公司倉(cāng)庫(kù)單據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司倉(cāng)庫(kù)管理，規(guī)范倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的填寫、傳遞、保管及使用，確保倉(cāng)庫(kù)物資收發(fā)存信息準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，保障公司財(cái)產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及倉(cāng)庫(kù)物資收發(fā)業(yè)務(wù)的部門及人員，包括但不限于采購(gòu)部、銷售部、生產(chǎn)部、倉(cāng)庫(kù)管理部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：倉(cāng)庫(kù)單據(jù)應(yīng)如實(shí)、準(zhǔn)確地記錄物資的收發(fā)情況，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.及時(shí)性原則：?jiǎn)螕?jù)的填寫、傳遞和處理應(yīng)及時(shí)，不得延誤，以保證物資流轉(zhuǎn)順暢。3.完整性原則：所有倉(cāng)庫(kù)單據(jù)應(yīng)包含完整的信息，如物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、收發(fā)時(shí)間、經(jīng)手人等。4.規(guī)范性原則：?jiǎn)螕?jù)的格式、填寫要求、傳遞流程等應(yīng)嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，保持統(tǒng)一規(guī)范。二、倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的種類及用途（一）入庫(kù)單1.用途：記錄物資采購(gòu)入庫(kù)、生產(chǎn)完工入庫(kù)、其他入庫(kù)（如捐贈(zèng)、盤盈等）的詳細(xì)信息，是倉(cāng)庫(kù)接收物資的依據(jù)。2.適用范圍：適用于各類物資進(jìn)入公司倉(cāng)庫(kù)的情況。（二）出庫(kù)單1.用途：記錄物資銷售出庫(kù)、生產(chǎn)領(lǐng)用出庫(kù)、其他出庫(kù)（如報(bào)廢、調(diào)撥等）的詳細(xì)信息，是倉(cāng)庫(kù)發(fā)出物資的依據(jù)。2.適用范圍：適用于各類物資從公司倉(cāng)庫(kù)發(fā)出的情況。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)表1.用途：定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)后，記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括物資的實(shí)際數(shù)量、賬面數(shù)量、盤盈盤虧情況等，用于核對(duì)賬目、發(fā)現(xiàn)問題及調(diào)整庫(kù)存。2.適用范圍：公司定期或不定期的倉(cāng)庫(kù)物資盤點(diǎn)工作。（四）調(diào)拔單1.用途：記錄倉(cāng)庫(kù)之間或部門之間物資調(diào)拔的情況，明確調(diào)拔物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)出倉(cāng)庫(kù)、調(diào)入倉(cāng)庫(kù)等信息。2.適用范圍：適用于公司內(nèi)部倉(cāng)庫(kù)之間或不同部門之間的物資調(diào)拔業(yè)務(wù)。（五）報(bào)廢單1.用途：記錄經(jīng)審批后報(bào)廢的物資信息，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因等，作為倉(cāng)庫(kù)處理報(bào)廢物資的依據(jù)。2.適用范圍：適用于因損壞、過期、淘汰等原因需要報(bào)廢處理的物資。三、倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的填寫規(guī)范（一）基本要求1.單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或紅色墨水填寫（除按規(guī)定需要紅字沖賬外）。2.填寫內(nèi)容應(yīng)清晰、工整、完整，不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。如有填寫錯(cuò)誤，應(yīng)在錯(cuò)誤處劃紅線注銷，并在上方或旁邊填寫正確內(nèi)容，同時(shí)加蓋經(jīng)手人印章。（二）具體填寫內(nèi)容1.入庫(kù)單日期：填寫物資實(shí)際入庫(kù)的日期。供應(yīng)商名稱：填寫供應(yīng)物資的單位名稱。物資名稱：填寫物資的具體名稱。規(guī)格型號(hào)：填寫物資的規(guī)格和型號(hào)。數(shù)量：填寫實(shí)際入庫(kù)的物資數(shù)量。單價(jià)：填寫物資的采購(gòu)單價(jià)。金額：由數(shù)量乘以單價(jià)自動(dòng)計(jì)算得出，金額=數(shù)量×單價(jià)。備注：填寫需要說明的其他事項(xiàng)，如合同編號(hào)、批次號(hào)等。經(jīng)手人：填寫辦理入庫(kù)手續(xù)的人員姓名。