公司發(fā)放樣品管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司樣品發(fā)放流程，確保樣品的合理使用和有效管理，提高公司資源利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要申請、領(lǐng)取、使用、歸還樣品的相關(guān)活動。（三）基本原則1.按需發(fā)放原則：樣品發(fā)放應(yīng)基于業(yè)務(wù)實際需求，嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，避免浪費。2.規(guī)范流程原則：明確樣品申請、審批、領(lǐng)取、使用、歸還等各環(huán)節(jié)的操作流程，確保手續(xù)完備、記錄清晰。3.責(zé)任明晰原則：明確各部門及相關(guān)人員在樣品管理過程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.定期盤點原則：定期對樣品進(jìn)行盤點，確保賬實相符，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。二、職責(zé)分工（一）需求部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確填寫樣品申請表，詳細(xì)說明申請樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.負(fù)責(zé)領(lǐng)取樣品后的妥善保管和使用，按照規(guī)定的用途和范圍使用樣品，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或挪作他用。3.在樣品使用完畢后，及時歸還樣品，并提交樣品使用報告。（二）樣品管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善樣品管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)一管理公司樣品庫存，建立樣品臺賬，詳細(xì)記錄樣品的出入庫情況。3.審核樣品申請表，根據(jù)庫存情況和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行審批，并安排樣品發(fā)放。4.定期對樣品進(jìn)行盤點，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確無誤，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行調(diào)查和處理。（三）審批部門1.根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)實際情況，對樣品申請進(jìn)行審批，確保申請的合理性和必要性。2.對超常規(guī)的樣品申請進(jìn)行重點審核，并提出意見和建議。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對樣品的采購成本進(jìn)行核算和管理，確保樣品成本的準(zhǔn)確記錄。2.對樣品的發(fā)放和使用情況進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督，防止出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險。三、樣品申請（一）申請流程1.需求部門填寫《樣品申請表》，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至樣品管理部門。2.《樣品申請表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：申請部門及申請人信息；樣品名稱、規(guī)格、型號；申請數(shù)量；申請用途及預(yù)計使用時間；其他需要說明的事項。3.樣品管理部門收到《樣品申請表》后，對申請信息進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括：申請是否符合業(yè)務(wù)實際需求；申請數(shù)量是否合理；預(yù)計使用時間是否明確。4.經(jīng)初步審核通過后，樣品管理部門將《樣品申請表》提交至審批部門進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果反饋給樣品管理部門。5.樣品管理部門根據(jù)審批結(jié)果，安排樣品發(fā)放。如審批不通過，應(yīng)及時通知需求部門，并說明原因。（二）特殊情況申請1.對于緊急業(yè)務(wù)需求，無法按照正常流程提前申請樣品的，需求部門應(yīng)在領(lǐng)取樣品后的[X]個工作日內(nèi)補辦申請手續(xù)，并說明緊急情況的原因。2.對于超常規(guī)數(shù)量或特殊規(guī)格的樣品申請，需求部門應(yīng)在申請時詳細(xì)說明原因，并提交相關(guān)證明材料，經(jīng)樣品管理部門審核后，報審批部門特批。四、樣品發(fā)放（一）發(fā)放流程1.樣品管理部門根據(jù)審批通過的《樣品申請表》，通知需求部門領(lǐng)取樣品。2.需求部門憑有效證明（如部門負(fù)責(zé)人簽字的領(lǐng)取單等）到樣品管理部門領(lǐng)取樣品。樣品管理部門應(yīng)與需求部門當(dāng)場核對樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保無誤后辦理發(fā)放手續(xù)。3.樣品發(fā)放時，樣品管理部門應(yīng)在樣品臺賬上記錄發(fā)放日期、領(lǐng)取部門、申請人、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。（二）發(fā)放方式1.對于體積較小、重量較輕的樣品，可采用直接領(lǐng)取的方式。2.