除的情況下繼續(xù)使用，以免造成設(shè)備損壞或安全事故。對(duì)于共享設(shè)備，使用人員應(yīng)在使用完畢后及時(shí)清理設(shè)備，保持設(shè)備整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞或故障，應(yīng)及時(shí)向設(shè)備管理人員報(bào)告。辦公電腦應(yīng)安裝必要的殺毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新，確保網(wǎng)絡(luò)安全。嚴(yán)禁在辦公電腦上安裝與工作無(wú)關(guān)的軟件或進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的操作，如玩游戲、看視頻等。3.設(shè)備借用因工作需要借用辦公設(shè)備的，需填寫《辦公設(shè)備借用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借用手續(xù)。借用期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借用期限的，應(yīng)提前向行政部門說(shuō)明并辦理續(xù)借手續(xù)。借用人員應(yīng)妥善保管借用設(shè)備，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作用途。借用期間如設(shè)備發(fā)生損壞或丟失，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。4.設(shè)備歸還借用設(shè)備使用完畢后，借用人員應(yīng)及時(shí)歸還至行政部門。行政部門對(duì)歸還的設(shè)備進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞或丟失情況，應(yīng)按照本制度相關(guān)規(guī)定追究借用人員的責(zé)任。四、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.定期巡檢行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公場(chǎng)所投放設(shè)備進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀況、外觀是否完好、部件是否松動(dòng)等。巡檢周期為[X]周/月，巡檢人員應(yīng)填寫《辦公設(shè)備巡檢記錄》。2.日常維護(hù)使用人員負(fù)責(zé)設(shè)備的日常清潔和簡(jiǎn)單維護(hù)，如擦拭設(shè)備表面灰塵、清理打印機(jī)硒鼓等。行政部門定期組織對(duì)設(shè)備進(jìn)行全面維護(hù)保養(yǎng)，包括設(shè)備內(nèi)部清潔、部件潤(rùn)滑、軟件升級(jí)等，確保設(shè)備性能良好。3.故障維修設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門根據(jù)故障情況，判斷是否能夠自行維修。對(duì)于能夠自行維修的故障，行政部門應(yīng)安排維修人員及時(shí)進(jìn)行維修；對(duì)于無(wú)法自行維修的故障，行政部門應(yīng)聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。維修過程中應(yīng)填寫《辦公設(shè)備維修記錄》，詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、維修過程及更換的部件等信息。4.維修費(fèi)用管理辦公設(shè)備的維修費(fèi)用應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。對(duì)于因人為原因造成的設(shè)備損壞，維修費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)。行政部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)備維修費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)設(shè)備故障原因和維修規(guī)律，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，降低設(shè)備故障率和維修成本。五、設(shè)備報(bào)廢與處置1.報(bào)廢條件符合下列條件之一的辦公設(shè)備，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無(wú)法正常使用或維修成本過高的；因技術(shù)進(jìn)步或其他原因，設(shè)備已被淘汰，不再適用于公司工作需要的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)的。2.報(bào)廢申請(qǐng)使用部門填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。3.報(bào)廢鑒定行政部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。對(duì)于價(jià)值較高的設(shè)備，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估。4.報(bào)廢審批經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的設(shè)備，由行政部門匯總后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進(jìn)行報(bào)廢處置。5.報(bào)廢處置辦公設(shè)備報(bào)廢后，行政部門應(yīng)按照公司資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。對(duì)于有利用價(jià)值的零部件，可進(jìn)行拆卸留存?zhèn)溆?；?duì)于無(wú)利用價(jià)值的設(shè)備，可通過報(bào)廢拍賣、廢舊物資回收等方式進(jìn)行處理。報(bào)廢處置過程中應(yīng)填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢處置記錄》，詳細(xì)記錄設(shè)備名稱、型號(hào)、處置方式、處置收入等信息。處置收入應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度上繳國(guó)庫(kù)。六、設(shè)備盤點(diǎn)與清查1.定期盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期組織對(duì)辦公場(chǎng)所投放設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]年/半年。盤點(diǎn)內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、使用狀態(tài)、存放地點(diǎn)等信息。盤點(diǎn)結(jié)束后，填寫《辦公設(shè)備盤點(diǎn)表》，確保賬實(shí)相符。2.清查核對(duì)如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，行政部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整和處理。對(duì)于盤盈的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)入賬；對(duì)于盤虧的設(shè)備，應(yīng)查明責(zé)任，屬于人為原因造成的，應(yīng)追究責(zé)任人的責(zé)任；屬于自然損耗或其他不可抗力原因造成的，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行核銷。3.盤點(diǎn)報(bào)告行政部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果撰寫盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)設(shè)備管理情況，分析存在的問題及原因，提出改進(jìn)措施和建議。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至公司領(lǐng)導(dǎo)。七、設(shè)備檔案管理1.檔案建立行政部門負(fù)責(zé)建立辦公場(chǎng)所投放設(shè)備檔案，對(duì)每臺(tái)設(shè)備的采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、使用說(shuō)明書、維修記錄、盤點(diǎn)記錄等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。設(shè)備檔案應(yīng)按照設(shè)備類別和型號(hào)進(jìn)行分類管理，便于查詢和使用。2.檔案保管設(shè)備檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止檔案資料損壞、丟失或泄露。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案查閱因工作需要查閱設(shè)備檔案的，需填寫《辦公設(shè)備檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)印、拍照。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《辦公設(shè)備檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。八、違規(guī)處理1.凡違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自采購(gòu)辦公設(shè)備的；擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件，造成設(shè)備損壞的；因使用不當(dāng)或保管不善，導(dǎo)致設(shè)備丟失或損壞的；借用設(shè)備未按時(shí)歸還或轉(zhuǎn)