驗(yàn)收人：填寫對(duì)入庫(kù)物資進(jìn)行驗(yàn)收的人員姓名。2.出庫(kù)單日期：填寫物資實(shí)際出庫(kù)的日期。領(lǐng)用部門：填寫領(lǐng)用物資的部門名稱。物資名稱：填寫物資的具體名稱。規(guī)格型號(hào)：填寫物資的規(guī)格和型號(hào)。數(shù)量：填寫實(shí)際出庫(kù)的物資數(shù)量。用途：填寫物資的使用用途。備注：填寫需要說明的其他事項(xiàng)，如訂單編號(hào)等。經(jīng)手人：填寫辦理出庫(kù)手續(xù)的人員姓名。審批人：填寫對(duì)出庫(kù)申請(qǐng)進(jìn)行審批的人員姓名。3.庫(kù)存盤點(diǎn)表日期：填寫盤點(diǎn)的日期。倉(cāng)庫(kù)名稱：填寫進(jìn)行盤點(diǎn)的倉(cāng)庫(kù)名稱。物資名稱：填寫物資的具體名稱。規(guī)格型號(hào)：填寫物資的規(guī)格和型號(hào)。賬面數(shù)量：根據(jù)倉(cāng)庫(kù)賬目記錄填寫物資的賬面數(shù)量。實(shí)際數(shù)量：通過實(shí)地盤點(diǎn)得出的物資實(shí)際數(shù)量。盤盈數(shù)量：實(shí)際數(shù)量大于賬面數(shù)量的差額，盤盈數(shù)量=實(shí)際數(shù)量賬面數(shù)量。盤虧數(shù)量：實(shí)際數(shù)量小于賬面數(shù)量的差額，盤虧數(shù)量=賬面數(shù)量實(shí)際數(shù)量。備注：填寫盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題及其他需要說明的事項(xiàng)。盤點(diǎn)人：填寫進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)的人員姓名。監(jiān)盤人：填寫對(duì)盤點(diǎn)過程進(jìn)行監(jiān)督的人員姓名。4.調(diào)拔單日期：填寫調(diào)拔業(yè)務(wù)發(fā)生的日期。調(diào)出倉(cāng)庫(kù)：填寫調(diào)出物資的倉(cāng)庫(kù)名稱。調(diào)入倉(cāng)庫(kù)：填寫調(diào)入物資的倉(cāng)庫(kù)名稱。物資名稱：填寫調(diào)拔物資的具體名稱。規(guī)格型號(hào)：填寫物資的規(guī)格和型號(hào)。數(shù)量：填寫調(diào)拔的物資數(shù)量。備注：填寫調(diào)拔原因、相關(guān)審批文件編號(hào)等需要說明的事項(xiàng)。經(jīng)手人：填寫辦理調(diào)拔手續(xù)的人員姓名。審批人：填寫對(duì)調(diào)拔申請(qǐng)進(jìn)行審批的人員姓名。5.報(bào)廢單日期：填寫申請(qǐng)報(bào)廢的日期。物資名稱：填寫報(bào)廢物資的具體名稱。規(guī)格型號(hào)：填寫物資的規(guī)格和型號(hào)。數(shù)量：填寫報(bào)廢的物資數(shù)量。報(bào)廢原因：詳細(xì)說明物資報(bào)廢的原因，如損壞、過期、淘汰等。備注：填寫相關(guān)證明文件編號(hào)、處理方式等需要說明的事項(xiàng)。經(jīng)手人：填寫申請(qǐng)報(bào)廢的人員姓名。審批人：填寫對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審批的人員姓名。四、倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的傳遞流程（一）入庫(kù)單傳遞流程1.采購(gòu)部門在物資到貨前，將采購(gòu)訂單復(fù)印件交倉(cāng)庫(kù)管理部門，以便倉(cāng)庫(kù)做好收貨準(zhǔn)備。2.物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收人員按照采購(gòu)訂單及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫入庫(kù)單，一式三聯(lián)。3.第一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作為登記庫(kù)存賬目的依據(jù)；第二聯(lián)交采購(gòu)部門，用于核對(duì)采購(gòu)數(shù)量、金額及與供應(yīng)商結(jié)算；第三聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證。4.采購(gòu)部門收到入庫(kù)單第二聯(lián)后，與采購(gòu)發(fā)票等相關(guān)憑證核對(duì)無誤后，進(jìn)行賬務(wù)處理。5.財(cái)務(wù)部門收到入庫(kù)單第三聯(lián)后，審核入庫(kù)單內(nèi)容及相關(guān)憑證，進(jìn)行賬務(wù)核算，并據(jù)以登記總賬和明細(xì)賬。（二）出庫(kù)單傳遞流程1.領(lǐng)用部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、銷售訂單或其他需求，填寫出庫(kù)申請(qǐng)單，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將出庫(kù)申請(qǐng)單交倉(cāng)庫(kù)管理部門。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)出庫(kù)申請(qǐng)單，核實(shí)庫(kù)存情況。