防突資料室管理制度一、總則（一）目的為加強公司防突資料室的規(guī)范化管理，確保防突資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮防突資料在安全生產中的重要作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及防突資料管理的部門和人員。（三）基本原則1.集中管理原則：防突資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料室負責資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.規(guī)范有序原則：資料的管理應按照規(guī)定的流程和標準進行，確保資料的分類清晰、編號準確、排列有序。3.安全保密原則：嚴格做好防突資料的安全保密工作，防止資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則：在確保資料安全保密的前提下，應方便相關人員查閱和使用資料，提高工作效率。二、資料室職責（一）資料收集1.負責收集與公司防突工作相關的各類文件、報告、記錄、圖紙、數據等資料。2.定期與各部門溝通協(xié)調，及時獲取新產生的防突資料。（二）資料整理1.對收集到的資料進行分類、編號、編目等整理工作，使其便于管理和查閱。2.對資料的內容進行審核，確保資料的準確性和完整性。（三）資料歸檔1.將整理好的資料按照規(guī)定的類別和順序進行歸檔，存入專門的檔案柜或存儲設備中。2.建立資料歸檔目錄，詳細記錄資料的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找。（四）資料保管1.負責資料室的日常管理，保持資料室的整潔、通風、防潮、防火、防蟲等環(huán)境條件。2.定期對資料進行檢查和維護，確保資料的安全和完好。3.對重要資料和機密資料采取特殊的保管措施，如加密存儲、限制查閱權限等。（五）資料查閱1.建立資料查閱登記制度，對查閱資料的人員、時間、內容等進行詳細記錄。2.根據查閱人員的身份和權限，提供相應的資料查閱服務，確保資料的合理使用。3.查閱人員應在資料室內查閱資料，不得擅自將資料帶出室外，如需復印或借閱，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（六）資料借閱1.嚴格控制資料的借閱范圍，僅限因工作需要的相關人員借閱。2.借閱人員需填寫借閱申請表，注明借閱資料的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，經部門負責人審批后，方可到資料室辦理借閱手續(xù)。3.資料室管理人員應按照借閱申請表的內容進行資料發(fā)放，并在借閱登記本上記錄借閱情況。4.借閱人員應按時歸還所借資料，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。如發(fā)生資料丟失或損壞，借閱人員應照價賠償。（七）資料銷毀1.對已失去保存價值的防突資料，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.資料銷毀前，應填寫資料銷毀申請表，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經部門負責人和公司領導審批后，方可進行銷毀。3.資料銷毀應采用適當的方式，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復。4.資料銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并在資料銷毀記錄上簽字確認。三、資料分類與編號（一）資料分類1.法律法規(guī)類：包括國家和地方有關防突工作的法律法規(guī)、標準規(guī)范等。2.公司文件類：公司發(fā)布的關于防突工作的規(guī)章制度、通知、決定等文件。3.技術資料類：防突設計方案、措施、圖紙、技術報告、試驗數據等。4.安全檢查類：防突安全檢查記錄、隱患排查治理報告等。5.培訓教育類：防突培訓教材、教案、考試試卷等。6.應急管理類：防突應急預案、演練記錄等。7.其他類：與防突工作相關的其他資料，如會議紀要、來往信函等。（二）資料編號1.資料編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：[分類代碼][年份][順序號]。其中，分類代碼采用上述資料分類的首字母縮寫，年份為資料產生的年份，順序號為該類資料在當年的流水號。3.例如，一份2023年產生的防突設計方案，其編號為：JSZL2023001。四、資料收集與整理流程（一）資料收集1.各部門在工作過程中產生的防突資料，應及時整理并移交至資料室。2.資料室定期向各部門發(fā)布資料收集清單，明確需要收集的資料內容和時間要求。3.對于外部獲取的防突資料，如法律法規(guī)文件、行業(yè)標準等，由資料室負責及時收集。（二）資料整理1.資料室收到資料后，首先對資料的完整性進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料缺失或不完整，應及時與相關部門溝通補充。2.對資料進行分類，按照資料分類與編號的規(guī)定，確定資料所屬類別，并賦予相應的編號。3.對資料的內容進行審核，檢查資料的準確性、規(guī)范性和邏輯性。對于不符合要求的資料，應返回相關部門進行修改完善。4.對資料進行編目，編制資料目錄清單，包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。五、資料歸檔與保管要求（一）資料歸檔1.資料整理完成后，應按照資料的類別和編號順序進行歸檔。2.同一類別的資料應集中存放，便于查找和管理。3.資料應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行歸檔，電子檔案應與紙質檔案內容一致，并進行備份存儲。（二）資料保管1.資料室應配備必要的檔案柜、存儲設備、防火防盜設施等，確保資料的安全保管。2.資料室應保持適宜的溫度、濕度和通風條件，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.定期對資料進行盤點和清查，核對資料的數量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對重要資料和機密資料應采取加密存儲、限制訪問權限等安全措施，防止資料泄露。六、資料查閱與借閱規(guī)定（一）資料查閱1.公司內部人員因工作需要查閱防突資料，應填寫資料查閱申請表，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交至資料室。3.資料室管理人員根據查閱申請表的內容，提供相應的資料查閱服務，并在查閱登記本上記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱資料名稱等信息。4.查閱人員應在資料室內查閱資料，不得擅自將資料帶出室外。如需復印資料，應經資料室管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）資料借閱1.因工作需要借閱防突資料的人員，應填寫資料借閱申請表，詳細注明借閱資料的名稱、編號、用途、借閱期限等信息。2.申請表經所在部門負責人和資料室負責人審批后，方可到資料室辦理借閱手續(xù)。3.資料室管理人員按照借閱申請表的內容發(fā)放資料，并在借閱登記本上記錄借閱人員的姓名、部門、借閱時間、借閱資料名稱、預計歸還時間等信息。4.借閱人員應妥善保管所借資料，不得轉借他人或用于非工作目的。如需延期歸還，應提前向資料室提出申請，經批準后方可延期。5.借閱人員歸還資料時，資料室管理人員應認真檢查資料的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，借閱人員應照價賠償。七、資料保密制度（一）保密范圍1.涉及公司防突工作的技術秘密、商業(yè)秘密、安全信息等。2.未公開的防突資料、文件、數據等。（二）保密措施1.資料室應設置專門的保密區(qū)域，對機密資料進行單獨存放和管理。2.接觸機密資料的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.嚴格限制機密資料的查閱和借閱范圍，未經授權的人員不得接觸機密資料。4.在資料的存儲、傳輸和使用過程中，應采取加密、備份等安全措施，防止資料泄露。5.對涉及機密資料的計算機、存儲設備等應設置密碼保護，并定期更換密碼。6.加強對資料室工作人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導致資料泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對防突資料的保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密制度的行為，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的依法追究法律責任。八、資料室人員職責（一）資料室主管職責1.負責資料室的全面管理工作，制定和完善資料室管理制度。2.組織資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作，確保資料管理工作的規(guī)范化和標準化。3.協(xié)調與各部門的關系，及時獲取防突資料，保證資料的完整性和及時性。4.定期對資料室的工作進行總結和匯報，提出改進工作的建議和措施。5.負責資料室工作人員的培訓和考核，提高工作人員的業(yè)務水平和綜合素質。（二）資料管理員職責1.按照資料室管理制度的要求，具體負責資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常工作。2.對收集到的資料進行分類、編號、編目等整理工作，確保資料的準確性和完整性。3.負責資料室的檔案柜、存