公司合同借用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司合同借用行為，加強(qiáng)合同管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作中涉及合同借用的相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則合同借用行為必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保合同的簽訂、履行等過程合法合規(guī)。2.必要性原則借用合同應(yīng)基于工作實(shí)際需要，嚴(yán)禁無故借用或?yàn)E用合同。3.審批規(guī)范原則嚴(yán)格履行合同借用審批程序，明確各級審批權(quán)限，確保借用行為得到有效管控。4.責(zé)任明晰原則明確合同借用過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)管理漏洞。二、合同借用申請（一）申請條件1.因工作需要，必須借用公司合同文本作為參考、模板或用于與合作方溝通、洽談等工作場景。2.借用人員所在部門負(fù)責(zé)人對借用事項(xiàng)進(jìn)行審核并同意。（二）申請流程1.借用人員填寫《合同借用申請表》，詳細(xì)說明借用合同的名稱、編號、借用用途、預(yù)計(jì)歸還時間等信息。2.將填寫完整的申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人。3.部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查借用用途是否合理、必要，預(yù)計(jì)歸還時間是否明確等。如審核通過，在申請表上簽署意見并簽字確認(rèn)。4.將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的申請表提交至合同管理部門。三、合同借用審批（一）審批權(quán)限1.對于一般性合同借用，由合同管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要合同、金額較大合同或特殊情況的合同借用，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容1.合同管理部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)在審批時，主要審查申請的合理性、必要性，借用人員的資質(zhì)及信用情況，預(yù)計(jì)歸還時間的合理性等。2.對于不符合要求的申請，審批人應(yīng)在申請表上注明原因，退回申請，并告知借用人員補(bǔ)充完善或不予借用。（三）審批流程1.合同管理部門收到《合同借用申請表》后，按照審批權(quán)限進(jìn)行流轉(zhuǎn)。2.審批人應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果反饋給合同管理部門。3.合同管理部門根據(jù)審批結(jié)果，通知借用人員是否批準(zhǔn)借用。如批準(zhǔn)借用，告知借用人員領(lǐng)取合同的時間、地點(diǎn)及相關(guān)注意事項(xiàng)。四、合同借用登記（一）登記內(nèi)容合同管理部門在批準(zhǔn)借用合同后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，登記內(nèi)容包括：借用合同的名稱、編號、借用人員姓名、所在部門、借用用途、借用時間、預(yù)計(jì)歸還時間、實(shí)際歸還時間等。（二）登記方式采用電子臺賬與紙質(zhì)臺賬相結(jié)合的方式進(jìn)行登記。電子臺賬應(yīng)定期備份，紙質(zhì)臺賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。五、合同借用領(lǐng)?。ㄒ唬╊I(lǐng)取流程借用人員憑經(jīng)審批通過的《合同借用申請表》到合同管理部門領(lǐng)取借用合同。合同管理部門工作人員在發(fā)放合同前，應(yīng)再次核對申請表上的信息與所發(fā)放合同是否一致，并提醒借用人員妥善保管合同，嚴(yán)格按照規(guī)定使用。（二）領(lǐng)取要求1.借用人員應(yīng)本人親自領(lǐng)取合同，如因特殊原因需他人代領(lǐng)，代領(lǐng)人應(yīng)出示借用人員的授權(quán)委托書及有效身份證件。2.合同管理部門工作人員應(yīng)在發(fā)放合同的同時，向借用人員發(fā)放《合同借用須知》，明確借用期間的各項(xiàng)要求和責(zé)任。六、合同借用使用（一）使用規(guī)范1.借用人員應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用合同，不得擅自更改合同內(nèi)容或用于其他非申請用途。2.借用人員在使用合同過程中，應(yīng)妥善保管合同，不得遺失、損壞、涂改合同。如發(fā)現(xiàn)合同有損壞或遺失情況，應(yīng)及時向合同管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借用人員如需復(fù)印、掃描合同，應(yīng)經(jīng)合同管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行操作。復(fù)印、掃描后的合同復(fù)印件、掃描件應(yīng)注明用途，并妥善保管。（二）保密要求1.借用人員應(yīng)對借用合同中涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等予以嚴(yán)格保密，不得向任何無關(guān)人員透露。2.在借用合同使用完畢后，借用人員應(yīng)及時將合同歸還合同管理部門，不得私自留存或傳播合同內(nèi)容。七、合同借用歸還（一）歸還時間借用人員應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時間內(nèi)將借用合同歸還合同管理部門。如因特殊原因需要延期歸還，借用人員應(yīng)提前向合同管理部門提出書面申請，說明延期原因及預(yù)計(jì)歸還時間，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可延期。（二）歸還流程1.借用人員在合同歸還時，應(yīng)確保合同內(nèi)容完整、無損壞、無涂改，并將合同原件及相關(guān)附件一并歸還。2.合同管理部門工作人員在收到歸還的合同后，應(yīng)認(rèn)真核對合同的完整性、準(zhǔn)確性，并與借用登記臺賬進(jìn)行核對。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借用人員溝通核實(shí)。3.核對無誤后，合同管理部門工作人員在借用登記臺賬上記錄合同實(shí)際歸還時間，并在合同上加蓋“已歸還”章。八、合同借用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對合同借用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.合同借用申請、審批、登記、領(lǐng)取、使用、歸還等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.借用人員是否按照規(guī)定使用合同，是否存在擅自更改合同內(nèi)容、泄露合同機(jī)密等違規(guī)行為。3.合同管理部門對借用合同的管理是否規(guī)范，登記臺賬是否準(zhǔn)確、完整等。（三）檢查方式1.定期檢查：審計(jì)部門每季度對合同借用情況進(jìn)行一次全面檢查，檢查范圍包括公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，審計(jì)部門可對部分部門或特定合同借用事項(xiàng)進(jìn)行不定期抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或責(zé)任人限期整改。2.責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況書面報(bào)告審計(jì)部門。審計(jì)部門對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，對責(zé)任部門或責(zé)任人給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或經(jīng)濟(jì)處罰；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。九、合同借用相關(guān)責(zé)任（一）借用人員責(zé)任1.借用人員對借用合同的安全保管、正確使用及按時歸還負(fù)責(zé)。如因借用人員保管不善、使用不當(dāng)或未按時歸還合同，給公司造成損失的，借用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.借用人員違反本制度規(guī)定，擅自更改合同內(nèi)容、泄露合同機(jī)密等，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；給公司造成重大損失的，公司將依法追究借用人員的法律責(zé)任。（二）部門負(fù)責(zé)人責(zé)任1.部門負(fù)責(zé)人對本部門員工的合同借用申請負(fù)有審核責(zé)任。如因?qū)徍瞬粐?yán)，導(dǎo)致借用申請不合理或違規(guī)借用合同，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門借用人員按時歸還合同，如發(fā)現(xiàn)借用人員未按時歸還合同，應(yīng)及時向合同管理部門報(bào)告，并協(xié)助做好相關(guān)工作。（三）合同管理部門責(zé)任1.合同管理部門負(fù)責(zé)合同借用的日常管理工作，包括申請受理、審批流轉(zhuǎn)、登記發(fā)放、監(jiān)督檢查等。如因合同管理部門工作失誤，導(dǎo)致合同借用管理混亂或出現(xiàn)違規(guī)行為，合同管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。2.合同管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定辦理合同借