公司印章證書管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章、證書的管理，規(guī)范印章、證書的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分公司、子公司。（三）定義1.公司印章：指公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。2.公司證書：指公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等各類證件。二、印章管理（一）印章的刻制1.公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。2.刻制的印章必須符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，印章上的公司名稱、法定代表人姓名等內(nèi)容必須與公司登記注冊(cè)的信息一致。3.新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章的印模留存歸檔，并通知相關(guān)部門領(lǐng)用。（二）印章的保管1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章由行政部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。2.印章保管人員應(yīng)設(shè)立專門的印章保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章的啟用時(shí)間、保管人、使用情況等信息。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、遺失或損壞。如發(fā)現(xiàn)印章遺失或被盜用，應(yīng)立即向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，如登報(bào)聲明作廢、向公安機(jī)關(guān)報(bào)案等，以避免造成經(jīng)濟(jì)損失和法律糾紛。4.印章保管人員因請(qǐng)假、出差等原因需要臨時(shí)移交印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章移交登記表》，將印章移交給指定的臨時(shí)保管人員，并告知行政部門。臨時(shí)保管人員在保管印章期間應(yīng)嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自使用印章。（三）印章的使用1.使用公司印章必須填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明用印事項(xiàng)、用印部門、用印人、用印時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。2.用印事項(xiàng)涉及公司重大決策、重要合同、協(xié)議等文件的，必須經(jīng)公司董事會(huì)或總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后，方可使用印章。3.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的《印章使用申請(qǐng)表》用印，不得擅自更改用印內(nèi)容或擴(kuò)大用印范圍。用印時(shí)應(yīng)在印章使用登記表上登記用印日期、用印事項(xiàng)、用印份數(shù)、用印人等信息，并留存用印文件的復(fù)印件。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公司印章。如因工作需要必須先行加蓋印章的，應(yīng)在印章上注明日期、用途等限制條件，并由用印人負(fù)責(zé)跟蹤、監(jiān)督文件的使用情況，確保文件的使用符合規(guī)定。（四）印章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由行政部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，辦理印章停用手續(xù)。2.印章停用后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)將印章交回行政部門，并在印章保管臺(tái)賬上注明停用日期。3.已停用的印章由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)填寫《印章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由行政部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人等共同簽字確認(rèn)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，留存?zhèn)洳?。三、證書管理（一）證書的領(lǐng)取1.公司新設(shè)立或變更登記后，由行政部門指定專人負(fù)責(zé)到工商行政管理部門、稅務(wù)部門、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門等相關(guān)部門領(lǐng)取各類證書。2.領(lǐng)取證書時(shí)，領(lǐng)取人應(yīng)攜帶本人有效身份證件，并填寫《證書領(lǐng)取登記表》，注明證書名稱、領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人等信息。3.證書領(lǐng)取后，領(lǐng)取人應(yīng)及時(shí)將證書交行政部門統(tǒng)一保管，并在證書保管臺(tái)賬上登記證書的領(lǐng)取時(shí)間、保管人等信息。（二）證書的保管1.公司各類證書由行政部門指定專人保管，保管人員應(yīng)設(shè)立專門的證書保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證書的名稱、頒發(fā)部門、頒發(fā)時(shí)間、有效期、保管人等信息。2.證書保管人員應(yīng)妥善保管證書，確保證書存放安全，防止證書被盜用、遺失或損壞。如發(fā)現(xiàn)證書遺失或被盜用，應(yīng)立即向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，如登報(bào)聲明作廢、向相關(guān)部門掛失等，以避免造成經(jīng)濟(jì)損失和法律糾紛。3.證書保管人員因請(qǐng)假、出差等原因需要臨時(shí)移交證書時(shí)，應(yīng)填寫《證書移交登記表》，將證書移交給指定的臨時(shí)保管人員，并告知行政部門。臨時(shí)保管人員在保管證書期間應(yīng)嚴(yán)格遵守證書管理制度，不得擅自使用證書。（三）證書的使用1.使用公司證書必須填寫《證書使用申請(qǐng)表》，注明用證事項(xiàng)、用證部門、用證人、用證時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。2.用證事項(xiàng)涉及公司投標(biāo)、資質(zhì)年檢、項(xiàng)目申報(bào)等重要工作的，必須經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方可使用證書。3.證書保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的《證書使用申請(qǐng)表》用證，不得擅自更改用證內(nèi)容或擴(kuò)大用證范圍。用證時(shí)應(yīng)在證書使用登記表上登記用證日期、用證事項(xiàng)、用證份數(shù)、用證人等信息，并留存用證文件的復(fù)印件。4.嚴(yán)禁將公司證書外借他人使用。如因工作需要必須外借證書的，應(yīng)填寫《證書外借申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，辦理證書外借手續(xù)。外借期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，外借期間證書使用人應(yīng)妥善保管證書，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、抵押證書。外借期滿后，證書使用人應(yīng)及時(shí)將證書歸還公司，并在證書使用登記表上注明歸還日期。（四）證書的年檢與換證1.公司各類證書的年檢與換證工作由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。行政部門應(yīng)提前了解證書年檢與換證的時(shí)間、要求等相關(guān)信息，并制定詳細(xì)的工作計(jì)劃。2.證書年檢與換證時(shí)，行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)，確保年檢與換證工作順利進(jìn)行。辦理年檢與換證手續(xù)時(shí)，應(yīng)按照相關(guān)部門的要求提供真實(shí)、完整的資料，并及時(shí)繳納年檢與換證費(fèi)用。3.證書年檢與換證工作完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將年檢與換證結(jié)果告知相關(guān)部門，并將新的證書或證明文件交行政部門統(tǒng)一保管。同時(shí)，應(yīng)在證書保管臺(tái)賬上更新證書的有效期等相關(guān)信息。（五）證書的遺失補(bǔ)辦1.如公司證書遺失，證書保管人員應(yīng)立即向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，如登報(bào)聲明作廢、向相關(guān)部門掛失等。2.證書遺失后如需補(bǔ)辦，由行政部門填寫《證書遺失補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，注明證書名稱、頒發(fā)部門、遺失時(shí)間、遺失原因等內(nèi)容，并提交登報(bào)聲明作廢的報(bào)紙?jiān)?、掛失證明等相關(guān)材料，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，到原頒發(fā)部門申請(qǐng)補(bǔ)辦證書。3.補(bǔ)辦證書所需的費(fèi)用由公司承擔(dān)。證書補(bǔ)辦完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將新的證書交行政部門統(tǒng)一保管，并在證書保管臺(tái)賬上更新證書的頒發(fā)時(shí)間、有效期等相關(guān)信息。四、監(jiān)督與檢查（一）行政部門應(yīng)定期對(duì)公司印章、證書的管理情況進(jìn)行檢查，確保印章、證書的保管、使用等符合本制度的規(guī)定。（二）審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)公司印章、證書的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）對(duì)于違