公司禮品出入庫(kù)管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司禮品出入庫(kù)管理，規(guī)范禮品的收發(fā)流程，確保禮品的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)出入庫(kù)，提高禮品管理的效率和透明度，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有禮品的出入庫(kù)管理，包括但不限于商務(wù)禮品、節(jié)日禮品、員工福利禮品等。3.職責(zé)分工采購(gòu)部門(mén)：負(fù)責(zé)禮品的采購(gòu)工作，確保所采購(gòu)禮品的質(zhì)量、規(guī)格和數(shù)量符合公司要求，并及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)禮品的到貨時(shí)間和相關(guān)事宜。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)：負(fù)責(zé)禮品的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和出庫(kù)工作，確保禮品的安全和完整，定期對(duì)庫(kù)存禮品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)更新庫(kù)存信息。使用部門(mén)：根據(jù)工作需要，提前向倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)提交禮品領(lǐng)用申請(qǐng)，明確禮品的用途、數(shù)量和領(lǐng)取時(shí)間等信息，并在領(lǐng)用后妥善使用禮品。財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)禮品出入庫(kù)進(jìn)行賬務(wù)處理，審核相關(guān)票據(jù)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，定期與倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)核對(duì)庫(kù)存賬目。二、禮品入庫(kù)管理1.采購(gòu)申請(qǐng)與審批使用部門(mén)如需采購(gòu)禮品，應(yīng)提前填寫(xiě)《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明禮品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際需求對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，如同意采購(gòu)，簽字后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，采購(gòu)申請(qǐng)單交至采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)單，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的采購(gòu)流程進(jìn)行操作，確保所采購(gòu)禮品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等符合要求。采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)禮品的采購(gòu)進(jìn)度，確保禮品按時(shí)到貨。如因特殊原因?qū)е陆回浹舆t，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并向相關(guān)部門(mén)反饋情況。3.到貨驗(yàn)收禮品到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)提前通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并根據(jù)采購(gòu)合同或協(xié)議及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)。驗(yàn)收人員應(yīng)仔細(xì)檢查禮品的外觀、包裝、標(biāo)識(shí)等是否完好無(wú)損，數(shù)量是否與送貨清單一致，規(guī)格是否符合要求，質(zhì)量是否合格等。如發(fā)現(xiàn)禮品存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員聯(lián)系，并要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或處理。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨清單上簽字確認(rèn)，并填寫(xiě)《禮品入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄禮品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱(chēng)、入庫(kù)時(shí)間等信息?！抖Y品入庫(kù)單》一式三聯(lián)，一聯(lián)由倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)留存，作為庫(kù)存管理的依據(jù)；一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)，作為采購(gòu)結(jié)算的憑證；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，作為賬務(wù)處理的依據(jù)。如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《禮品驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明不合格原因及處理建議，并將報(bào)告交采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行更換或處理。如供應(yīng)商未能按時(shí)解決問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)采取相應(yīng)措施，如扣除貨款、追究違約責(zé)任等。三、禮品存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃與布局倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)禮品的種類(lèi)、規(guī)格、數(shù)量等因素，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)的存儲(chǔ)空間，設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待處理區(qū)等，并做好明顯的標(biāo)識(shí)。對(duì)不同類(lèi)型的禮品應(yīng)分類(lèi)存放，遵循先進(jìn)先出的原則，便于禮品的管理和發(fā)放。同時(shí)，應(yīng)確保倉(cāng)庫(kù)內(nèi)通道暢通，便于貨物的搬運(yùn)和盤(pán)點(diǎn)。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存禮品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，每年進(jìn)行一次年終盤(pán)點(diǎn)。在盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員分工等信息，并通知相關(guān)部門(mén)做好準(zhǔn)備工作。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)禮品的實(shí)物數(shù)量與庫(kù)存賬目記錄是否一致，檢查禮品的質(zhì)量狀況、存儲(chǔ)環(huán)境等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并查明原因，填寫(xiě)《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告》。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果編制《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)盤(pán)點(diǎn)情況進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。如因盤(pán)點(diǎn)差異需要調(diào)整庫(kù)存賬目，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《庫(kù)存調(diào)整單》，并按照財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行審批和賬務(wù)處理。3.庫(kù)存安全管理倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存禮品的安全管理，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等措施，確保禮品的安全和完整。倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。同時(shí)，應(yīng)制定安全應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。在工作期間，應(yīng)保持倉(cāng)庫(kù)環(huán)境整潔，做好貨物的整理和保管工作。四、禮品出庫(kù)管理1.領(lǐng)用申請(qǐng)與審批使用部門(mén)如需領(lǐng)用禮品，應(yīng)提前填寫(xiě)《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明禮品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途、領(lǐng)取時(shí)間等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際需求對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，如同意領(lǐng)用，簽字后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》交至倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。