公司證照及印鑒管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照及印鑒的管理，規(guī)范證照及印鑒的使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司。（三）定義1.公司證照：指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中依法取得的各類證件，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、許可證等。2.公司印鑒：指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中使用的各類印章，包括但不限于公司公章、法定代表人私章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等。二、證照管理（一）證照的獲取與變更1.公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)按照法律法規(guī)及政府部門(mén)要求，及時(shí)辦理各類證照的申請(qǐng)、領(lǐng)取、變更、年檢、換證等手續(xù)。2.辦理證照所需資料由相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備齊全，并確保資料的真實(shí)性、完整性和合法性。3.證照辦理過(guò)程中，如遇特殊情況或問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并積極協(xié)調(diào)解決。（二）證照的保管1.公司證照統(tǒng)一由行政部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)保管，建立證照保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證照名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)關(guān)、有效期、領(lǐng)取時(shí)間、保管人等信息。2.證照保管人應(yīng)將證照存放于安全、保密的場(chǎng)所，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保證照的安全與完整。3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)證照保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并記錄檢查結(jié)果。（三）證照的使用1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要使用證照時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用期限、歸還時(shí)間等，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交行政部門(mén)審核。2.行政部門(mén)審核通過(guò)后，在《證照使用申請(qǐng)表》上簽字，并將證照交予申請(qǐng)人。申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還證照，如因特殊原因需要延長(zhǎng)使用期限，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)。3.證照使用過(guò)程中，申請(qǐng)人應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或用于其他無(wú)關(guān)事項(xiàng)。如因使用不當(dāng)造成證照損壞、遺失等后果，由申請(qǐng)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.公司對(duì)外提供證照復(fù)印件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件上注明“此復(fù)印件僅用于[具體用途]，再?gòu)?fù)印無(wú)效”字樣，并加蓋公司公章。（四）證照的遺失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，證照保管人應(yīng)立即向行政部門(mén)報(bào)告，并采取必要的掛失措施，防止證照被冒用。2.行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)向證照頒發(fā)機(jī)關(guān)申請(qǐng)補(bǔ)辦證照，并按照要求提供相關(guān)資料。補(bǔ)辦證照所需費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)。3.證照遺失后，行政部門(mén)應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布公告，聲明原證照作廢，以避免給公司造成不必要的損失。三、印鑒管理（一）印鑒的刻制1.公司因工作需要刻制印鑒時(shí)，由行政部門(mén)填寫(xiě)《印鑒刻制申請(qǐng)表》，注明印鑒名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。2.刻制印鑒時(shí)，應(yīng)要求刻章單位嚴(yán)格按照公司提供的樣式和規(guī)格進(jìn)行刻制，并在印章上注明公司名稱、編號(hào)、啟用日期等信息。3.新刻制的印鑒在啟用前，應(yīng)進(jìn)行登記備案，并由行政部門(mén)指定專人保管。（二）印鑒的保管1.公司印鑒實(shí)行分級(jí)保管制度，不同級(jí)別的印鑒由不同的人員負(fù)責(zé)保管。具體如下：公司公章、法定代表人私章由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人保管。財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人保管。合同專用章由法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人保管。發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專人保管。2.印鑒保管人應(yīng)妥善保管印鑒，不得擅自將印鑒交予他人使用。如因工作需要臨時(shí)交接印鑒，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并由雙方簽字確認(rèn)。3.印鑒保管人應(yīng)將印鑒存放于安全、保密的保險(xiǎn)柜或其他安全設(shè)施內(nèi)，并設(shè)置密碼或鑰匙，確保印鑒的安全。4.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)印鑒保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并記錄檢查結(jié)果。（三）印鑒的使用1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要使用印鑒時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印鑒使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用范圍、使用期限、使用份數(shù)等，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交相關(guān)印鑒保管人審核。2.印鑒保管人應(yīng)按照規(guī)定對(duì)《印鑒使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，如審核通過(guò)，在申請(qǐng)表上簽字，并在印鑒使用登記本上記錄相關(guān)信息，然后方可使用印鑒。3.印鑒使用過(guò)程中，應(yīng)確保印鑒清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋在空白紙張上。如因特殊情況需要加蓋在空白紙張上，應(yīng)在使用前注明用途，并由使用人簽字確認(rèn)。4.涉及重要合同、協(xié)議等文件的蓋章，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核后，方可加蓋印鑒。5.嚴(yán)禁在空白介紹信、空白合同、空白紙張等上加蓋印鑒。如因工作需要確需開(kāi)具空白介紹信或空白合同，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并在介紹信或合同上注明有效期限、使用范圍等信息。（四）印鑒的停用與銷毀1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印鑒時(shí)，由行政部門(mén)填寫(xiě)《印鑒停用申請(qǐng)表》，注明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，通知相關(guān)印鑒保管人。2.印鑒保管人應(yīng)在接到通知后，將停用的印鑒交回行政部門(mén)。行政部門(mén)對(duì)交回的印鑒進(jìn)行登記備案，并妥善保管。3.對(duì)于不再使用的印鑒，行政部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀印鑒時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印鑒銷毀申請(qǐng)表》，注明印鑒名稱、編號(hào)、銷毀原因、銷毀日期等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員共同監(jiān)督銷毀過(guò)程。銷毀后，應(yīng)在《印鑒銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。四、監(jiān)督與檢查（一）公司設(shè)立證照及印鑒管理監(jiān)督小組，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對(duì)公司證照及印鑒管理情況進(jìn)行檢查，確保制度的有效執(zhí)行。（二）行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)證照及印鑒的保管、使用情況進(jìn)行自查，并將自查結(jié)果向監(jiān)督小組匯報(bào)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。（三）公司內(nèi)部各部門(mén)應(yīng)積極配合監(jiān)督小組的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于違反本制度的行為，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。五、責(zé)任追究（一）對(duì)于因保管不善、使用不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е鹿咀C照及印鑒遺失、損壞、被盜用等情況，給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。（二）對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自使用公司證照及印鑒的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰。如給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。（三）對(duì)于在證照及印鑒管理工作中，玩忽職守、徇私舞