職業(yè)技術學院招生檔案管理工作細則?

一、總則1.為加強我校招生檔案管理，確保招生檔案的完整性、準確性和安全性，有效服務于學校招生工作及其他相關工作，依據國家有關檔案管理法律法規(guī)和教育招生政策，結合我校實際情況，制定本工作細則。2.招生檔案是學校在招生工作過程中形成的，反映招生工作全過程及考生情況的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是學校檔案的重要組成部分。3.招生檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理、分類整理、規(guī)范操作、便于利用的原則。二、管理職責1.學校招生部門職責-負責招生檔案的收集、整理、初步審核和移交工作。在招生工作各環(huán)節(jié)，及時收集各類招生文件、考生材料等，按照規(guī)定分類整理，確保材料齊全、內容準確，并進行初步審核。在招生工作結束后，按照規(guī)定時間將整理好的檔案移交學校檔案管理部門。-負責建立招生檔案臨時保管庫，配備必要的保管設備，保證檔案存放安全。在檔案未移交前，做好臨時保管期間的檔案保護工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。-負責提供招生檔案利用的相關服務，配合學校其他部門及有關單位對招生檔案的查閱需求，做好登記和審批工作。2.學校檔案管理部門職責-負責對招生檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。制定招生檔案管理的具體規(guī)范和流程，對招生部門的檔案收集、整理等工作進行指導，定期檢查工作進展和質量，確保檔案管理工作符合要求。-負責接收招生部門移交的招生檔案，進行再次審核、分類、編號、編目等工作，按照學校檔案管理的整體規(guī)劃，將招生檔案納入學校綜合檔案管理體系，進行統(tǒng)一保管。-負責招生檔案的信息化建設，將招生檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據庫，方便檔案的查詢、統(tǒng)計和利用。-按照檔案保管期限規(guī)定，定期對招生檔案進行鑒定，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。三、檔案收集范圍1.招生政策與計劃類-上級教育主管部門下達的有關招生工作的政策文件、通知、規(guī)定等。-學校制定的招生章程、招生計劃、招生簡章等文件材料。-招生計劃調整的相關文件、申請及批復等。2.考生報名與錄取材料類-考生報名登記表、體檢表、誠信考試承諾書等報名階段形成的材料。-考生的高考（或其他入學考試）成績、錄取通知書存根等錄取相關材料。-特殊類型招生（如單招、特長生等）考生的報名及錄取的特殊材料，包括資格審查材料、專業(yè)測試成績等。3.招生宣傳與咨詢類-學校開展招生宣傳活動的策劃方案、宣傳資料（海報、宣傳單頁、宣傳片等）。-招生咨詢過程中的記錄、答疑材料、考生及家長反饋信息等。4.招生錄取過程記錄類-招生錄取工作會議記錄、紀要。-錄取工作各環(huán)節(jié)的審批表、投檔記錄、退檔記錄等。-招生錄取過程中的特殊情況處理記錄，如考生申訴處理材料等。5.其他相關材料-招生工作總結、統(tǒng)計報表等。-與招生工作有關的重要照片、錄音、錄像等聲像資料。四、檔案整理與歸檔1.整理原則-按照檔案形成的時間順序、類別進行分類整理，保持檔案之間的有機聯(lián)系。-對每份檔案材料進行認真核對，確保材料內容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。2.整理步驟-分類：將收集到的招生檔案分為上述規(guī)定的類別，每一大類再根據實際情況細分小類。例如，考生報名與錄取材料類可按年份、專業(yè)等進一步細分。-排序：在每一小類內，按照檔案形成的時間先后或重要程度等合理順序進行排列。-編號：為每份檔案或每組檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。-編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，形成紙質和電子兩種目錄。3.歸檔要求-招生部門在招生工作結束后[具體時間]內，將整理好的招生檔案向學校檔案管理部門移交。移交時，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。-檔案管理部門接收檔案后，對檔案進行再次審核，確認無誤后按照學校檔案庫房的規(guī)劃，將招生檔案存放至指定位置，并在檔案管理系統(tǒng)中進行相應的入庫登記。五、檔案保管1.庫房要求-學校檔案管理部門設立專門的檔案庫房用于存放招生檔案，庫房應保持清潔、通風、干燥，溫度和濕度符合國家規(guī)定的檔案保管標準（溫度一般控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%）。-庫房應配備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防鼠板、監(jiān)控設備等，確保檔案安全。2.保管方式-招生檔案應按照分類編號順序存放，采用檔案盒、檔案架等規(guī)范的存儲方式，便于查找和管理。-對電子檔案，應定期進行數(shù)據備份，存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數(shù)據丟失。同時，要定期檢查電子檔案的可讀性，確保數(shù)據的完整性和可用性。六、檔案利用1.利用原則-嚴格遵守國家有關檔案保密規(guī)定，確保招生檔案信息不泄露。-檔案利用應遵循合法、合理、必要的原則，滿足學校教學、管理及其他工作的需要。2.利用申請-校內各部門因工作需要查閱招生檔案的，需填寫《招生檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱人員等信息，經部門負責人簽字后，報學校檔案管理部門審批。-校外單位或個人因特殊原因需要查閱招生檔案的，需持單位介紹信或個人有效證件，填寫《招生檔案查閱申請表》，經學校招生部門和檔案管理部門負責人共同審批后，方可查閱。3.查閱方式-檔案查閱一般應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。-查閱人員應嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，經批準后由檔案管理部門工作人員進行操作，并注明復制用途和份數(shù)。4.利用登記-檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每次檔案查閱的時間、查閱人員、查閱內容、利用目的等進行詳細登記，以備追溯和查詢。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作-學校檔案管理部門應定期（一般每[具體年限]年）對招生檔案進行鑒定，組成由檔案管理部門、招生部門等相關人員參加的鑒定小組，根據檔案的保存價值、保管期限等因素，對檔案進行全面審查。-鑒定小組對每份檔案進行評估，確定其是否仍有保存價值，對于已失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。2.銷毀程序-對經鑒定需要銷毀的招生檔案，檔案管理部門應編制銷毀清冊，詳細列出檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。-銷毀清冊經學校主管領導審批后，按照規(guī)定的方式進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等確保檔案信息無法恢復的方法。-銷毀工作應由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀完成后在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。八、監(jiān)督與考核1.學校檔案管理部門定期對招生檔案管理工作進行檢查，檢查內容包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性、利用的合規(guī)性等方面。2.將招生檔案管理工作納入學校相關部門和人員的