職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)收支檔案管理工作細(xì)則?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院財(cái)務(wù)收支檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的完整、安全與有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本工作細(xì)則。2.財(cái)務(wù)收支檔案是學(xué)院在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動中形成的，記錄和反映學(xué)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會計(jì)資料等。3.財(cái)務(wù)收支檔案管理工作由學(xué)院財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，配備專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，并接受學(xué)院檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。二、檔案收集1.會計(jì)憑證收集-財(cái)務(wù)部門的會計(jì)人員在完成日常賬務(wù)處理后，應(yīng)及時(shí)將原始憑證和記賬憑證進(jìn)行整理。原始憑證包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、手續(xù)完備、數(shù)字準(zhǔn)確。-記賬憑證應(yīng)按照編號順序排列，附上所對應(yīng)的原始憑證，對于數(shù)量過多的原始憑證，如差旅費(fèi)報(bào)銷單等，可單獨(dú)裝訂保管，但應(yīng)在記賬憑證上注明“附件另存”及存放地點(diǎn)。2.會計(jì)賬簿收集-年度終了，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將各類會計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬等）進(jìn)行打印，并核對賬目，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。-會計(jì)賬簿應(yīng)包括封面、扉頁、賬頁等內(nèi)容，扉頁上應(yīng)注明賬簿名稱、啟用日期、記賬人員和會計(jì)主管人員姓名等信息。3.財(cái)務(wù)報(bào)告收集-財(cái)務(wù)報(bào)告包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、收入支出表、現(xiàn)金流量表等）、財(cái)務(wù)情況說明書以及審計(jì)報(bào)告等。-財(cái)務(wù)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)編制完成財(cái)務(wù)報(bào)告，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字后進(jìn)行收集。4.其他會計(jì)資料收集-其他會計(jì)資料包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等。-各相關(guān)部門應(yīng)在工作完成后，及時(shí)將涉及財(cái)務(wù)收支的資料移交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行統(tǒng)一收集。三、檔案整理1.分類-按照會計(jì)檔案的形成時(shí)間、種類等進(jìn)行分類。會計(jì)憑證按照月度順序進(jìn)行編號分類；會計(jì)賬簿按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等不同類型分類；財(cái)務(wù)報(bào)告按照年度和報(bào)告類型分類；其他會計(jì)資料根據(jù)資料性質(zhì)進(jìn)行分類。2.裝訂-會計(jì)憑證應(yīng)按照編號順序，每月裝訂成冊，每冊厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。裝訂時(shí)應(yīng)使用專用的裝訂設(shè)備和材料，確保憑證牢固、整齊，并在封面上注明憑證所屬年度、月份、起止號碼、冊數(shù)等信息。-會計(jì)賬簿應(yīng)在年度結(jié)束后，按照賬簿類型分別裝訂，每本賬簿應(yīng)加裝封面和封底，注明賬簿名稱、年度、單位名稱等信息。-財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照年度進(jìn)行裝訂，每冊應(yīng)包含各類報(bào)表、財(cái)務(wù)情況說明書等內(nèi)容，并在封面上注明報(bào)告所屬年度、單位名稱等信息。-其他會計(jì)資料應(yīng)根據(jù)資料大小、數(shù)量等情況，分別進(jìn)行裝訂或裝盒，并在封面或盒面上注明資料名稱、所屬年度、單位名稱等信息。四、檔案歸檔1.編制目錄-財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)根據(jù)整理后的檔案，編制詳細(xì)的檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案名稱、類別、年度、保管期限、存放位置等信息。2.移交歸檔-每年上半年，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將上一年度整理好的財(cái)務(wù)收支檔案移交至學(xué)院檔案管理部門統(tǒng)一保管。移交時(shí)，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案移交清冊》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)，各留存一份。-檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照檔案管理制度的要求，對財(cái)務(wù)收支檔案進(jìn)行編號、上架，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，確保檔案信息可查詢、可追溯。五、檔案保管1.保管條件-學(xué)院檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，用于存放財(cái)務(wù)收支檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的消防設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等。-檔案應(yīng)存放在專用的檔案架或檔案柜中，按照檔案類別、年度等順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.保管期限-財(cái)務(wù)收支檔案的保管期限按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等保管期限一般為30年；財(cái)務(wù)報(bào)告中的年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年；其他會計(jì)資料的保管期限根據(jù)具體情況確定，如銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為10年，會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。-檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的保管期限進(jìn)行檢查，對于即將到期的檔案，應(yīng)提前通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行鑒定和處理。六、檔案查閱1.內(nèi)部查閱-學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)收支檔案的，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂畫、拆封、抽換等。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在查閱記錄上簽字確認(rèn)。2.外部查閱-外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱學(xué)院財(cái)務(wù)收支檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照內(nèi)部查閱的程序辦理查閱手續(xù)。-涉及國家機(jī)密或?qū)W院商業(yè)機(jī)密的財(cái)務(wù)收支檔案，未經(jīng)學(xué)院批準(zhǔn)，不得對外查閱。七、檔案銷毀1.鑒定-檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)會同財(cái)務(wù)部門對檔案進(jìn)行鑒定。成立由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否仍有保存價(jià)值。-鑒定小組應(yīng)編制《會計(jì)檔案鑒定意見書》，對鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄，明確哪些檔案可以銷毀，哪些檔案需要繼續(xù)保存。2.銷毀程序-對經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《會計(jì)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、類別、年度、保管期限等信息，經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。-銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全、合規(guī)。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)。-對于未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。八、監(jiān)督與檢查1.學(xué)院檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對財(cái)務(wù)收支檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及檔案管理制度的落