如有足夠庫(kù)存，開具出庫(kù)單，一式三聯(lián)。4.第一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作為登記庫(kù)存賬目的依據(jù)；第二聯(lián)交領(lǐng)用部門，作為領(lǐng)用物資的憑證；第三聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證。5.領(lǐng)用部門收到出庫(kù)單第二聯(lián)后，憑單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物資。6.財(cái)務(wù)部門收到出庫(kù)單第三聯(lián)后，審核出庫(kù)單內(nèi)容及相關(guān)憑證，進(jìn)行賬務(wù)核算，并據(jù)以登記總賬和明細(xì)賬。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)表傳遞流程1.倉(cāng)庫(kù)管理部門定期（每月末、季末或年末）組織庫(kù)存盤點(diǎn)工作。盤點(diǎn)人員根據(jù)實(shí)地盤點(diǎn)情況，填寫庫(kù)存盤點(diǎn)表，一式三聯(lián)。2.第一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作為調(diào)整庫(kù)存賬目的依據(jù)；第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，用于核對(duì)賬目；第三聯(lián)交審計(jì)部門（如有需要）。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)庫(kù)存賬目進(jìn)行調(diào)整，確保賬實(shí)相符。調(diào)整后，將庫(kù)存盤點(diǎn)表第一聯(lián)存檔。4.財(cái)務(wù)部門收到庫(kù)存盤點(diǎn)表第二聯(lián)后，與倉(cāng)庫(kù)賬目進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)管理部門溝通，查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。5.審計(jì)部門（如有需要）收到庫(kù)存盤點(diǎn)表第三聯(lián)后，對(duì)倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)工作進(jìn)行監(jiān)督和審查。（四）調(diào)拔單傳遞流程1.調(diào)拔申請(qǐng)部門填寫調(diào)拔單，注明調(diào)出倉(cāng)庫(kù)、調(diào)入倉(cāng)庫(kù)、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、調(diào)拔原因等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將調(diào)拔單交倉(cāng)庫(kù)管理部門。3.調(diào)出倉(cāng)庫(kù)和調(diào)入倉(cāng)庫(kù)的倉(cāng)庫(kù)管理人員分別根據(jù)調(diào)拔單進(jìn)行物資的調(diào)出和調(diào)入操作。調(diào)出倉(cāng)庫(kù)填寫調(diào)拔單，一式四聯(lián)。4.第一聯(lián)調(diào)出倉(cāng)庫(kù)留存，作為登記庫(kù)存賬目的依據(jù)；第二聯(lián)交調(diào)入倉(cāng)庫(kù)，作為接收物資的憑證；第三聯(lián)交調(diào)拔申請(qǐng)部門，作為調(diào)拔業(yè)務(wù)的證明；第四聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證。5.調(diào)入倉(cāng)庫(kù)收到調(diào)拔單第二聯(lián)后，核對(duì)物資無誤后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并在調(diào)拔單上簽字確認(rèn)。6.調(diào)拔申請(qǐng)部門收到調(diào)拔單第三聯(lián)后，留存作為調(diào)拔業(yè)務(wù)的記錄。7.財(cái)務(wù)部門收到調(diào)拔單第四聯(lián)后，審核調(diào)拔單內(nèi)容及相關(guān)憑證，進(jìn)行賬務(wù)核算，并據(jù)以登記總賬和明細(xì)賬。（五）報(bào)廢單傳遞流程1.使用部門或保管部門發(fā)現(xiàn)物資需要報(bào)廢時(shí)，填寫報(bào)廢單，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將報(bào)廢單交質(zhì)量檢驗(yàn)部門（如有需要）進(jìn)行技術(shù)鑒定。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門（如有需要）對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行技術(shù)鑒定，如確認(rèn)符合報(bào)廢條件，在報(bào)廢單上簽署意見并蓋章。4.報(bào)廢單連同相關(guān)證明文件（如技術(shù)鑒定報(bào)告、照片等）一并交財(cái)務(wù)部門審核。5.財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。6.