對于體積較大、重量較重或需要特殊運輸條件的樣品，樣品管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況安排合適的運輸方式，并確保樣品在運輸過程中的安全。五、樣品使用（一）使用要求1.需求部門應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用樣品，不得擅自改變樣品的用途或使用范圍。2.在樣品使用過程中，應(yīng)妥善保管樣品，避免損壞、丟失或變質(zhì)。如因使用不當(dāng)造成樣品損壞或丟失的，需求部門應(yīng)及時向樣品管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.對于有使用期限要求的樣品，需求部門應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)使用完畢，并及時歸還樣品。（二）使用記錄1.需求部門應(yīng)建立樣品使用記錄臺賬，詳細(xì)記錄樣品的使用日期、使用人員、使用情況、剩余數(shù)量等信息。2.在樣品使用完畢后，需求部門應(yīng)及時填寫《樣品使用報告》，總結(jié)樣品的使用效果、存在問題及改進(jìn)建議等，并提交給樣品管理部門。六、樣品歸還（一）歸還流程1.樣品使用完畢后，需求部門應(yīng)及時清理樣品，確保樣品完好無損，并在規(guī)定的歸還期限內(nèi)將樣品歸還至樣品管理部門。2.樣品管理部門在收到歸還的樣品后，應(yīng)與樣品使用記錄臺賬進(jìn)行核對，檢查樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、完好情況等是否一致。3.經(jīng)核對無誤后，樣品管理部門在樣品臺賬上記錄歸還日期，并由歸還人簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或丟失的情況，需求部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。（二）逾期歸還處理1.如需求部門未能在規(guī)定的歸還期限內(nèi)歸還樣品，應(yīng)提前向樣品管理部門說明原因，并申請延期歸還。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期歸還的，樣品管理部門將按照公司相關(guān)規(guī)定對需求部門進(jìn)行處罰。2.對于逾期未歸還的樣品，樣品管理部門應(yīng)及時催還，并記錄逾期情況。如逾期時間較長且無合理原因的，樣品管理部門有權(quán)采取相應(yīng)措施，如暫停該部門的樣品申請資格等。七、樣品盤點（一）盤點周期公司定期對樣品進(jìn)行盤點，盤點周期為[X]個月/季度/半年/年（根據(jù)實際情況確定）。（二）盤點方式1.由樣品管理部門組織相關(guān)人員對樣品進(jìn)行實地盤點，核對樣品的實際數(shù)量與樣品臺賬記錄是否一致。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《樣品盤點差異表》，詳細(xì)記錄差異情況、差異原因及處理建議等。（三）盤點結(jié)果處理1.對于盤盈的樣品，應(yīng)查明原因，如屬于入庫時數(shù)量錯誤等原因造成的，應(yīng)及時調(diào)整樣品臺賬；如無法查明原因的，應(yīng)作為公司的額外資產(chǎn)進(jìn)行登記管理。2.對于盤虧的樣品，應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行處理：如因使用部門保管不善等原因造成的，由使用部門按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償；如因其他不可抗力因素造成的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審批后，調(diào)整樣品臺賬。八、樣品報廢（一）報廢條件1.樣品因長期使用、損壞、過期等原因無法繼續(xù)使用的，可申請報廢。2.樣品經(jīng)技術(shù)鑒定或質(zhì)量檢測，確認(rèn)為不合格且無法修復(fù)的，應(yīng)申請報廢。（二）報廢申請1.需求部門填寫《樣品報廢申請表》，詳細(xì)說明樣品報廢的原因、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交相關(guān)證明材料（如損壞照片、質(zhì)量檢測報告等）。2.《樣品報廢申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至樣品管理部門。（三）報廢審批1.樣品管理部門收到《樣品報廢申請表》后，對申請信息和證明材料進(jìn)行審核，并組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場核實。2.經(jīng)審核通過后，樣品管理部門將《樣品報廢申請表》提交至審批部門進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果反饋給樣品管理部門。3.如審批不通過，樣品管理部門應(yīng)及時通知需求部門，并說明原因。（四）報廢處理1.經(jīng)審批同意報廢的樣品，由樣品管理部門負(fù)責(zé)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣、銷毀等。2.在樣品報廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括報廢日期、處理方式、處理結(jié)果等信息，并將相關(guān)記錄存檔。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對樣品管理情況進(jìn)行審計，檢查樣品管理制度的執(zhí)行情況、樣品的出入庫記錄、使用情況、盤點情況等，確保樣品管理規(guī)范、有序。（二）日常檢查樣品管理部門應(yīng)加強對樣品使用部門的日常檢查，不定期抽查樣品的保管和使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不