公司前臺(tái)行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司前臺(tái)行政工作，提高工作效率，提升公司形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司前臺(tái)行政崗位工作人員。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.以服務(wù)為宗旨，熱情、周到、高效地為公司內(nèi)部員工和外部來(lái)訪人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.嚴(yán)格執(zhí)行工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作準(zhǔn)確無(wú)誤。二、崗位職責(zé)（一）前臺(tái)接待1.負(fù)責(zé)公司前臺(tái)的日常值班工作，接聽、轉(zhuǎn)接電話，禮貌接待來(lái)訪人員，做好登記和引導(dǎo)工作。2.及時(shí)處理各類咨詢和投訴，對(duì)于無(wú)法當(dāng)場(chǎng)解決的問(wèn)題，要詳細(xì)記錄并及時(shí)反饋給相關(guān)部門或人員。（二）辦公用品管理1.負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)、保管和發(fā)放工作，建立辦公用品臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)，確保賬物相符。2.根據(jù)各部門需求，合理發(fā)放辦公用品，做好領(lǐng)用登記，避免浪費(fèi)。（三）文件收發(fā)與檔案管理1.負(fù)責(zé)公司各類文件、信件、包裹的收發(fā)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)人員，并做好登記。2.協(xié)助整理、歸檔公司文件資料，建立檔案索引，方便查詢和借閱。（四）會(huì)議安排與支持1.根據(jù)會(huì)議需求，提前做好會(huì)議室的預(yù)訂、布置工作，準(zhǔn)備會(huì)議所需的設(shè)備和用品。2.協(xié)助會(huì)議主持人進(jìn)行會(huì)議記錄，會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并分發(fā)給相關(guān)人員。（五）環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1.負(fù)責(zé)前臺(tái)區(qū)域及公司公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清潔工作，保持環(huán)境整潔、舒適。2.定期檢查公共區(qū)域的設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修。（六）其他行政事務(wù)1.協(xié)助完成公司的各項(xiàng)行政活動(dòng)，如節(jié)日布置、員工活動(dòng)組織等。2.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性行政工作任務(wù)。三、工作流程與規(guī)范（一）前臺(tái)接待流程1.電話接聽鈴響三聲內(nèi)接聽電話，使用禮貌用語(yǔ)：“您好，[公司名稱]”。記錄來(lái)電者姓名、單位、電話號(hào)碼及來(lái)電事項(xiàng)，如有必要，進(jìn)行簡(jiǎn)要復(fù)述確認(rèn)。根據(jù)來(lái)電內(nèi)容，準(zhǔn)確轉(zhuǎn)接相關(guān)部門或人員；如遇無(wú)法直接轉(zhuǎn)接的情況，應(yīng)告知來(lái)電者稍等，并及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員，待接通后再轉(zhuǎn)接。對(duì)于咨詢類電話，能當(dāng)場(chǎng)解答的應(yīng)給予清晰準(zhǔn)確的答復(fù)；無(wú)法解答的，記錄下來(lái)電內(nèi)容，及時(shí)反饋給相關(guān)部門，待得到回復(fù)后再回電告知來(lái)電者。2.來(lái)訪人員接待起身迎接來(lái)訪人員，微笑問(wèn)候：“您好，請(qǐng)問(wèn)您找哪位？”請(qǐng)來(lái)訪人員在前臺(tái)接待區(qū)稍坐，詢問(wèn)來(lái)訪事由，并進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括來(lái)訪人員姓名、單位、來(lái)訪時(shí)間、拜訪對(duì)象等。根據(jù)來(lái)訪人員拜訪對(duì)象，聯(lián)系相關(guān)人員確認(rèn)是否有預(yù)約。如有預(yù)約，引導(dǎo)來(lái)訪人員前往相應(yīng)地點(diǎn)；如無(wú)預(yù)約，需先聯(lián)系被訪人員，經(jīng)同意后再引導(dǎo)前往，并告知來(lái)訪人員稍作等待。在來(lái)訪人員等待過(guò)程中，可提供公司宣傳資料或雜志供其閱讀。來(lái)訪人員離開時(shí)，起身相送，禮貌道別：“感謝您的來(lái)訪，再見！”（二）辦公用品管理流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。將采購(gòu)申請(qǐng)表提交至前臺(tái)行政人員處。2.采購(gòu)審批前臺(tái)行政人員對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行初步審核，檢查填寫內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。將審核通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)表提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)執(zhí)行根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，前臺(tái)行政人員選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中要對(duì)比不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量和服務(wù)，確保采購(gòu)到性價(jià)比高的辦公用品。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。4.入庫(kù)驗(yàn)收辦公用品到貨后，前臺(tái)行政人員按照采購(gòu)合同或協(xié)議進(jìn)行驗(yàn)收。檢查辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與合同一致，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，將辦公用品登記到辦公用品臺(tái)賬中，并注明入庫(kù)日期、供應(yīng)商、規(guī)格、數(shù)量等信息。