公司印鑒使用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司印鑒的使用管理，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的各類印鑒使用管理。（三）定義1.公司印鑒：指公司在對外活動中使用的各類印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等具有法律效力的印章，以及公司各部門專用章、業(yè)務(wù)專用章等。2.印鑒使用：指在各類文件、合同、協(xié)議、報表、票據(jù)、信函等書面材料上加蓋印鑒的行為。（四）基本原則1.依法合規(guī)原則：印鑒使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，不得用于違法違規(guī)活動。2.審批授權(quán)原則：印鑒使用應(yīng)經(jīng)過嚴格的審批流程，明確審批權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。3.專人保管原則：明確印鑒保管責(zé)任人，實行專人專管，確保印鑒安全。4.登記備案原則：對印鑒使用情況進行詳細登記備案，便于查詢和追溯。二、印鑒的種類及用途（一）公司公章1.用于以公司名義發(fā)布的各類公文、通知、報告、決議等正式文件。2.對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律效力的文件。3.公司出具的各類證明、介紹信等。4.其他需要加蓋公司公章的事項。（二）法定代表人章1.用于公司法定代表人在各類文件、合同等上的簽字確認。2.按照法律法規(guī)或公司章程規(guī)定，需要法定代表人簽字蓋章的其他事項。（三）合同專用章專門用于對外簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等，以明確公司在合同中的權(quán)利和義務(wù)。（四）財務(wù)專用章1.用于公司財務(wù)核算、資金收付、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.在各類財務(wù)報表、憑證、發(fā)票、收據(jù)等上加蓋財務(wù)專用章，作為財務(wù)事項的有效標識。（五）發(fā)票專用章專門用于公司開具發(fā)票時加蓋，確保發(fā)票的真實性和有效性。（六）部門專用章1.各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)公司批準刻制的專用章，用于本部門內(nèi)部涉及的特定業(yè)務(wù)文件或資料的蓋章確認。2.部門專用章的使用范圍應(yīng)嚴格限定在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，不得對外使用。（七）業(yè)務(wù)專用章1.針對特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域或項目，經(jīng)公司批準刻制的專用章，用于相關(guān)業(yè)務(wù)文件、報表、憑證等的蓋章。2.業(yè)務(wù)專用章的使用應(yīng)遵循公司業(yè)務(wù)流程和審批要求，確保業(yè)務(wù)的規(guī)范操作。三、印鑒的刻制、啟用與廢止（一）印鑒刻制1.因工作需要刻制印鑒的，由使用部門或相關(guān)業(yè)務(wù)單位提出申請，詳細說明刻制印鑒的名稱、用途、材質(zhì)、數(shù)量等信息。2.申請經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，由綜合管理部門統(tǒng)一安排刻制?？讨茊挝槐仨毷蔷哂泄矙C關(guān)核發(fā)的《特種行業(yè)許可證》的正規(guī)印章刻制企業(yè)。3.刻制完成的印鑒應(yīng)及時交綜合管理部門進行驗收，核對印鑒的名稱、規(guī)格、樣式等是否與申請一致，并檢查印鑒的質(zhì)量和清晰度。驗收合格后，填寫《印鑒刻制驗收單》，由驗收人員簽字確認。（二）印鑒啟用1.新刻制的印鑒啟用前，綜合管理部門應(yīng)填寫《印鑒啟用申請表》，詳細注明印鑒名稱、啟用日期、使用范圍、保管責(zé)任人等信息，并附印鑒樣式。2.《印鑒啟用申請表》經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可正式啟用。啟用時，綜合管理部門應(yīng)將印鑒啟用情況及時通知相關(guān)部門和人員。3.印鑒啟用后，應(yīng)建立印鑒使用臺賬，記錄印鑒的啟用時間、使用情況等信息。（三）印鑒廢止1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因需要廢止印鑒的，由使用部門或相關(guān)業(yè)務(wù)單位提出申請，說明廢止印鑒的名稱、原因等情況。2.申請經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，由綜合管理部門負責(zé)收回廢止印鑒，并進行封存保管。3.對于廢止的印鑒，綜合管理部門應(yīng)定期進行清理核對，確保印鑒的安全銷毀。銷毀時，應(yīng)填寫《印鑒銷毀申請表》，詳細記錄印鑒名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由至少兩名監(jiān)銷人員簽字確認。銷毀過程應(yīng)進行拍照或錄像留存，作為銷毀記錄的一部分。四、印鑒的保管（一）保管責(zé)任人1.公司公章、法定代表人章由公司總經(jīng)理指定專人保管。2.合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章由各自業(yè)務(wù)對口部門指定專人保管。3.部門專用章、業(yè)務(wù)專用章由各部門負責(zé)人指定專人保管。（二）保管要求1.印鑒保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強、保密意識高的素質(zhì)，熟悉公司印鑒使用管理制度。