公司臨時備用金管理制度總則1.目的為規(guī)范公司臨時備用金的管理，提高資金使用效率，確保資金安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因臨時性工作需要申請使用臨時備用金的情況。3.定義臨時備用金是指公司為滿足臨時性業(yè)務(wù)需求，預(yù)先撥付給相關(guān)部門或個人，用于特定事項的資金。備用金的申請與審批1.申請條件各部門或個人因開展臨時性業(yè)務(wù)活動，確實需要預(yù)借資金的，可以申請臨時備用金。臨時性業(yè)務(wù)活動應(yīng)具備明確的任務(wù)目標、時間要求和預(yù)算安排。2.申請流程申請人填寫《臨時備用金申請表》，詳細說明申請備用金的用途、金額、預(yù)計使用時間等信息。將申請表提交至所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況，對申請的必要性、合理性進行審核，并簽署意見。經(jīng)部門負責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門對申請金額的合理性、資金來源等進行審核，并簽署意見。最后，申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體資金狀況和業(yè)務(wù)需求，做出最終審批決定。3.審批權(quán)限備用金申請金額在[X]元以下的，由部門負責(zé)人審核，財務(wù)部門負責(zé)人審批。備用金申請金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負責(zé)人審核，財務(wù)部門負責(zé)人復(fù)核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。備用金申請金額在[X]元以上的，由部門負責(zé)人審核，財務(wù)部門負責(zé)人復(fù)核，公司總經(jīng)理審批。備用金的使用1.使用原則?？顚Ｓ迷瓌t。備用金必須用于申請時注明的用途，不得挪作他用。節(jié)約高效原則。在保證業(yè)務(wù)順利開展的前提下，盡量節(jié)約使用資金，提高資金使用效率。合規(guī)合法原則。備用金的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司財務(wù)制度的規(guī)定。2.使用范圍差旅費：因業(yè)務(wù)需要出差產(chǎn)生的交通、住宿、餐飲等費用。業(yè)務(wù)招待費：因業(yè)務(wù)往來需要發(fā)生的招待客戶的費用。零星采購費：因臨時性業(yè)務(wù)需要采購的小額物資、辦公用品等費用。其他臨時性費用：經(jīng)公司批準的其他臨時性支出。3.使用要求備用金使用過程中，應(yīng)取得合法有效的票據(jù)。票據(jù)內(nèi)容必須真實、完整，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額等信息。對于超過[X]元的支出，原則上應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，不得以現(xiàn)金支付。特殊情況需要現(xiàn)金支付的，應(yīng)提前向財務(wù)部門說明原因，并經(jīng)財務(wù)部門同意。備用金使用完畢后，應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)，將剩余資金交回財務(wù)部門。如因特殊原因無法及時報銷的，應(yīng)提前向財務(wù)部門說明情況，并經(jīng)財務(wù)部門同意。備用金的報銷與歸還1.報銷流程備用金使用人應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個工作日內(nèi)，整理好相關(guān)票據(jù)，填寫《費用報銷單》，并附上《臨時備用金申請表》。將《費用報銷單》提交至所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況，對報銷內(nèi)容的真實性、合理性進行審核，并簽署意見。經(jīng)部門負責(zé)人審核通過后，《費用報銷單》流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門對報銷票據(jù)的合法性、合規(guī)性、金額準確性等進行審核，并簽署意見。最后，《費用報銷單》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財務(wù)制度和審批權(quán)限，做出最終審批決定。2.報銷期限備用金使用人應(yīng)在備用金使用完畢后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。逾期未報銷的，財務(wù)部門將從其工資中扣除相應(yīng)金額，直至報銷完畢。3.歸還規(guī)定備用金使用完畢后，如有剩余資金，應(yīng)及時交回財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)開具收款收據(jù)，并進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。如備用金使用金額超過申請金額，應(yīng)說明原因，并經(jīng)公司批準后，方可報銷。超出部分由使用人自行承擔(dān)。備用金的管理與監(jiān)督1.財務(wù)部門職責(zé)負責(zé)備用金的核算與管理，建立備用金臺賬，記錄備用金的申請、使用、報銷、歸還等情況。定期對備用金的使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保備用金專款專用，資金安全。對備用金使用人提交的報銷憑證進行審核，對不符合規(guī)定的憑證予以退回，并要求其補充或更正。2.審計部門職責(zé)定期對備用金的使用情況進行審計，檢查備用金的申請、審批、使用、報銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進行整改。3.監(jiān)督檢查方式財務(wù)部門定期對備用金進行盤點，核對備用金余額與臺賬記錄是否一致。審計部門不定期對備用金的使用情況進行抽查，檢查備用金的使用是否合規(guī)、合理。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用備用金的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于責(zé)令退還違規(guī)使用的資金、警告、罰款等。備用金的清理與核銷1.清理期限公司每年年底對備用金進行一次全面清理，核對備用金的使用情況和余額。對于長期未使用或已使用完畢但未及時報銷的備用金，應(yīng)及時進行清理。2.核銷條件備用金使用人已辦理完畢相關(guān)業(yè)務(wù)，且已按照規(guī)定報銷完畢，備用金余額為零。備用金使用人因特殊原因不再需要使用備用金，且已將剩余資金交回財務(wù)部門。備用金使用人離職或調(diào)崗，其名下的備用金已清理完畢。3.核銷流程備用金使用人填寫《備用金核銷申請表》，說明備用金的使用情況和核銷原因。將《備用金核銷申請表》提交至所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)核實備用金的使用情況，并簽署意見。經(jīng)部門負責(zé)人審核通過后，《備用金核銷申請表》流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門對備用金的使用情況和余額進行核對，并簽署意見。最后，《備用金核銷申請表》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財務(wù)制度和審批權(quán)限，做出最終審批決定。經(jīng)公司批準核銷的備用金，財務(wù)部門應(yīng)進行相應(yīng)