職業(yè)技術(shù)學(xué)院運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案管理工作細(xì)則?

一、總則1.為加強(qiáng)我院運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在運(yùn)動(dòng)場(chǎng)建設(shè)、維護(hù)、使用及管理決策中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)檔案管理法規(guī)和教育行業(yè)檔案管理要求，結(jié)合我院實(shí)際情況，特制定本工作細(xì)則。2.運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案是指在運(yùn)動(dòng)場(chǎng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、改造、維護(hù)、使用等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案管理工作由學(xué)院檔案管理部門(mén)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行集中與分散相結(jié)合的管理體制。運(yùn)動(dòng)場(chǎng)使用和管理部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)檔案的收集、整理和初步審核，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的最終歸檔、保管、利用和監(jiān)督指導(dǎo)。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)職責(zé)-制定和完善運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-負(fù)責(zé)接收、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計(jì)全院運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案。-提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好利用登記工作，根據(jù)需要進(jìn)行檔案信息的編研和開(kāi)發(fā)。-定期對(duì)運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案進(jìn)行檢查和鑒定，按照規(guī)定對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀或處置。-指導(dǎo)和督促運(yùn)動(dòng)場(chǎng)使用和管理部門(mén)做好檔案的收集、整理和移交工作。2.運(yùn)動(dòng)場(chǎng)使用和管理部門(mén)職責(zé)-明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)運(yùn)動(dòng)場(chǎng)相關(guān)檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。-按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交學(xué)院檔案管理部門(mén)。-在日常工作中，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等利用工作，并及時(shí)反饋檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。三、檔案收集范圍1.規(guī)劃與設(shè)計(jì)資料-運(yùn)動(dòng)場(chǎng)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)文件。-運(yùn)動(dòng)場(chǎng)規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)圖紙（包括總平面圖、建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、給排水圖、電氣圖等）、設(shè)計(jì)變更通知及相關(guān)說(shuō)明。2.建設(shè)與施工資料-項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。-建設(shè)工程施工合同、監(jiān)理合同及其他相關(guān)合同文件。-施工過(guò)程中的工程技術(shù)資料，如施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備檢驗(yàn)報(bào)告及合格證書(shū)等。-工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖（包括各專(zhuān)業(yè)竣工圖）及驗(yàn)收備案文件。3.改造與維修資料-運(yùn)動(dòng)場(chǎng)改造、維修項(xiàng)目的申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)文件。-改造、維修工程的設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、變更記錄。-改造、維修工程的招投標(biāo)文件、施工合同、工程結(jié)算資料。-改造、維修工程的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收記錄等。4.設(shè)備與器材資料-運(yùn)動(dòng)場(chǎng)內(nèi)各類(lèi)設(shè)備、器材的采購(gòu)合同、發(fā)票復(fù)印件。-設(shè)備、器材的產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)、維修保養(yǎng)手冊(cè)等技術(shù)資料。-設(shè)備、器材的安裝調(diào)試記錄、維修記錄、報(bào)廢處理記錄等。5.使用與管理資料-運(yùn)動(dòng)場(chǎng)使用管理制度、開(kāi)放時(shí)間安排、使用申請(qǐng)表及審批記錄。-運(yùn)動(dòng)場(chǎng)使用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括使用次數(shù)、使用人數(shù)、活動(dòng)內(nèi)容等信息。-運(yùn)動(dòng)場(chǎng)安全檢查記錄、突發(fā)事件處理記錄。-與運(yùn)動(dòng)場(chǎng)相關(guān)的各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。6.聲像資料-運(yùn)動(dòng)場(chǎng)建設(shè)、改造、維修過(guò)程中的照片、錄像資料，記錄工程重要節(jié)點(diǎn)、關(guān)鍵部位的施工情況。-運(yùn)動(dòng)場(chǎng)舉辦重大活動(dòng)、賽事的照片、錄像資料，反映運(yùn)動(dòng)場(chǎng)的使用場(chǎng)景和活動(dòng)效果。四、檔案整理與歸檔1.整理要求-檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。-各類(lèi)檔案應(yīng)按照年度、項(xiàng)目、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)，同一項(xiàng)目的檔案應(yīng)按照文件形成的先后順序排列。-對(duì)每份文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，編目?jī)?nèi)容包括文件編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等。-對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)不符合檔案裝訂要求的文件應(yīng)進(jìn)行折疊、裁剪等處理，確保檔案的整齊、規(guī)范。2.歸檔流程-運(yùn)動(dòng)場(chǎng)使用和管理部門(mén)應(yīng)在每年[具體日期]前，將上一年度整理好的檔案移交學(xué)院檔案管理部門(mén)。對(duì)于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)移交。-檔案管理部門(mén)接收檔案時(shí)，應(yīng)按照移交清單進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或整改。-檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核和整理后，按照規(guī)定的分類(lèi)方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行歸檔，將檔案存入相應(yīng)的庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立電子檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便查詢(xún)和利用。五、檔案保管1.保管條件-學(xué)院應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。-檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度控制在[適宜溫度范圍]，相對(duì)濕度控制在[適宜濕度范圍]。定期對(duì)庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行檢查和記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.保管期限-運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）三種。具體保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值和學(xué)院實(shí)際需要確定。-檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行檢查和調(diào)整，對(duì)于已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和處置。3.檔案安全-建立嚴(yán)格的檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被篡改、被損壞。-對(duì)檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。-加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，制定應(yīng)急預(yù)案，確保在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。六、檔案利用1.查閱服務(wù)-學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)或編號(hào)、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。-檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)，并在專(zhuān)門(mén)的查閱區(qū)域監(jiān)督查閱過(guò)程，確保檔案的安全。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。-外單位人員查閱我院運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案，須持單位介紹信及本人有效身份證件，經(jīng)學(xué)院相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照學(xué)院規(guī)定的查閱程序辦理查閱手續(xù)。2.借閱服務(wù)-學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要借閱運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案，除填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》外，還需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。借閱期限一般不超過(guò)[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性。-珍貴或易損檔案原則上不提供借閱服務(wù)，如有特殊需要，須經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。3.檔案編研與開(kāi)發(fā)-檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作的需要，開(kāi)展運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案的編研與開(kāi)發(fā)工作，如編寫(xiě)運(yùn)動(dòng)場(chǎng)建設(shè)與發(fā)展大事記、專(zhuān)題資料匯編等。-編研成果應(yīng)在遵守國(guó)家法律法規(guī)和保密規(guī)定的前提下，通過(guò)適當(dāng)?shù)姆绞皆趯W(xué)院內(nèi)部或一定范圍內(nèi)進(jìn)行交流和利用，為學(xué)院的發(fā)展提供參考和支持。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定工作-檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)已到保管期限的運(yùn)動(dòng)場(chǎng)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同運(yùn)動(dòng)場(chǎng)使用和管理部門(mén)及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。-鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、完整性等因素，確定檔案是否仍有保存必要。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.銷(xiāo)毀程序-對(duì)經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。-檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用合適的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上注明銷(xiāo)毀日期、方式和監(jiān)銷(xiāo)人等信息。-《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案資料妥善保存，以備查考。八、監(jiān)督與考核1.學(xué)院檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)運(yùn)動(dòng)場(chǎng)使用和管理部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督