職業(yè)技術(shù)學(xué)院人才培養(yǎng)檔案管理工作制度?

一、總則1.為加強學(xué)院人才培養(yǎng)檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用人才培養(yǎng)檔案資源，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育主管部門相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實際情況，特制定本制度。2.人才培養(yǎng)檔案是指學(xué)院在人才培養(yǎng)過程中形成的，反映教學(xué)活動、學(xué)生成長、師資隊伍建設(shè)等方面具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。3.人才培養(yǎng)檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、確保安全、便于利用的原則，保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。二、管理體制與職責(zé)分工1.學(xué)院層面-學(xué)院成立人才培養(yǎng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由主管教學(xué)工作的副院長擔(dān)任組長，成員包括教務(wù)處、學(xué)生處、各二級學(xué)院（部）等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)協(xié)調(diào)學(xué)院人才培養(yǎng)檔案管理工作，制定檔案管理工作的方針政策和發(fā)展規(guī)劃。-檔案館作為學(xué)院檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)對人才培養(yǎng)檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和驗收評估。具體職責(zé)包括：制定和完善人才培養(yǎng)檔案管理制度和工作流程；組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；負(fù)責(zé)人才培養(yǎng)檔案的接收、整理、保管、編目、檢索、統(tǒng)計等工作；開發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)院各部門提供檔案服務(wù)。2.部門層面-教務(wù)處負(fù)責(zé)教學(xué)管理檔案的收集、整理和移交工作。具體包括專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教材建設(shè)、教學(xué)改革項目、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)成果獎等方面的檔案材料。-學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)生管理檔案的收集、整理和移交工作。主要包括學(xué)生招生錄取材料、學(xué)生學(xué)籍管理材料、學(xué)生獎懲材料、學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)等方面的檔案材料。-各二級學(xué)院（部）負(fù)責(zé)本單位人才培養(yǎng)過程中形成的各類檔案材料的收集、整理、初步審核和移交工作。包括教師教學(xué)檔案（如教案、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)評價等）、學(xué)生實習(xí)實訓(xùn)檔案、畢業(yè)設(shè)計（論文）檔案等。同時，協(xié)助檔案館開展檔案管理的相關(guān)工作。-其他涉及人才培養(yǎng)工作的部門，如人事處（師資隊伍建設(shè)相關(guān)檔案）、實訓(xùn)中心（實踐教學(xué)設(shè)施設(shè)備檔案等），按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門相關(guān)檔案材料的收集、整理，并按時移交至檔案館。三、檔案收集1.收集范圍-教學(xué)管理檔案：專業(yè)申報與建設(shè)材料、教學(xué)計劃變更材料、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)大綱修訂稿、各類教學(xué)評估材料、教學(xué)改革與研究項目立項及結(jié)題材料、精品課程建設(shè)材料、教材選用與編寫材料等。-學(xué)生管理檔案：招生錄取名冊、學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍變動材料（休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績冊、學(xué)生綜合素質(zhì)測評材料、學(xué)生入黨入團材料、學(xué)生獎懲文件及證書復(fù)印件、畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)派遣方案等。-教師教學(xué)檔案：教師教學(xué)任務(wù)書、教案、教學(xué)日歷、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)反思、學(xué)生評教結(jié)果、同行評教記錄、教學(xué)競賽獲獎材料等。-實習(xí)實訓(xùn)檔案：實習(xí)實訓(xùn)計劃、實習(xí)實訓(xùn)指導(dǎo)書、實習(xí)單位接收函、學(xué)生實習(xí)實訓(xùn)報告、實習(xí)實訓(xùn)考核成績、實習(xí)實訓(xùn)基地建設(shè)與合作協(xié)議等。-畢業(yè)設(shè)計（論文）檔案：畢業(yè)設(shè)計（論文）選題審批表、任務(wù)書、開題報告、指導(dǎo)教師指導(dǎo)記錄、學(xué)生論文初稿、修改稿及定稿、答辯記錄、成績評定表等。2.收集要求-各部門和個人應(yīng)按照規(guī)定及時收集、整理各自工作中形成的人才培養(yǎng)檔案材料，確保檔案材料的齊全、完整、真實、有效。-檔案材料應(yīng)使用規(guī)范的紙張、筆墨等書寫工具，字跡工整、清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。電子檔案應(yīng)存儲格式規(guī)范，元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。-對于重要活動和重大項目形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔；日常工作形成的檔案材料，應(yīng)定期收集整理，按學(xué)年或?qū)W期進行歸檔。四、檔案整理1.整理原則-遵循人才培養(yǎng)檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同類別、年度、項目進行整理。-便于保管和利用，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法，對檔案進行系統(tǒng)排列，編制目錄等檢索工具。2.整理方法-分類：根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和來源，將人才培養(yǎng)檔案分為教學(xué)管理、學(xué)生管理、教師教學(xué)、實習(xí)實訓(xùn)、畢業(yè)設(shè)計（論文）等大類，各大類下再細(xì)分若干小類。例如，教學(xué)管理類可細(xì)分為專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教學(xué)評估等小類。-組卷：將同一類別、同一項目或同一時間段內(nèi)具有密切聯(lián)系的檔案材料組合成卷（盒）。卷內(nèi)材料應(yīng)按照重要程度、時間先后等順序排列。-編目：對每卷（盒）檔案編制詳細(xì)的目錄，包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目。檔號應(yīng)具有唯一性，便于檔案的查找和管理。-裝訂與裝盒：對于紙張規(guī)格不一或零散的檔案材料，應(yīng)進行必要的整理、折疊、裝訂；裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響材料的閱讀和使用。整理好的檔案按編號順序裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別、年份、起止檔號等信息。五、檔案保管1.保管條件-檔案館應(yīng)設(shè)置專門的庫房用于存放人才培養(yǎng)檔案，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。-配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，便于檔案的存放和管理。-建立檔案庫房管理制度，定期對庫房進行檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。2.保管期限-根據(jù)檔案的重要程度和利用價值，確定不同的保管期限。一般分為永久、長期（10年以上）、短期（1-10年）三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)院實際情況執(zhí)行。-對保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。鑒定工作由檔案館會同相關(guān)部門組成鑒定小組進行，對確無保存價值的檔案，填寫銷毀清冊，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上簽字。六、檔案利用1.利用原則-學(xué)院人才培養(yǎng)檔案應(yīng)積極為教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)，在符合保密規(guī)定的前提下，最大限度地滿足學(xué)院各部門和師生的利用需求。-檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)院檔案管理制度，履行必要的手續(xù)，確保檔案的安全和完整。2.利用方式-查閱：學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱人才培養(yǎng)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在檔案館指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。-借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱期限、用途等。借閱者應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有遺失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。-復(fù)制：根據(jù)工作需要，經(jīng)檔案館同意，可對檔案進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，復(fù)制件應(yīng)注明出處和復(fù)制日期，并妥善保管。3.對外服務(wù)-校外單位或個人因工作需要查閱學(xué)院人才培養(yǎng)檔案，須持單位介紹信及相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)院檔案館審核，并報學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家保密規(guī)定執(zhí)行。七、檔案信息化建設(shè)1.積極推進人才培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)，運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和水平。2.建立人才培養(yǎng)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用等功能。各部門應(yīng)積極配合檔案館，做好檔案信息的錄入和維護工作。3.加強電子檔案的管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。對重要的電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。八、監(jiān)督與考核1.檔案館定期對各部門人才培養(yǎng)檔案管理工作進行檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。對檔案管理工作成績突