5.發(fā)放管理各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。將領(lǐng)用申請(qǐng)表提交至前臺(tái)行政人員處。前臺(tái)行政人員根據(jù)辦公用品臺(tái)賬庫(kù)存情況進(jìn)行審核，對(duì)符合領(lǐng)用條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并按照申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品。發(fā)放時(shí)，要求領(lǐng)用人在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)，記錄領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、領(lǐng)用物品等信息。6.庫(kù)存盤點(diǎn)前臺(tái)行政人員定期（每月或每季度）對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)，要逐一核對(duì)辦公用品臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存數(shù)量，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，要及時(shí)查明原因，屬于正常損耗的要進(jìn)行記錄說(shuō)明；屬于人為原因造成的短缺或損壞，要追究相關(guān)人員責(zé)任，并及時(shí)補(bǔ)充庫(kù)存。（三）文件收發(fā)與檔案管理流程1.文件收文收到外部文件或信件后，在文件收發(fā)登記表上詳細(xì)記錄文件名稱、來(lái)文單位、文號(hào)、日期、份數(shù)等信息。對(duì)收到的文件進(jìn)行初步分類，區(qū)分急件、重要文件和一般文件。將急件和重要文件及時(shí)呈遞給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，并做好交接記錄；對(duì)于一般文件，按照文件內(nèi)容和部門職責(zé)進(jìn)行分類整理，放入相應(yīng)的文件筐或文件夾中。2.文件傳閱對(duì)于需要傳閱的文件，前臺(tái)行政人員要按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱。在文件傳閱過(guò)程中，要跟蹤文件的傳閱情況，確保文件及時(shí)傳遞給每一位傳閱人員，并提醒傳閱人員及時(shí)閱畢簽字。文件傳閱完畢后，及時(shí)收回文件，檢查文件是否完整，傳閱簽字是否齊全。3.文件發(fā)文公司內(nèi)部發(fā)文時(shí)，由文件起草部門填寫發(fā)文審批表，注明文件標(biāo)題、文號(hào)、主送部門、抄送部門、正文內(nèi)容、附件等信息，并提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。前臺(tái)行政人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，對(duì)發(fā)文進(jìn)行編號(hào)、排版、打印、裝訂等工作。將打印好的文件加蓋公司公章或相關(guān)部門印章，并按照發(fā)文審批表上的主送部門、抄送部門進(jìn)行分發(fā)，同時(shí)做好發(fā)文登記。4.檔案整理與歸檔定期對(duì)公司各類文件資料進(jìn)行整理，按照文件類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。為每份文件編制唯一的檔案編號(hào)，并建立檔案索引目錄，方便查詢和檢索。將整理好的文件資料放入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年份、月份等信息。5.檔案借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、借閱原因、借閱時(shí)間等信息。將借閱申請(qǐng)表提交給前臺(tái)行政人員，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。前臺(tái)行政人員在檔案借閱登記表上記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并將檔案借給借閱人。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時(shí)，前臺(tái)行政人員要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損，如有損壞或丟失，要追究借閱人的責(zé)任。（四）會(huì)議安排與支持流程1.會(huì)議需求收集與各部門溝通，了解近期會(huì)議需求，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。填寫會(huì)議安排登記表，記錄相關(guān)信息。2.會(huì)議室預(yù)訂根據(jù)會(huì)議需求，查詢會(huì)議室使用情況，選擇合適的會(huì)議室進(jìn)行預(yù)訂。填寫會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表，注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)等信息，并提交給會(huì)議室管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，在會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)訂，并設(shè)置會(huì)議提醒。3.會(huì)議布置根據(jù)會(huì)議類型和規(guī)模，提前準(zhǔn)備會(huì)議所需的設(shè)備和用品，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、桌椅、茶水、紙筆等。按照會(huì)議要求進(jìn)行會(huì)議室布置，擺放桌椅、調(diào)整投影儀畫面、放置會(huì)議資料等。在會(huì)議開始前半小時(shí)，再次檢查會(huì)議設(shè)備和用品是否齊全、正常運(yùn)行，確保會(huì)議順利進(jìn)行。4.會(huì)議記錄協(xié)助會(huì)議主持人進(jìn)行會(huì)議記錄，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、討論事項(xiàng)、決議結(jié)果等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，使用規(guī)范的記錄格式和語(yǔ)言。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，經(jīng)主持人審核后，分發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門。5.