研究生學(xué)籍檔案保管辦法?

一、總則1.為加強(qiáng)我校研究生學(xué)籍檔案的科學(xué)管理，確保學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，更好地為研究生教育教學(xué)、管理及學(xué)校發(fā)展服務(wù)，依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和教育主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。2.研究生學(xué)籍檔案是研究生在校學(xué)習(xí)期間個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、學(xué)業(yè)成績、獎(jiǎng)懲情況等方面的原始記錄，是全面、客觀評(píng)價(jià)研究生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是學(xué)校檔案管理工作的重要組成部分。3.研究生學(xué)籍檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范操作、安全保密的原則。二、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.研究生院-負(fù)責(zé)制定和完善研究生學(xué)籍檔案管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。-統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校研究生學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。-負(fù)責(zé)對(duì)各培養(yǎng)單位研究生學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)和考核。-負(fù)責(zé)研究生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。2.各培養(yǎng)單位-負(fù)責(zé)本單位研究生學(xué)籍檔案的前期收集、整理和初步審核工作，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。-按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的研究生學(xué)籍檔案移交至研究生院。-協(xié)助研究生院做好學(xué)籍檔案的日常管理和利用工作，提供必要的檔案信息支持。3.學(xué)校檔案館-負(fù)責(zé)研究生學(xué)籍檔案的最終保管和存儲(chǔ)，提供符合檔案保管要求的庫房和設(shè)施設(shè)備。-按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)研究生學(xué)籍檔案進(jìn)行分類、編目、上架等管理工作。-負(fù)責(zé)檔案的安全防護(hù)，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的實(shí)體安全。-配合研究生院做好檔案的查閱、借閱等利用服務(wù)工作。三、檔案內(nèi)容及收集范圍1.報(bào)考材料：研究生報(bào)考登記表、政治審查表、體格檢查表、初試和復(fù)試成績等相關(guān)材料。2.學(xué)習(xí)成績材料：研究生課程學(xué)習(xí)成績單、學(xué)位論文開題報(bào)告、中期考核報(bào)告、學(xué)位論文及評(píng)審意見、答辯記錄等。3.黨團(tuán)組織材料：入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書、自傳、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)、黨（團(tuán)）組織關(guān)系介紹信等。4.獎(jiǎng)懲材料：各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、榮譽(yù)稱號(hào)審批表、違紀(jì)處分決定等。5.就業(yè)材料：就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書、派遣通知書存根等。6.其他材料：休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等相關(guān)審批材料，以及其他反映研究生在校期間重要經(jīng)歷和表現(xiàn)的材料。四、檔案整理與歸檔1.整理要求-各培養(yǎng)單位應(yīng)按照研究生院規(guī)定的檔案整理規(guī)范，對(duì)收集到的研究生學(xué)籍檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。-檔案材料應(yīng)保持齊全完整，每份材料應(yīng)注明名稱、日期、來源等信息，確保字跡清晰、簽字蓋章完備。-整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案材料的原始風(fēng)貌，不得隨意涂改、損壞或丟失檔案材料。2.歸檔流程-各培養(yǎng)單位在每學(xué)年結(jié)束后，將整理好的研究生學(xué)籍檔案按年級(jí)、專業(yè)進(jìn)行匯總，并填寫《研究生學(xué)籍檔案移交清單》，一式兩份，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，連同檔案一并移交至研究生院。-研究生院對(duì)各培養(yǎng)單位移交的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)檔案數(shù)量、材料完整性和整理質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)反饋給培養(yǎng)單位進(jìn)行整改。-驗(yàn)收合格的檔案，由研究生院統(tǒng)一移交至學(xué)校檔案館進(jìn)行歸檔保管。學(xué)校檔案館按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案管理臺(tái)賬。五、檔案保管1.庫房管理：學(xué)校檔案館應(yīng)設(shè)置專門的研究生學(xué)籍檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度控制在14℃-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%。2.檔案保護(hù)：對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲、防火、防盜等保護(hù)措施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于電子檔案，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和存儲(chǔ)安全管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.保密管理：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)研究生學(xué)籍檔案的查閱、借閱和利用進(jìn)行嚴(yán)格的審批和登記。檔案管理人員應(yīng)保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁在非工作場(chǎng)所談?wù)摍n案機(jī)密，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播檔案材料。六、檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定-校內(nèi)因工作需要查閱研究生學(xué)籍檔案的單位或個(gè)人，須填寫《研究生學(xué)籍檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章后，報(bào)研究生院審批。-校外單位查閱研究生學(xué)籍檔案，須持單位介紹信及查閱人有效身份證件，經(jīng)研究生院審核同意后，方可查閱。-查閱檔案應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。2.借閱規(guī)定-原則上研究生學(xué)籍檔案不外借。如有特殊情況確需借閱的，須填寫《研究生學(xué)籍檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)研究生院負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。-借閱期限一般不超過兩周，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，經(jīng)檔案館工作人員檢查無誤后，辦理歸還手續(xù)。七、檔案轉(zhuǎn)遞1.研究生畢業(yè)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等離校時(shí)，其學(xué)籍檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和就業(yè)單位要求進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.研究生院負(fù)責(zé)審核檔案轉(zhuǎn)遞信息，填寫《研究生學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并與檔案一并密封交至學(xué)校檔案館。學(xué)校檔案館按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞方式及時(shí)將檔案寄出，并做好檔案轉(zhuǎn)遞記錄。4.檔案接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將回執(zhí)寄回學(xué)校檔案館。如檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)問題，研究生院和檔案館應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)處理。八、監(jiān)督與考核1.研究生院定期對(duì)各培養(yǎng)單位研究生學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全等方面。2.將研究生學(xué)籍檔案管理工作納入各培養(yǎng)單位的工作考核體系，對(duì)檔案管理工作成績突出的單位和個(gè)人