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，報(bào)廢單返回倉(cāng)庫(kù)管理部門。7.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)報(bào)廢單對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行處理，并在報(bào)廢單上記錄處理情況（如報(bào)廢物資已出售給廢品回收公司，注明出售價(jià)格、收款情況等）。8.倉(cāng)庫(kù)管理部門將已處理的報(bào)廢單第一聯(lián)留存，作為登記庫(kù)存賬目的依據(jù)；第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證；第三聯(lián)交審計(jì)部門（如有需要）。五、倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的保管（一）保管期限1.入庫(kù)單、出庫(kù)單、調(diào)拔單、報(bào)廢單等倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)單據(jù)的保管期限為[X]年。2.庫(kù)存盤點(diǎn)表的保管期限為[X]年。（二）保管要求1.倉(cāng)庫(kù)單據(jù)應(yīng)分類整理，按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單據(jù)名稱、年度、月份等信息。2.裝訂好的單據(jù)應(yīng)存放在專門的檔案柜中，保持存放環(huán)境干燥、通風(fēng)，防止單據(jù)受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的保管應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，建立保管臺(tái)賬，記錄單據(jù)的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等信息，確保單據(jù)的安全和完整。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、銷毀倉(cāng)庫(kù)單據(jù)。如有特殊需要，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。六、倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的使用與監(jiān)督（一）使用要求1.倉(cāng)庫(kù)單據(jù)必須按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，不得擅自更改或簡(jiǎn)化。2.倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的使用應(yīng)遵循“誰(shuí)填寫、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，確保填寫內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的傳遞應(yīng)及時(shí)、順暢，不得積壓或延誤。各環(huán)節(jié)經(jīng)手人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成單據(jù)的填寫、審核、傳遞等工作。（二）監(jiān)督檢查1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的填寫、傳遞、保管等情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)單據(jù)進(jìn)行審核，檢查單據(jù)的合法性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。3.審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)單據(jù)進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查單據(jù)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況、賬務(wù)處理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出審計(jì)意見和建議。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定填寫倉(cāng)庫(kù)單據(jù)，導(dǎo)致單據(jù)信息不完整、不準(zhǔn)確的。2.擅自涂改、偽造倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的。3.未按規(guī)定傳遞倉(cāng)庫(kù)單據(jù)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)延誤或信息不暢的。4.未按規(guī)定保管倉(cāng)庫(kù)單據(jù)，造成單據(jù)丟失、損壞的。5.擅自查閱、復(fù)印、銷毀倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的。（二）處理措施1.對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令其立即