會(huì)議后續(xù)工作會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)清理會(huì)議室，關(guān)閉會(huì)議設(shè)備，整理會(huì)議資料。對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的反饋意見，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的會(huì)議安排提供參考。（五）環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)流程1.日常清潔每天上班前，對(duì)前臺(tái)區(qū)域進(jìn)行全面清潔，包括擦拭桌面、電腦、打印機(jī)等設(shè)備，清掃地面，整理文件資料等。定期對(duì)公司公共區(qū)域進(jìn)行清潔，如走廊、樓梯、衛(wèi)生間等，保持環(huán)境整潔。清潔過(guò)程中，要注意使用環(huán)保清潔用品，避免對(duì)環(huán)境造成污染。2.定期檢查每周對(duì)前臺(tái)區(qū)域及公共區(qū)域的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，如照明燈具、水龍頭、門鎖等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修。每月對(duì)公司環(huán)境衛(wèi)生狀況進(jìn)行一次全面檢查，包括清潔程度、通風(fēng)情況、垃圾清理等，確保環(huán)境符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。3.特殊清潔遇有公司重要活動(dòng)、會(huì)議或接待任務(wù)時(shí)，提前對(duì)相關(guān)區(qū)域進(jìn)行特殊清潔和布置，確保環(huán)境整潔、美觀。對(duì)公共區(qū)域的地毯、沙發(fā)等進(jìn)行定期清洗和保養(yǎng)，延長(zhǎng)使用壽命。四、工作紀(jì)律與行為規(guī)范（一）工作紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守公司的考勤制度，按時(shí)上下班，不遲到、不早退、不曠工。2.堅(jiān)守工作崗位，不得擅自離崗、串崗，如有特殊情況需要離開，必須向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假，并安排好工作交接。3.認(rèn)真履行工作職責(zé)，積極主動(dòng)完成各項(xiàng)工作任務(wù)，不得推諉扯皮、敷衍了事。4.遵守公司的保密制度，妥善保管公司文件、資料、信息等，不得泄露公司機(jī)密。（二）行為規(guī)范1.著裝整潔、得體，保持良好的職業(yè)形象。2.語(yǔ)言文明、禮貌，使用規(guī)范的普通話進(jìn)行溝通交流，不得使用粗俗、侮辱性語(yǔ)言。3.接待來(lái)訪人員要熱情、周到，主動(dòng)提供幫助和服務(wù)，不得冷漠對(duì)待或故意刁難。4.工作中要保持耐心和細(xì)心，對(duì)待每一項(xiàng)工作任務(wù)都要認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保工作質(zhì)量。5.積極配合公司其他部門的工作，團(tuán)結(jié)協(xié)作，共同完成公司各項(xiàng)工作目標(biāo)。五、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核方式1.前臺(tái)行政人員的考核分為月度考核和年度考核。2.月度考核由主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)前臺(tái)行政人員的日常工作表現(xiàn)、工作任務(wù)完成情況等進(jìn)行評(píng)分。3.年度考核根據(jù)月度考核結(jié)果、個(gè)人年度工作總結(jié)、部門評(píng)價(jià)等進(jìn)行綜合評(píng)定。（二）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績(jī)：包括接待來(lái)訪人員數(shù)量、處理電話咨詢和投訴的質(zhì)量、辦公用品管理的準(zhǔn)確性、文件收發(fā)與檔案管理的規(guī)范性、會(huì)議安排與支持的效果等。2.工作態(tài)度：包括工作積極性、責(zé)任心、團(tuán)隊(duì)合作精神、服務(wù)意識(shí)等。3.工作能力：包括溝通協(xié)調(diào)能力、組織管理能力、應(yīng)變能力、辦公軟件操作能力等。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)于月度考核成績(jī)優(yōu)秀的前臺(tái)行政人員，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)表?yè)P(yáng)。2.對(duì)于年度考核成績(jī)優(yōu)秀的前臺(tái)行政人員，除給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)外，還將優(yōu)先考慮晉升、調(diào)薪等。3.對(duì)于違反公司規(guī)章制度、工作紀(jì)律或行為規(guī)范的前臺(tái)行政人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、辭退等處罰。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)前臺(tái)行政人員的崗位需求和個(gè)人發(fā)展情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃內(nèi)容包括培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.公司規(guī)章制度：包括考勤制度、保密制度、財(cái)務(wù)制度等，確保前臺(tái)行政人員熟悉并遵守公司各項(xiàng)規(guī)定。2.業(yè)務(wù)知識(shí)與技能：如前臺(tái)接待技巧、辦公用品管理、文件檔案管理、會(huì)議組織與安排、辦公軟件操作等，提高工作能力和業(yè)務(wù)水平。3.職業(yè)素養(yǎng)與溝通技巧：培養(yǎng)前臺(tái)行政人員的職業(yè)素養(yǎng)、服務(wù)意識(shí)、溝通協(xié)調(diào)能力等，提升綜合素質(zhì)。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員或業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任培訓(xùn)講師，進(jìn)行面對(duì)面的培訓(xùn)授課。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)實(shí)際需要，選派前臺(tái)行政人員參加外部專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的相關(guān)培訓(xùn)