2.印鑒應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，原則上應(yīng)存放在專門的保險柜或保險箱內(nèi)，并設(shè)置密碼和鑰匙。密碼應(yīng)由保管人員妥善保管，鑰匙應(yīng)隨身攜帶，不得隨意委托他人代管。3.如有特殊情況需要將印鑒帶出公司使用的，必須經(jīng)過公司總經(jīng)理批準，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。借用期間，印鑒必須由保管人員全程陪同，確保印鑒安全。4.保管人員不得擅自將印鑒轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時委托他人使用印鑒的，應(yīng)經(jīng)過部門負責(zé)人同意，并進行現(xiàn)場監(jiān)督。5.印鑒保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印鑒的，應(yīng)辦理嚴格的交接手續(xù)。交接時，雙方應(yīng)在監(jiān)交人的監(jiān)督下，對印鑒的名稱、數(shù)量、使用情況等進行詳細核對，并填寫《印鑒交接清單》，由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認。交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，綜合管理部門留存一份。五、印鑒的使用審批（一）審批流程1.印鑒使用申請人應(yīng)填寫《印鑒使用申請表》，詳細說明印鑒使用的事由、文件或材料名稱、使用部門、使用時間等信息，并在申請表上簽字確認。2.《印鑒使用申請表》根據(jù)印鑒的種類和使用范圍，按照以下審批權(quán)限進行審批：公司公章、法定代表人章使用申請表，由公司總經(jīng)理審批。合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章使用申請表，根據(jù)合同金額、財務(wù)事項重要程度等情況，分別由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人審核后，報公司總經(jīng)理審批。部門專用章、業(yè)務(wù)專用章使用申請表，由各部門負責(zé)人審批。3.審批通過后，印鑒保管人員應(yīng)按照申請表上的要求，在規(guī)定的文件或材料上加蓋印鑒，并在《印鑒使用臺賬》上進行詳細記錄，包括印鑒名稱、使用日期、使用事由、申請人、審批人等信息。（二）特殊情況審批1.如遇緊急情況需要立即使用印鑒，但無法及時履行正常審批手續(xù)的，使用部門或相關(guān)業(yè)務(wù)單位應(yīng)先電話向公司總經(jīng)理或授權(quán)審批人報告情況，經(jīng)同意后可以先行使用印鑒，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及重大事項、金額較大的合同或協(xié)議等需要加蓋印鑒的文件，在審批過程中，除按照正常審批流程外，公司總經(jīng)理可視情況組織相關(guān)部門進行專題研究和論證，確保使用印鑒的決策科學(xué)合理。六、印鑒使用的登記與存檔（一）登記1.印鑒保管人員應(yīng)建立《印鑒使用臺賬》，對每次印鑒使用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括印鑒名稱、使用日期、使用事由、文件或材料名稱、使用部門、申請人、審批人等信息。2.《印鑒使用臺賬》應(yīng)使用電子表格形式進行記錄，并定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，應(yīng)定期將紙質(zhì)臺賬與電子臺賬進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時更正。（二）存檔1.對于加蓋印鑒的文件、合同、協(xié)議等材料，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行整理歸檔。歸檔材料應(yīng)包括文件原件、《印鑒使用申請表》等相關(guān)審批文件，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案管理部門應(yīng)建立印鑒使用檔案索引，便于查詢和檢索相關(guān)檔案資料。同時，應(yīng)定期對印鑒使用檔案進行清查核對，確保檔案的安全保管。七、印鑒使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門應(yīng)定期對印鑒使用情況進行審計監(jiān)督，檢查印鑒使用是否符合規(guī)定的審批流程、使用范圍和保管要求等。2.綜合管理部門應(yīng)不定期對印鑒保管和使用情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門、監(jiān)管機構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實提供印鑒使用管理的相關(guān)資料和信息。2.對于涉及法律糾紛、行政處罰等重大事項，公司應(yīng)主動接受司法機關(guān)、行政機關(guān)等外部機構(gòu)對印鑒使用情況的調(diào)查和審查。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用印鑒。2.超越審批范圍使用印鑒。3.將印鑒轉(zhuǎn)借他人使用或允許他人代蓋印鑒。4.因保管不善導(dǎo)致印鑒遺失、被盜用或損壞。5.其他違反本制度規(guī)定的印鑒使用行為。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，由綜合管理部門給予警告，并責(zé)令立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)較重的，視情況給予相關(guān)責(zé)任人通報批評、罰款、降