2.出庫(kù)發(fā)放倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收到經(jīng)審批的《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表上的信息進(jìn)行備貨。備貨完成后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)核對(duì)禮品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等是否與申請(qǐng)表一致，并將禮品發(fā)放給領(lǐng)用人員。領(lǐng)用人員在領(lǐng)取禮品時(shí)，應(yīng)在《禮品出庫(kù)單》上簽字確認(rèn)?！抖Y品出庫(kù)單》一式三聯(lián)，一聯(lián)由倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)留存，作為庫(kù)存管理的依據(jù)；一聯(lián)交領(lǐng)用部門(mén)，作為禮品使用的記錄；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，作為賬務(wù)處理的依據(jù)。如因特殊原因需要代領(lǐng)禮品，代領(lǐng)人應(yīng)在《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》上注明代領(lǐng)原因，并提供代領(lǐng)人及被代領(lǐng)人的有效身份證件復(fù)印件。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在發(fā)放禮品時(shí)，應(yīng)核對(duì)代領(lǐng)人的身份信息，并要求代領(lǐng)人簽字確認(rèn)。3.禮品使用跟蹤倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)禮品的使用情況進(jìn)行跟蹤，了解禮品是否按照申請(qǐng)用途使用，是否達(dá)到預(yù)期效果等。如發(fā)現(xiàn)禮品使用不當(dāng)或存在其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與領(lǐng)用部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，并要求其進(jìn)行整改。領(lǐng)用部門(mén)應(yīng)妥善使用禮品，并在使用后及時(shí)向倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)反饋禮品的使用情況。如禮品使用過(guò)程中產(chǎn)生相關(guān)費(fèi)用，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。五、禮品退換貨管理1.退換貨原因如因禮品質(zhì)量問(wèn)題、規(guī)格不符、數(shù)量短缺等原因，需要進(jìn)行退換貨的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商按照合同約定進(jìn)行處理。如因公司內(nèi)部需求變更、禮品使用計(jì)劃調(diào)整等原因，導(dǎo)致已采購(gòu)的禮品不需要或需要更換的，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《禮品退換貨申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明退換貨原因及退換貨禮品的信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況對(duì)退換貨申請(qǐng)進(jìn)行審核，如同意退換貨，簽字后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，《禮品退換貨申請(qǐng)表》交至采購(gòu)部門(mén)，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商辦理退換貨事宜。2.退換貨流程采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商一致后，應(yīng)簽訂退換貨協(xié)議，明確退換貨的時(shí)間、方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)等事項(xiàng)。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)退換貨協(xié)議，做好退換貨禮品的接收和發(fā)貨工作。在接收退換貨禮品時(shí)，應(yīng)按照到貨驗(yàn)收的要求進(jìn)行檢查，確保退換貨禮品的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。如因退換貨產(chǎn)生的運(yùn)費(fèi)等費(fèi)用，按照合同約定由供應(yīng)商承擔(dān)或由公司承擔(dān)。如由公司承擔(dān)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤退換貨進(jìn)度，確保退換貨工作順利完成。退換貨完成后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將相關(guān)情況反饋給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)，并更新庫(kù)存信息和賬務(wù)記錄。六、禮品報(bào)廢管理1.報(bào)廢原因禮品因損壞、過(guò)期、變質(zhì)等原因無(wú)法正常使用的，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理，并填寫(xiě)《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因及報(bào)廢禮品的信息。因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、禮品使用計(jì)劃變更等原因，導(dǎo)致部分禮品不再需要且無(wú)法退換貨的，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，如同意報(bào)廢，簽字后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》交至倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)，由倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織禮品的報(bào)廢處理。2.報(bào)廢處理倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)禮品的報(bào)廢處理工作。報(bào)廢處理方式可根據(jù)禮品的性質(zhì)和實(shí)際情況選擇，如銷(xiāo)毀、變賣(mài)等。對(duì)于需要銷(xiāo)毀的禮品，應(yīng)選擇安全、環(huán)保的方式進(jìn)行處理，確保不會(huì)對(duì)環(huán)境和社會(huì)造成不良影響。在銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)督，并做好記錄。對(duì)于可以變賣(mài)的禮品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行評(píng)估和定價(jià)，并通過(guò)合法的渠道進(jìn)行變賣(mài)。變賣(mài)所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門(mén)，納入公司統(tǒng)一核算。禮品報(bào)廢處理完成后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《禮品報(bào)廢處理報(bào)告》，詳細(xì)記錄報(bào)廢處理的過(guò)程和結(jié)果，并將報(bào)告交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。同時(shí)，應(yīng)更新庫(kù)存信息，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)禮品出入庫(kù)管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查禮品采購(gòu)、入庫(kù)、存儲(chǔ)、出庫(kù)、退換貨、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的操作是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。審計(jì)人員應(yīng)通過(guò)查閱相關(guān)文件、賬目、記錄，實(shí)地盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存禮品等方式進(jìn)行審計(jì)，并形成審計(jì)報(bào)告。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)提出整改建議，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。2.日常檢查倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)禮品出入庫(kù)管理工作的日常檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。檢查內(nèi)容包括庫(kù)存禮品的數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)環(huán)境，出入庫(kù)手續(xù)的辦理情況，庫(kù)存賬目記錄的準(zhǔn)確性等。倉(cāng)庫(kù)管