市場檔案管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強(qiáng)本農(nóng)貿(mào)市場檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案資源，提高市場物業(yè)管理水平，為市場的運(yùn)營、發(fā)展、決策提供有力支持，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于本農(nóng)貿(mào)市場物業(yè)公司所管理的與市場相關(guān)的各類檔案的管理活動，包括但不限于市場商戶檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、合同檔案、行政文件檔案等。3.管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實性、完整性、保密性、便利性的原則。確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，便于檔案的查詢、利用和安全保管。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門-設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督市場檔案管理工作。-制定和完善檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。-負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲、保管、利用和銷毀等工作。-負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。-定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.各業(yè)務(wù)部門-各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交檔案。-確保本部門所形成檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，對檔案內(nèi)容的合法性負(fù)責(zé)。-配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，如檔案的查詢、借閱、鑒定等。三、檔案的分類與編號1.檔案分類-商戶檔案：包括商戶入駐申請、租賃合同、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法人身份證明、經(jīng)營范圍、經(jīng)營人員信息、信用記錄、經(jīng)營狀況記錄等。-設(shè)施設(shè)備檔案：涵蓋市場內(nèi)各類設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試報告、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、報廢處理記錄等。-合同檔案：包含與商戶、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的各類合同，如租賃合同、采購合同、服務(wù)合同、廣告位租賃合同等。-行政文件檔案：涉及上級主管部門的來文、物業(yè)公司內(nèi)部的發(fā)文、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。-財務(wù)檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)申報資料等。-安全管理檔案：有安全檢查記錄、安全培訓(xùn)記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理報告等。-營銷活動檔案：包含市場舉辦的各類營銷活動策劃方案、活動執(zhí)行記錄、活動效果評估報告等。2.檔案編號-檔案編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由檔案類別代碼、年份代碼、順序號等部分組成。-檔案類別代碼采用大寫英文字母表示，如商戶檔案為“SH”，設(shè)施設(shè)備檔案為“SS”，合同檔案為“HT”等。-年份代碼采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。-順序號為流水號，從001開始依次遞增。例如，2023年第5份商戶檔案的編號為“SH23005”。四、檔案的收集與整理1.檔案收集-各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在檔案形成后的規(guī)定時間內(nèi)（一般為一周），將各自工作中形成的檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。-對于外來文件，如上級主管部門的來文、供應(yīng)商的函件等，由收發(fā)人員及時登記，并按照文件內(nèi)容和性質(zhì)分發(fā)給相關(guān)部門，相關(guān)部門在處理完畢后將文件移交檔案管理部門。-檔案管理部門應(yīng)定期對各業(yè)務(wù)部門的檔案收集工作進(jìn)行檢查和督促，確保檔案資料無遺漏。2.檔案整理-檔案管理部門接收各業(yè)務(wù)部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。-對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。-對檔案進(jìn)行裝訂或裝盒，對于紙張較大的檔案應(yīng)進(jìn)行折疊，對于紙張較小的檔案應(yīng)進(jìn)行粘貼，確保檔案的整齊、規(guī)范。五、檔案的存儲與保管1.檔案存儲設(shè)施-設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火設(shè)備、防蟲設(shè)備等。-檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度控制在14℃-24℃之間，相對濕度控制在45%-60%之間。-檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。2.檔案保管方式-按照檔案類別、年份等進(jìn)行分區(qū)存放，便于查找和管理。-對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。-建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、銷毀等信息。六、檔案的利用與借閱1.檔案利用-本農(nóng)貿(mào)市場物業(yè)公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并在專門的查閱區(qū)域監(jiān)督查閱過程，確保檔案的安全和完整。-查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，如需摘抄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。2.檔案借閱-因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。-檔案借閱期限一般不超過兩周，如需延期，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)及時核對檔案的完整性。七、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定-檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每三年進(jìn)行一次全面鑒定。-成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成，對檔案的保存價值、保管期限等進(jìn)行評估。-根據(jù)鑒定結(jié)果，將檔案分為繼續(xù)保存、銷毀等類別，并編制《檔案鑒定報告》。2.檔案銷毀-對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。-《檔案銷毀清單》經(jīng)物業(yè)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。-檔案銷毀可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。-銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。銷毀完畢后，將《檔案銷毀清單》存檔。八、檔案的信息化管理1.信息化系統(tǒng)建設(shè)-建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和便捷性。-檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理、權(quán)限控制等功能。-確保檔案管理信息化系統(tǒng)與物業(yè)公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，實現(xiàn)信息共享。2.數(shù)據(jù)安全管理-對檔案管理信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，防止數(shù)據(jù)丟失。-設(shè)定不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對檔案數(shù)據(jù)的訪問、修改等操作，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。-加強(qiáng)檔案管理信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-檔案管理部門應(yīng)定期對各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時性、完整性，檔案整理的規(guī)范性，檔案保管的安全性等。-對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。2.考核機(jī)制-將檔案管理工作納入各業(yè)務(wù)部門的績效考核體系，對檔